HOW TO USE

貸切バスの受注・運行指示書台帳の使い方・活用シーン

貸切バス・送迎の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

貸貸切バスの受注・運行指示書台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

運行管理者

運行の安全を管理する人

✓運行指示書と点呼の記録の確認
✓車両・運転者の期限の管理
✓アルコール検知・事故の通知の確認

営業担当

見積と受注をする人

✓見積の作成と受注
✓請求の控えの確認
✓入金の確認

運転者

バスを運転する人

✓運行指示書の確認
✓乗務後の実績の記入
✓車両の異常の報告

お客様（団体・学校）

貸切を依頼する人（システムは使わない）

✓見積の依頼と受注
✓バスに乗車する
✓請求のお支払い

貸切バス・送迎の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝の出庫前	運行管理者	運行指示書を確認し、点呼とアルコール検知を記録する
運行中	運転者	休憩の場所と時間を、運行の記録に合わせて残す
帰庫のあと	運転者	帰庫のメーターと運転時間、車両の異常を入れる
確認の時間	運行管理者	確認待ちの記録を見て、「確認して保管」を押す
見積依頼のとき	営業担当	運賃と原価の見込みを入れ、御見積書を送る
運行が終わったとき	営業担当	「運行が終わった」を押し、請求の控えを確認する
月末	運行管理者	車両の期限一覧と、運転者の診断の時期を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

バスの台帳と期限を管理する

運行管理者バス台帳

きっかけ：バスを新しく登録する、または期限を確認する

1バス台帳で登録番号（重複不可）・社内の車号・車種・乗客の定員を入れる
2トイレ・設備と運行記録計を入れる
3車検満了日・次回の定期点検日（車検満了日まで）・自賠責の満了日・任意保険の満了日を入れる
4車検の 60 日前、定期点検の 14 日前、保険の満了の 30 日前に、運行管理者へ通知が届く
5車検の予定のカレンダーと、運行できない車両のビューで確認する
6車両の期限一覧（社内用）を帳票で印刷する

結果：期限切れのバスを、うっかり運行に出さずに済む。

USE CASE 02

運転者の免許・診断を管理する

運行管理者運転者台帳

きっかけ：運転者を登録する、または診断の時期を確認する

1運転者台帳でお名前・生年月日・入社日・保有免許を入れる
2免許の有効期限を入れる（期限が切れていると乗務できない旨のチェックが出る）
3初任診断・直近の適性診断・直近の健康診断・次回の健康診断を入れる
4免許の有効期限の 60 日前と、健康診断の 30 日前に、運行管理者へ通知が届く
5運転者の資格・診断の記録（社内用）を帳票で印刷する

結果：免許や診断の期限が、運転者ごとに追える。

USE CASE 03

貸切の見積を作る

営業担当貸切・送迎の受注バス台帳

きっかけ：学校から、遠足の貸切バスの見積依頼が来た

1貸切・送迎の受注で、お客様（団体名）・用途・運行日・日数・乗車人数を入れる
2出発地と行き先・行程を入れる
3基本運賃（時間・キロ制）・深夜・早朝割増・高速・駐車場などを入れる
4お見積・請求の合計を確認する
5原価の見込みと利益の見込み（社内のみ）を入れて、採算を確認する
6御見積書を帳票で印刷して送る
7見積中のまま 7 日たつと、営業へ連絡を促す通知が届く

結果：見積の採算と、返事待ちの案件を同時に把握できる。

USE CASE 04

受注して、バスと運転者を配車する

営業担当運行管理者貸切・送迎の受注運行指示書・乗務記録バス台帳運転者台帳

きっかけ：見積が了承され、受注が決まった

1貸切・送迎の受注で、バスと運転者を選ぶ
2「受注して配車する」を押す
3運行指示書・乗務記録に記録が自動で作られる
4運転者へ「運行指示書を起票しました」と通知が届く
5運行日の前日に、運転者へ通知が届く
6運行カレンダーで、ほかの運行との重なりを確認する

