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トライアル

HOW TO USE

名刺・取引先担当者の台帳の使い方・活用シーン

総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

使う人と、それぞれの役目

営業担当

お客様や取引先と日々やりとりする人

  • ✓名刺の登録と整理
  • ✓接点の記録とフォロー
  • ✓贈答の起案

営業責任者

取引先との関係を見る人

  • ✓フォローが過ぎている接点の確認
  • ✓決裁者の確認
  • ✓贈答の承認

経営

高額な贈答を確認する人

  • ✓3 万円以上の贈答の確認
  • ✓取引先の区分ごとの状況の確認

取引先の担当者

システムを使わない相手

  • ✓名刺の交換
  • ✓訪問・打ち合わせの相手
  • ✓贈答の受け取り

総務・管理の1日の流れ

場面誰がすること
朝営業担当接点とフォローのカレンダーで、今日連絡する相手を確認する
午前営業担当お客様に電話して、接点を記録し、次のフォロー日を入れる
訪問の後営業担当もらった名刺を登録して、「整理して取引先に反映」を押す
午後営業責任者ダッシュボードの「フォローが過ぎている接点」を見て、声をかける
承認を頼まれたとき営業責任者贈答の申請を開いて、「承認する」を押す
高額な申請があったとき経営通知から贈答の申請を開き、目的と金額を確認する
月末営業責任者疎遠になった取引先の一覧を見て、担当に訪問を促す

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

名刺・取引先担当者の台帳のユースケース図：使う人とアプリの関係

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

名刺を交換して、取引先に反映する

営業担当取引先の担当者名刺・担当者取引先台帳

きっかけ：展示会や訪問で、新しい担当者と名刺を交換した

  1. 1名刺・担当者で、担当者名・部署・役職・メール・名刺交換日を入れる
  2. 2取引先台帳から会社を選び、交換した場面・紹介者・自社の担当を入れる
  3. 3名刺の画像を添付し、人柄・趣味・話題のメモを書く
  4. 4整理の進み具合のかんばんで、未整理の名刺を確認する
  5. 5「整理して取引先に反映」を押す
  6. 6取引先台帳の「名刺の枚数」が更新される

結果：名刺が会社の情報として整い、取引先ごとの名刺の枚数が分かる。

USE CASE 02

新しい取引先を登録する

営業担当取引先台帳

きっかけ：初めての会社から問い合わせがあった

  1. 1取引先台帳で、会社名・フリガナ・区分・業種・規模を入れる
  2. 2代表電話・所在地・自社の担当を入れる
  3. 3取引の状況を商談中などにして登録する
  4. 4会社名が重複していると登録できない（入力チェック）
  5. 5取引開始日や、支払条件・与信のメモ（社内のみ）は、あとで入れる

結果：会社ごとに、基本情報と担当がそろう。

USE CASE 03

訪問や電話の内容を記録する

営業担当接点・フォロー記録取引先台帳名刺・担当者

きっかけ：お客様を訪問した、または電話で話した

  1. 1接点・フォロー記録で、取引先・担当者・接点の日・方法を入れる
  2. 2件名・内容・結果を書く
  3. 3次のフォロー日と次の行動を入れる（フォロー日は接点の日以降）
  4. 4登録すると、取引先台帳と名刺・担当者の最終の接点日・接点の回数が更新される
  5. 5帳票の面談・訪問記録票を印刷して、上司に渡す

結果：訪問の履歴が会社と担当者の両方に残り、最終の接点日が最新になる。

USE CASE 04

フォローの予定を忘れずにこなす

営業担当営業責任者接点・フォロー記録

きっかけ：次のフォロー日の前日になった

  1. 1担当へ、フォロー日の前日に通知が届く
  2. 2接点とフォローのカレンダーで、今週のフォローを見る
  3. 3連絡して、「フォロー済みにする」を押す
  4. 4今は連絡しない相手は「保留にする」を押す
  5. 5ダッシュボードの「フォローが過ぎている接点」で、営業責任者が遅れを確認する

