HOW TO USE

美容室の顧客・薬剤在庫台帳の使い方・活用シーン

美容室・理容室の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

美美容室の顧客・薬剤在庫台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

店長

店の責任者

✓発注点を切った薬剤の確認
✓皮膚トラブルや高額会計の通知の確認
✓在庫金額や仕入単価の確認

スタイリスト

施術をする人

✓顧客カルテの確認
✓施術履歴とカラーの配合の記録
✓薬剤の使用の記録

受付・アシスタント

会計と在庫の補助をする人

✓会計と領収書の印刷
✓入荷・廃棄の記録
✓発注した薬剤の入荷の確認

お客様

来店する人（システムは使わない）

✓パッチテストを受ける
✓施術と会計
✓店販品の購入

美容室・理容室の1日の流れ

場面	誰が	すること
開店前	スタイリスト	来店カレンダーで今日の予定を見て、パッチテストの有無を確認する
施術の前	スタイリスト	顧客カルテで髪質・アレルギー・前回の配合を見る
施術のあと	スタイリスト	使用した薬剤・放置時間・次回への申し送りを施術履歴に入れる
会計のとき	受付・アシスタント	店販の商品と数量を入れ、「会計済みにして台帳へ反映」を押す
納品のとき	受付・アシスタント	届いた薬剤の入荷を、入出庫に記録する
通知が届いたとき	店長	皮膚トラブルや要発注の通知から、記録を開いて対応を決める
月末	店長	棚卸表と在庫金額を見て、来月の発注の方針を決める

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新規のお客様のカルテを作る

スタイリスト受付・アシスタント顧客カルテ

きっかけ：初めてのお客様が来店した

1顧客カルテで「新規」を開き、お名前・生年月日・電話番号を入れる
2担当スタイリスト、髪質、ダメージ、頭皮の状態、毛量・クセのメモを入れる
3アレルギー・薬剤トラブルを聞いて入れる
4来店のきっかけと初回来店日を入れて登録する

結果：髪質とアレルギーが、次回から必ず見られる形で残る。

USE CASE 02

パッチテストを記録して、陽性なら店長へ知らせる

スタイリスト店長顧客カルテ

きっかけ：カラー・パーマ前のお客様にパッチテストを実施した

1顧客カルテに、パッチテスト実施日を入れる
2パッチテスト結果（陰性・陽性など）を入れる（実施日がないと結果は入れられない）
3陽性にすると、店長へ通知が届く
4パッチテスト未実施・陽性のビューで、対象のお客様を確認する
5半年後に、担当へ再実施の確認の通知が届く
6パッチテストのお知らせを帳票で印刷してお渡しする

結果：パッチテストの有無と結果が、施術前に確認できる。

USE CASE 03

来店の施術を記録する

スタイリスト施術履歴顧客カルテ

きっかけ：お客様が来店し、施術を始める

1施術履歴で顧客カルテを選び、来店日・担当スタイリスト・メインメニューを入れる
2スタイル・仕上がりを入れる
3使用した薬剤の配合と放置時間を書く
4施術中の皮膚トラブルがあれば入れる（登録すると店長へ通知が届く）
5施術メモ・次回への申し送りと、次回来店の目安を入れる

結果：カラーの配合や放置時間が、お客様ごとに残る。

USE CASE 04

会計をして、台帳へ反映する

受付・アシスタントスタイリスト施術履歴顧客カルテ薬剤・商品在庫

きっかけ：施術が終わり、会計をする

1施術履歴で施術料金を入れる
2店販があれば、店販の商品と店販の数量を入れる（商品を選ばないと入力できない）
3お会計・お客様の満足度を入れる
4「会計済みにして台帳へ反映」を押す
5顧客カルテの最終来店日・来店回数・累計のお会計と、店販品の在庫が更新される
6領収書を帳票で印刷する

結果：会計と、お客様の記録、店販品の在庫が同時に揃う。

USE CASE 05

高額の会計や皮膚トラブルを確認する

店長施術履歴顧客カルテ

きっかけ：2 万円以上の会計済みの通知、または皮膚トラブルの通知が届いた

1通知から施術履歴を開く
2使用した薬剤・施術メモ・配合の記録を確認する
3皮膚トラブルは、お客様の顧客カルテのアレルギー・薬剤トラブルに追記する
4皮膚トラブルがあった施術のビューで、同じ薬剤の事例がないか見る
5施術カルテ（配合・放置時間・社内用）を帳票で印刷して残す

結果：トラブルの原因を、配合の記録から後で追える。

USE CASE 06

薬剤が入荷した・使った・廃棄したを記録する

受付・アシスタントスタイリスト薬剤の入出庫薬剤・商品在庫

きっかけ：薬剤の納品があった、またはカラー剤を使った

1薬剤の入出庫で日付と区分（入荷・使用・廃棄）を選ぶ
2薬剤・商品在庫から品名を選び、数量を入れる
3入荷は理由・納品書番号を入れる
4廃棄の場合は理由を必ず入れる（廃棄は店長へ通知される）
5登録すると、現在の在庫が自動で増減する

結果：棚卸しをしなくても、在庫の数が目安として追える。

USE CASE 07

発注点を切った薬剤を発注して、入荷する

店長受付・アシスタント薬剤・商品在庫

きっかけ：在庫が発注点を切った

1「要発注にする」を押す（店長へ通知が届く）
2ダッシュボードの「発注が必要な薬剤」の一覧で、対象を確認する
3発注書（仕入先宛て）を帳票で印刷して、仕入先へ送る
4「発注した」を押す
5届いたら、薬剤の入出庫に入荷を記録し、「入荷した」を押す

結果：切らしてから慌てる、という事態が減る。

USE CASE 08

使用期限が近い薬剤を整理する

店長薬剤・商品在庫薬剤の入出庫

きっかけ：使用期限の 30 日前になった

1使用期限の 30 日前に、店長へ通知が届く
2使用期限のカレンダーで、対象の薬剤を確認する
3期限内に使い切れるものは、施術で先に使う
4使えないものは、薬剤の入出庫で廃棄を理由つきで記録する
5取扱いをやめるものは「取扱いをやめる」を押す

結果：期限切れの薬剤が棚に残るのを防げる。

USE CASE 09

月末に在庫の棚卸しをする

店長受付・アシスタント薬剤・商品在庫

きっかけ：月末に、棚卸しをする

1在庫の棚卸表（原価を含む・社内用）を帳票で印刷する
2棚にある数と現在の在庫を突き合わせる
3ずれがあれば入出庫の記録で調整する
4ダッシュボードで在庫金額を確認する
5区分ごとの在庫のグラフで、偏りを見る

結果：仕入単価と在庫金額を、社内だけで確認できる。

USE CASE 10

次回来店の目安で再来店の声かけをする

スタイリスト施術履歴顧客カルテ

きっかけ：次回来店の目安の 3 日前になった

1次回来店の目安の 3 日前に、担当へ通知が届く
2来店カレンダーと顧客カルテで、前回の施術メモ・申し送りを確認する
3お客様へ声をかける
4来店したら、前回の記録を見て施術を提案する

結果：前回の続きから話せて、リピートにつながる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2薬剤・商品在庫で、見本を消して自分の店の薬剤と店販品を登録する（取り込みもできます）
3店長のグループに、店長を入れる
4メニューの選択肢と、薬剤の区分を、自分の店に合わせる
5領収書・発注書の店名と、仕入先の宛名を直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

美容室の顧客・薬剤在庫台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「美容室の顧客・薬剤在庫台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。