USE CASE 01
規程・マニュアルを台帳に登録する
総務担当規程・文書台帳
きっかけ：文書の棚卸しを始める、または新しい規程を制定した
- 1規程・文書台帳で、文書番号（RG-001 のような形）・文書名・区分・所管部署を入れる
- 2現行の版・制定日・次回の見直し期限・文書の管理者を入れる
- 3閲覧の範囲と周知の対象、根拠となる法令・規格を入れる
- 4現行版のファイルを添付する
- 5見直し期限は制定日より後にする（入力チェック）
結果：どれが現行版か、誰が管理者かが、台帳で分かる。
HOW TO USE
規程・文書の管理台帳の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
総務担当
文書台帳と周知の管理者
- ✓規程・文書の登録
- ✓周知の管理と催促
- ✓廃止した文書の回収
起案者
改訂案をつくる所管部署の人
- ✓改訂の起案
- ✓新旧対照表の添付
- ✓施行日の調整
所管長
所管部署の責任者
- ✓改訂案の確認
- ✓軽微な修正の公布
- ✓取締役への承認の依頼
取締役
改訂の最終承認をする人
- ✓改訂の承認と公布
- ✓差し戻し
一般の社員
周知を受けて確認する人
- ✓改訂内容の確認
- ✓質問・コメント
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 総務担当 | ダッシュボードで見直し期限を過ぎた文書と周知中の件数を確認する |
| 午前 | 起案者 | 対象の規程で「改訂を起案する」を押し、新旧対照表を添付する |
| 午前 | 所管長 | 確認の依頼を受けて、内容を見て承認を依頼する |
| 昼 | 取締役 | 通知から改訂の申請を開き、「承認して公布」を押す |
| 午後 | 総務担当 | 周知の管理に周知の方法と確認の期限を入れて、お知らせを配る |
| 午後 | 一般の社員 | 改訂内容を読み、確認の記録に確認日と質問を入れてもらう |
| 月末 | 総務担当 | 確認率を見て、未確認の部署に声をかけ、周知を完了にする |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
10つの、使い方の手順
USE CASE 02
見直しの期限を迎える規程に気づく
総務担当所管長規程・文書台帳
きっかけ：見直し期限の 60 日前になった
- 1期限の 60 日前に、文書の管理者へ通知が届く
- 2見直し期限のカレンダーと、ダッシュボードの「見直し期限を過ぎた文書」の一覧を開く
- 3所管部署と、見直しが必要かを相談する
- 4当日になると総務へも通知が届く
結果：見直しの忘れを防げる。期限を過ぎた文書は一覧に出る。
USE CASE 03
規程の改訂を起案する
起案者規程・文書台帳改訂申請・履歴
きっかけ：法改正や運用の変更で、規程を直すことになった
- 1規程・文書台帳で、対象の文書を開いて「改訂を起案する」を押す
- 2文書の進み具合が「改訂中」になり、「改訂申請・履歴」に記録が作られる
- 3改訂後の版・改訂の種類・きっかけ・施行日を入れる
- 4改訂の要点（新旧）と理由を書き、改訂案・新旧対照表を添付する
- 5改訂後の版は改訂前と別にする（入力チェック）
結果：改訂の申請が、対象の文書とひも付いて始まる。
USE CASE 04
所管長・取締役の承認を経て公布する
起案者所管長取締役改訂申請・履歴規程・文書台帳
きっかけ：起案者が改訂案をまとめた
- 1起案者が「確認を依頼」を押す
- 2所管長が内容を見て、「承認を依頼」または「差し戻す」を押す
- 3取締役へ「規程の改訂の承認依頼があります」の通知が届く
- 4取締役が「承認して公布」を押す
- 5台帳の現行の版・最終改訂日・改訂した回数が更新される
- 6帳票の「新旧対照の記録（社内用）」を印刷して保管する
結果：誰がいつ承認したかが履歴に残り、台帳が最新の版に自動で更新される。
USE CASE 05