結果：次の一手の約束が、忘れられたまま残らない。

USE CASE 05

疎遠になった取引先に気づく

営業担当営業責任者取引先台帳接点・フォロー記録

きっかけ：最終の接点日から 90 日たった

  1. 1担当へ、90 日たったと通知が届く
  2. 2取引先台帳の「商談中・休眠」のビューで、該当の会社を見る
  3. 3接点の履歴を読み、最後の話題を確認する
  4. 4連絡して、接点・フォロー記録に残す

結果：音信不通のお客様を、早めに見つけて声をかけられる。

USE CASE 06

先方の担当者の異動・退職に対応する

営業担当営業責任者名刺・担当者取引先台帳

きっかけ：取引先から、担当者が異動したと聞いた

  1. 1名刺・担当者で、連絡先の状態を異動・退職に変える
  2. 2営業へ、窓口を確認するよう通知が届く
  3. 3新しい担当者の名刺を登録する
  4. 4決裁者の一覧で、窓口になる人を確認する
  5. 5接点・フォロー記録で、挨拶の訪問を予定する

結果：古い連絡先に送り続けず、新しい窓口にすぐつながれる。

USE CASE 07

中元・歳暮・年賀を起案して承認を得る

営業担当営業責任者贈答・年賀の送付名刺・担当者

きっかけ：年末が近づき、お世話になった取引先へ歳暮を送りたい

  1. 1贈答・年賀の送付で、種類・送付・実施日・相手の担当者・品物・金額・目的を入れる
  2. 2「承認を依頼」を押す
  3. 3承認者が内容を見て「承認する」、または「差し戻す」を押す
  4. 4承認されると、名刺・担当者の「最後に贈答した日」が更新される
  5. 5送付したら「送付した」を押す
  6. 6送付日の 1 週間前に、起案者へ通知が届く

結果：誰に何をいつ送ったかが、毎年引き継がれる。

USE CASE 08

高額な贈答・接待を経営が確認する

営業担当経営贈答・年賀の送付

きっかけ：大口のお客様への接待を計画した

  1. 1贈答の申請で、金額を 3 万円以上にして登録する
  2. 2経営へ、3 万円以上の贈答・接待の通知が届く
  3. 3経営が目的・理由を確認して、承認者のコメントを入れる
  4. 4帳票の贈答・接待の稟議書を印刷する
  5. 5種類ごとの金額のグラフで、今年の合計を見る

結果：高額な贈答に、承認と理由の記録が残る。

USE CASE 09

取引先との関係を、全体で見る

営業責任者経営取引先台帳名刺・担当者接点・フォロー記録

きっかけ：営業会議の前

  1. 1ダッシュボードで、取引先の数・名刺の登録数・接点の記録・贈答の金額を見る
  2. 2区分ごとの取引先のグラフで、顧客・見込み先・仕入先の割合を見る
  3. 3名刺を交換した場面のグラフで、展示会や紹介の効果を見る
  4. 4未整理の名刺の一覧を、担当に整理してもらう
  5. 5区分と取引の状況の集計で、休眠の取引先を確認する

結果：名刺や接点が、取引先づくりの材料として見える。

入れたあと、まずやること

  1. 1アプリをインストールして、見本のデータで接点の記録から台帳への反映までの動きを見る
  2. 2取引先台帳に、主な取引先を登録または取り込む
  3. 3名刺・担当者を取り込み、取引先と結びつける
  4. 4営業責任者と経営のグループにメンバーを入れる
  5. 5見本を消して、直近の訪問や電話を、接点・フォロー記録に入れていく
  6. 6今年の贈答の予定を、贈答・年賀の送付に登録する

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

名刺・取引先担当者の台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

  1. 1

    Formia のトライアルを申し込む

    お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。

  2. 2

    カタログから、ダウンロード

    Formia の「アプリを探す」で「名刺・取引先担当者の台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。

  3. 3

    すぐに、利用開始

    入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。

Formia のトライアルを申し込む → デモを見る（ログイン不要） Formia の料金を見る

PRICE

月額 9,800円〜（税別・ベーシック）

このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。

トライアルを申し込む → 料金の詳細

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