FEATURES
規程・文書の管理台帳の機能一覧
入力項目48個・帳票2種類・自動の通知や記録7件・ビュー13種。規程・文書の管理台帳に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
総務・管理の仕事に合わせた、主な機能
規程・文書の台帳
- 現行版と見直し期限の管理 文書番号・区分・所管・現行の版・改訂した回数・見直し期限を 1 件ずつ管理します。
- 見直し期限の通知 見直し期限の 60 日前に管理者へ、当日に総務へ通知されます。
- 廃止の通知 廃止にすると、総務へ掲示物・配布物の回収を促す通知が届きます。
改訂の申請と履歴
- 段階を踏んだ承認 起案から所管長の確認、取締役の承認、公布までを追えます。差し戻しや取り下げもできます。
- 公布で台帳を更新 公布すると台帳の版が更新され、周知の記録が作られます。
- 新旧対照の帳票 規程の改正のお知らせと、新旧対照の記録（社内用）を印刷できます。
- 施行日と法改正への対応 施行日の 7 日前に起案者へ通知されます。法改正への対応を表で見られます。
周知と確認
- 周知の進み具合 対象の人数・確認した人数・未確認の人数・確認率が一目で分かります。
- 確認の期限の通知 確認の期限の 2 日前に、周知の担当へ通知されます。
- 確認の記録 誰がいつ、どの方法で確認したかを残します。入れると確認人数が自動で増えます。
- 部署ごとの確認 部署ごとの確認のグラフと、署名・受領印の記録の表で、遅れている部署が見えます。
一覧とダッシュボード
- 文書の一覧 周知が必要な規程、見直し期限のカレンダー、文書の状態のかんばんなどで見られます。
- 管理のダッシュボード 有効な文書・改訂中・承認待ち・周知中の数と、期限切れや承認待ちの一覧が並びます。
APP 01
規程・文書台帳
社内の規程・マニュアル・様式の現行版、所管、見直し期限、改訂の回数。
入力する項目（15）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 文書番号 | 文字 | 必須 |
| 文書名 | 文字 | 必須 |
| 区分 | 選択 | 必須 / 選択肢: 規程・規則・細則・マニュアル・様式・通達 |
| 所管部署 | 選択 | 必須 / 選択肢: 総務・人事・経理・情報システム・品質管理… |
| 現行の版 | 文字 | 必須 |
| 制定日 | 日付 | 必須 |
| 最終改訂日 | 日付 | |
| 次回の見直し期限 | 日付 | 必須 |
| 改訂した回数 | 数値 | |
| 閲覧の範囲 | 選択 | 必須 / 選択肢: 全社員・管理職以上・部署限り・役員のみ |
| 周知の対象 | 選択 | 必須 / 選択肢: 全社員・管理職・所管部署・周知しない |
| 文書の管理者 | 担当者 | |
| 根拠となる法令・規格 | 文字 | |
| 現行版のファイル | 添付 | |
| メモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 有効
- 改訂中
- 廃止
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 改訂を起案する | 有効 → 改訂中 | 今の担当者 | 「改訂申請・履歴」に記録を作る |
| 改訂が済んだ（有効に戻す） | 改訂中 → 有効 | 今の担当者 | — |
| 廃止する | 有効・改訂中 → 廃止 | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 廃止したら総務へ知らせる
進み具合が「廃止」になったとき → 通知を送る（規程・文書が廃止されました。掲示や配布物を回収してください。） - お知らせ 見直し期限の 60 日前に管理者へ
- お知らせ 見直し期限の当日に総務へ
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸周知が必要な規程（一覧）
- ▸見直し期限（カレンダー）
- ▸文書の状態（カンバン）
- ▸部署と区分（集計表）
入力のチェック
- !見直し期限は制定日より後にしてください。
- !改訂日は制定日以降にしてください。
- !「RG-001」のように入れてください。
APP 02
改訂申請・履歴
規程の改訂を起案し、所管長・取締役の承認を経て公布します。承認済みの申請がそのまま改訂履歴になります。
入力する項目（13）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 文書名 | 文字 | |
| 改訂前の版 | 文字 | |
| 所管部署 | 選択 | 選択肢: 総務・人事・経理・情報システム・品質管理… |
| 起案者 | 担当者 | |
| 対象の文書 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「規程・文書台帳」から選ぶ |
| 改訂後の版 | 文字 | 必須 |
| 改訂の種類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 軽微な修正・実質改訂・全面改訂 |
| きっかけ | 選択 | 必須 / 選択肢: 法改正への対応・組織・制度の変更・運用の見直し・定期見直し・監査・指摘 |
| 施行日 | 日付 | 必須 |
| 起案日 | 日付 | |
| 改訂の要点（新旧） | 長文 | 必須 |
| 改訂の理由 | 長文 | |
| 改訂案・新旧対照表 | 添付 |
進み具合（ステータス）
- 起案
- 所管長の確認
- 取締役の承認
- 公布済み（履歴）
- 取り下げ
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 確認を依頼 | 起案 → 所管長の確認 | 起票した人 | — |
| 承認を依頼 | 所管長の確認 → 取締役の承認 | 今の担当者 | — |
| 軽微な修正として公布 | 所管長の確認 → 公布済み（履歴） | 今の担当者 | 「規程・文書台帳」の記録を更新する／「周知の管理」に記録を作る |