軽微な修正を所管長の判断で公布する
所管長改訂申請・履歴規程・文書台帳周知の管理
きっかけ：誤字の訂正や、担当者名の変更だけを直したい
- 1改訂の種類を軽微にして起案し、所管長へ確認を依頼する
- 2所管長が内容を確認して「軽微な修正として公布」を押す
- 3取締役の承認を経ずに公布済み（履歴）になる
- 4台帳が更新され、「周知の管理」にも記録が作られる
結果：軽微な直しを素早く公布でき、履歴も残る。
USE CASE 06
公布した改訂を周知する
総務担当周知の管理改訂申請・履歴
きっかけ：改訂が公布され、周知の記録が作られた
- 1周知の管理で、自動で作られた記録を開く
- 2周知の開始日・周知の方法・対象・確認の期限・対象の人数を入れる
- 3帳票の「規程の改正のお知らせ」を印刷、または配布する
- 4確認の期限の 2 日前に、周知の担当へ通知が届く
- 5期限は周知の開始日以降にする（入力チェック）
結果：改訂の周知が、期限と対象つきで管理できる。
USE CASE 07
社員の確認を記録して、未確認の人に催促する
一般の社員総務担当確認の記録周知の管理
きっかけ：社員が改訂内容を読み、確認した
- 1確認の記録で、文書名（周知の管理）・確認した人・部署・確認日・確認の方法を入れる
- 2質問やコメントがあれば書いてもらう
- 3登録すると、周知の管理の確認した人数が自動で増える
- 4未確認の人数と確認率を見て、部署ごとの確認のグラフで遅れている部署を探す
- 5確認した人数が対象の人数を超えると入力チェックで止まる
結果：未確認の人数がすぐ分かり、催促の相手がはっきりする。
USE CASE 08
全員の確認がそろったら周知を完了にする
総務担当周知の管理確認の記録
きっかけ：確認率が 100％になった、または確認の期限が来た
- 1周知の管理で、対象の人数と確認した人数、確認率を見る
- 2署名・受領印の記録の一覧で、確認のもれを確かめる
- 3問題がなければ、起票した人が「周知を完了にする」を押す
- 4周知の進み具合が「周知完了」に変わる
結果：周知が済んだ記録として、確認の履歴ごと残る。
USE CASE 09
不要になった規程を廃止する
総務担当規程・文書台帳
きっかけ：規程を統合・廃止することになった
- 1規程・文書台帳で、対象の文書を開く
- 2「廃止する」を押す
- 3総務へ「規程・文書が廃止されました。掲示や配布物を回収してください」の通知が届く
- 4掲示物・配布物を回収する
- 5文書の状態のかんばんで、廃止の文書を確認する
結果：廃止した文書が現行として使われ続けるのを防げる。
USE CASE 10
文書の状態をダッシュボードで点検する
総務担当取締役規程・文書台帳改訂申請・履歴周知の管理
きっかけ：月例の会議の前、または内部監査の前
- 1ダッシュボードで、有効な文書・改訂中の文書・承認待ちの改訂・周知中の件数を見る
- 2「見直し期限を過ぎた文書」の一覧を開き、対応を決める
- 3「承認待ち（自分の担当）」の一覧から、承認を進める
- 4部署と区分のピボットや、法改正への対応の表で、文書の偏りや対応の状況を見る
結果：文書管理の状況を、台帳をめくらずに把握できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータで改訂から周知までの動きを見る
- 2規程・文書台帳で、見本を消して自社の規程・マニュアル・様式を登録する（取り込みもできます）
- 3総務・所管長・取締役のグループに、メンバーを入れる
- 4見直し期限と文書の管理者を、文書ごとに入れる
- 5周知の方法と確認の期限の決まりを、社内で決める
HOW TO START
規程・文書の管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「規程・文書の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。