HOW TO USE

整備工場の入庫・請求台帳の使い方・活用シーン

自動車整備工場の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

整整備工場の入庫・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

工場長

検査と全体の流れを見る人

✓完成検査の順番と検査員を確認する
✓案件の原価・粗利（社内）を確認する
✓見積の承認待ち・入金が遅れている請求を確認する

フロント（受付）

お客様の窓口の人

✓お客様と車両を登録し、入庫を受け付ける
✓御見積書を出してお客様の承認を取る
✓代車の貸出と、ご請求書・領収書の発行をする

整備士

診断・作業をする人

✓診断・原因と見積の明細を入れる
✓部品を発注し、作業を終えて検査へ回す
✓点検整備記録簿の主な点検項目を入れる

部品の担当

部品を手配する人

✓部品を発注して入荷を管理する
✓入荷の予定日を調達先に確認する
✓欠品の部品を取り消す

お客様

車の持ち主（システムは使わない）

✓車検・修理・点検を依頼する
✓見積を承認する
✓引渡しを受けて支払う

自動車整備工場の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	工場長	ダッシュボードで、見積の承認待ち・作業の確認の一覧と入庫・納車の予定を見る
午前	フロント（受付）	入庫したお客様の症状を整備受付・入庫に登録し、代車の貸出を登録する
午前	整備士	診断して見積の明細を入れ、「見積を提示」を押す
昼	部品の担当	承認された案件の部品を発注し、「発注した」を押す
午後	整備士	作業を終えて「作業を終えて検査へ」を押す
夕方	工場長	完成検査の通知を見て検査し、合格なら「検査に合格して引渡し」を押す
夕方	フロント（受付）	請求書と領収書を出してお客様に引渡し、入金を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しいお客様と車を登録する

フロント（受付）お客様台帳車両台帳

きっかけ：初めてのお客様が、車検の依頼で来店した

1お客様台帳で、お名前・会社名・屋号・電話番号・住所・お客様の区分・案内の方法を入れる
2来店のきっかけを入れて登録する
3車両台帳で、お客様を選び、登録番号・車名・型式・車台番号・初度登録年月を入れる
4車検の満了日・次回の法定点検・任意保険の会社を入れる
5車台番号が重複していないか、チェックで確かめる

結果：お客様と車の台帳が整い、次回以降の入庫で選ぶだけになる。

USE CASE 02

入庫を受け付けて、症状を記録する

フロント（受付）整備士整備受付・入庫代車の貸出

きっかけ：お客様が、ブレーキの異音が気になると言って入庫した

1整備受付・入庫で、お客様と車両を選び、入庫日・納車の予定日・入庫時の走行距離を入れる
2整備の種類（車検・点検・修理など）を選び、お客様のご要望・症状を書く
3代車が必要な場合は、代車の項目を入れて登録する
4代車が必要な入庫を登録すると、受付へ代車の貸出を登録するよう通知が届く
5納車の予定日が入庫日より前だと入力チェックが出る

結果：症状と約束の納車日が 1 件にまとまり、代車の手配も漏れない。

USE CASE 03

診断して見積を出し、お客様の承認を取る

整備士フロント（受付）お客様整備受付・入庫

きっかけ：点検の結果、パッドの交換が必要と分かった

1整備受付・入庫の「診断・原因」と「見積の明細」を入れる
2整備料の小計・消費税込み・法定費用（重量税・自賠責・印紙）が表示され、お支払いの合計が分かる
3「見積を提示」を押して、進み具合を「見積の承認待ち」にする
4帳票の「御見積書」を出して、お客様に説明する
5承認をもらったら「お客様が承認」を押して作業中にする
6今回は見送りの場合は「見送りにする」を押す

結果：見積の承認がいつ誰からあったかが残り、承認前に作業を始めない。

USE CASE 04

部品を発注して入荷を待つ

部品の担当整備士部品の発注整備受付・入庫

きっかけ：見積の承認のあと、ブレーキパッドとローターが要る

1部品の発注で、入庫の案件を選び、部品名・品番・調達先・部品の種類・数量・仕入れ単価を入れる
2「発注した」を押して、発注日と入荷の予定日を入れる
3入荷の予定日が発注日より前だと入力チェックが出る
4入荷の予定日の前日に、作成者へ通知が届く
5部品が届いたら「入荷した」を押すと、整備受付・入庫の記録が更新される
6欠品のときは「欠品・取消にする」を押す