| 承認して公布 | 取締役の承認 → 公布済み（履歴） | 今の担当者 | 「規程・文書台帳」の記録を更新する／「周知の管理」に記録を作る |
| 差し戻す | 所管長の確認・取締役の承認 → 起案 | 今の担当者 | — |
| 取り下げる | 起案・所管長の確認・取締役の承認 → 取り下げ | 今の担当者 | — |
自動で動くこと
- 改訂の承認を依頼したら取締役へ
進み具合が「取締役の承認」になったとき → 通知を送る（規程の改訂の承認依頼があります。） - お知らせ 施行日の 7 日前に起案者へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸規程の改正のお知らせ
- ▸新旧対照の記録（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸改訂の進み具合（カンバン）
- ▸施行日（カレンダー）
- ▸法改正への対応（一覧）
入力のチェック
- !改訂後の版は、改訂前と別にしてください。
- !施行日は起案日以降にしてください。
APP 03
周知の管理
改訂した規程の周知と、確認の進み具合。未確認の人数がすぐ分かります。
入力する項目（13）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 文書名 | 文字 | |
| 対象の文書 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「規程・文書台帳」から選ぶ |
| 周知する版 | 文字 | 必須 |
| 施行日 | 日付 | |
| 周知の開始日 | 日付 | |
| 周知の方法 | 選択 | 必須 / 選択肢: 社内メール・掲示板・朝礼・会議・説明会・eラーニング |
| 対象 | 選択 | 必須 / 選択肢: 全社員・管理職・所管部署 |
| 確認の期限 | 日付 | 必須 |
| 対象の人数 | 数値 | 必須 |
| 確認した人数 | 数値 | |
| 未確認の人数 | 自動計算 | 自動計算 |
| 確認率（％） | 自動計算 | 自動計算 |
| メモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 周知中
- 周知完了
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 周知を完了にする | 周知中 → 周知完了 | 起票した人 | — |
自動で動くこと
- お知らせ 確認の期限の 2 日前に周知の担当へ
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸周知の進み具合（カンバン）
- ▸確認の期限（カレンダー）
- ▸周知の方法（グラフ）
入力のチェック
- !確認した人数が対象の人数を超えています。
- !確認の期限は周知の開始日以降にしてください。
APP 04
確認の記録
周知した文書を、誰がいつ確認したかの記録。入れると周知の確認人数が自動で増えます。
入力する項目（7）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 文書名 | 文字 | |
| 周知 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「周知の管理」から選ぶ |
| 確認した人 | 文字 | 必須 |
| 部署 | 選択 | 必須 / 選択肢: 総務・人事・経理・情報システム・品質管理… |
| 確認日 | 日付 | |
| 確認の方法 | 選択 | 必須 / 選択肢: システムで確認・署名・受領印・口頭で確認 |
| 質問・コメント | 長文 |
自動で動くこと
- 確認が入ったら周知の確認人数を増やす
登録したとき → 「周知の管理」の記録を更新する
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸署名・受領印の記録（一覧）
- ▸部署ごとの確認（グラフ）
- ▸確認日（カレンダー）
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 規程・文書台帳→改訂申請・履歴 「改訂を起案する」ボタン（記録を作る）
- 改訂申請・履歴→規程・文書台帳 「軽微な修正として公布」ボタン（記録を更新する）
- 改訂申請・履歴→周知の管理 「軽微な修正として公布」ボタン（記録を作る）
- 改訂申請・履歴→規程・文書台帳 「承認して公布」ボタン（記録を更新する）
- 改訂申請・履歴→周知の管理 「承認して公布」ボタン（記録を作る）
- 確認の記録→周知の管理 自動：確認が入ったら周知の確認人数を増やす（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
有効な文書
規程・文書台帳
数字
改訂中の文書
規程・文書台帳
数字
承認待ちの改訂
改訂申請・履歴
数字
周知中の件数
周知の管理
グラフ
文書の区分
規程・文書台帳
グラフ
部署ごとの文書
規程・文書台帳
一覧
見直し期限を過ぎた文書
規程・文書台帳
一覧
承認待ち（自分の担当）
改訂申請・履歴
見える範囲と権限
文書ごとに閲覧の範囲を設定できます。改訂の承認は、起案者・所管長・取締役の順に、ボタンを押せる人が決まっています。見られる範囲はグループごとに設定します。
HOW TO START
規程・文書の管理台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「規程・文書の管理台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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規程・文書の管理台帳
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。