結果：受注から配車、運行指示書の起票までが、1 回の操作でつながる。

USE CASE 05

運行指示書を整えて、乗務前の点呼を記録する

運行管理者運転者運行指示書・乗務記録

きっかけ：運行日の朝、出庫前に点呼をする

1運行指示書・乗務記録で、お客様・行程・乗車人数・運行日を確認する
2運転者と、必要なら交替運転者を入れる
3休憩の場所と時間、点呼の方法を入れる
4アルコール検知と健康状態を入れる（検知されたときは、運行管理者へ通知が届く）
5出庫と出庫のメーターを入れる
6運行指示書を帳票で印刷して、運転者へ渡す

結果：指示と点呼の内容が、運行ごとに残る。

USE CASE 06

運行後の実績と異常を記録する

運転者運行管理者運行指示書・乗務記録バス台帳

きっかけ：運行が終わり、帰庫した

1帰庫と帰庫のメーターを入れる（出庫より後の時間・出庫以上の値でないと入力できない）
2走行距離と運転時間（時間）を入れる
3運転時間が 9 時間を超えると、運行管理者へ交替運転者・休憩の確認が通知される
4アルコール検知（乗務後）を入れる
5車両の異常があれば入れる（バスが整備中に切り替わり、通知が届く）
6事故・ヒヤリ・苦情があれば書く（運行管理者へ通知が届く）

結果：異常のあるバスが、すぐに運行から外れる。

USE CASE 07

運行管理者が記録を確認して保管する

運転者運行管理者運行指示書・乗務記録バス台帳運転者台帳

きっかけ：運転者が乗務の記録を入れ終わった

1起票した人が「確認を依頼」を押す
2運行管理者が、点呼・走行距離・運転時間・事故の欄を確認する
3問題があれば「差し戻す」を押す
4問題がなければ「確認して保管」を押す
5バス台帳の走行距離・最終の運行日と、運転者台帳の最終の乗務日・運転時間の累計が更新される
6点呼・点検の記録（社内用）を帳票で印刷する
7ダッシュボードの「確認待ちの記録」の一覧で、残りを確認する

結果：確認者の記録とともに、運行の実績が保管される。

USE CASE 08

運行を始めて、終えて、請求の控えを作る

営業担当貸切・送迎の受注運行の請求の控え

きっかけ：運行当日と、運行が終わった日

1運行当日に、貸切・送迎の受注で「運行を始める」を押す
2運行が終わったら「運行が終わった」を押す
3運行の請求の控えに記録が自動で作られる
4営業へ「請求の控えを確認してください」と通知が届く
5請求の控えで、税抜の金額・消費税・請求額（税込）を確認する
6請求日・入金予定日を入れて「請求した」を押す
7請求書を帳票で印刷して送る

結果：請求の作り忘れが減る。

USE CASE 09

入金を確認して、遅れを追う

営業担当運行の請求の控え

きっかけ：入金予定日が近づいた、または過ぎた

1入金予定日の前日に、担当へ通知が届く
2請求済み・未入金のビューで、状況を確認する
3入金があったら、入金日を入れて「入金を確認」を押す
4ダッシュボードの「入金が遅れている請求」の一覧で、遅れを追う
5請求の一覧（社内用）を帳票で印刷する

結果：入金の遅れた団体を、見落とさずに追える。

USE CASE 10

キャンセルと、月の実績の確認

営業担当運行管理者貸切・送迎の受注運行の請求の控え運行指示書・乗務記録

きっかけ：見積や配車済みの案件がキャンセルになった、または月末

1見積中・配車済みの案件は「キャンセル」を押す
2運行カレンダーから、キャンセルした日の空きを確認する
3ダッシュボードで、受注の合計金額・走行距離・未請求の運賃・運行できるバスを見る
4用途ごとの受注のグラフで、団体・学校・施設の割合を見る
5受注の採算（社内用）を帳票で印刷して確認する

結果：稼働と採算を、月ごとに把握できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2バス台帳と運転者台帳で、見本を消して自社のバスと運転者を登録する（取り込みもできます）
3運行管理者のグループに、運行管理者と営業を入れる
4用途と、点呼の方法の選択肢を、自社の運用に合わせる
5御見積書・請求書の会社名・振込先を、自社の名前に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

貸切バスの受注・運行指示書台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「貸切バスの受注・運行指示書台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。