結果：部品の入荷待ちで止まっている車が、発注の進み具合のカンバンで分かる。

USE CASE 05

作業を終えて完成検査へ回す

整備士工場長整備受付・入庫

きっかけ：整備士が作業を終えた

1整備受付・入庫で、主な点検項目・担当整備士を入れる
2「作業を終えて検査へ」を押す
3自動で、工場長へ完成検査の順番の通知が届く
4検査員を確認し、検査の結果を見る
5不十分なら「やり直し」を押して作業中に戻す
6帳票の「点検整備記録簿」を出す

結果：完成検査の順番が通知で回り、やり直しの履歴も残る。

USE CASE 06

検査に合格して引渡す

工場長フロント（受付）お客様整備受付・入庫車両台帳お客様台帳整備の請求書

きっかけ：完成検査に合格し、お客様が引き取りに来た

1整備受付・入庫で、次回の車検満了日・次回の法定点検を入れる
2「検査に合格して引渡し」を押す
3車両台帳の最後に整備した日・整備の回数、車検の満了日・次回の法定点検が更新される
4お客様台帳の引渡しの回数・最終の入庫日が更新される
5整備の請求書に記録が自動で作られる
6納車の予定日の前日には、作成者へ通知が届いている

結果：引渡しの 1 回の操作で、車の履歴・お客様の履歴・請求書の 3 か所が揃う。

USE CASE 07

請求書を出して入金を確認する

フロント（受付）お客様整備の請求書お客様台帳

きっかけ：引渡しのあと、請求書が起票された

1整備の請求書で、整備料の小計・消費税込み・法定費用・ご請求の合計を確認する
2請求日・支払期限・支払方法を入れる
3帳票の「ご請求書」を出してお客様に渡す
4支払期限の 3 日前に、受付へ通知が届く
5入金があったら入金日を入れて「入金を確認」を押す
6お客様台帳の入金の累計が更新される。帳票の「領収書」を出す

結果：請求漏れと入金の確認漏れが減り、入金が遅れているお客様を一覧で確認できる。

USE CASE 08

代車を貸し出して返却を受ける

フロント（受付）代車の貸出整備受付・入庫

きっかけ：車検の間、お客様が代車を希望した

1代車の貸出で、代車・お客様・入庫の案件を選ぶ
2貸出日・返却の予定日・貸出時の走行距離・傷・燃料などの状態を入れる
3返却の予定日が貸出日より前だと入力チェックが出る
4返却の予定日の前日に、作成者へ通知が届く
5返却のとき、返却時の走行距離を入れて「返却を受けた」を押す

結果：代車が今どこにあるか、いつ戻るかがカレンダーで分かる。

USE CASE 09

車検の満了日が近いお客様へ案内する

フロント（受付）車両台帳お客様台帳

きっかけ：車検満了の 60 日前になった

1作成者へ、車検満了の 60 日前に通知が届く
2車両台帳の「車検の満了日」カレンダーで、今月の満了の車を確認する
3お客様台帳で、案内の方法（電話・メールなど）を確認する
4次回の法定点検の 30 日前にも通知が届き、点検のご案内ができる
5輸入車など、注意が要る車は「整備の注意点」を見て日程を相談する

結果：車検・点検の入庫を、お客様からの連絡を待たずに先回りして取れる。

USE CASE 10

ダッシュボードで案件の原価と粗利を見る

工場長整備受付・入庫部品の発注整備の請求書

きっかけ：月末に、今月の整備の収益を確認したい

1ダッシュボードで入庫の件数・請求の合計・粗利の合計・部品の仕入れを見る
2「見積の承認待ち・作業の確認」の一覧で、止まっている案件を確認する
3「入金が遅れている請求」の一覧で、請求の状況を確認する
4整備受付・入庫の帳票「案件の原価・粗利（社内）」を出す
5部品の原価・粗利は社内のみの項目で、権限のある人だけが見られる

結果：整備の種類や調達先ごとの収益が見え、見積の単価の見直しに使える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで入庫から請求までの動きを見る
2お客様台帳と車両台帳で、見本を消して自社のお客様と車を登録する（取り込みもできます）
3工場長・フロント・整備士のグループを作り、粗利などの見える範囲を決める
4整備の種類や調達先の選択肢を、自社の呼び方に合わせる
5帳票（御見積書・ご請求書・領収書）の工場名や住所を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

整備工場の入庫・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「整備工場の入庫・請求台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。