HOW TO USE

Web制作の案件・修正・請求台帳の使い方・活用シーン

Web制作・デザイン事務所の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

W Web制作の案件・修正・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

ディレクター

案件の進行と、お客様とのやりとりの責任者

✓見積と受注
✓修正依頼の振り分け
✓追加見積の判断

デザイナー・コーダー

制作と修正をする人

✓制作と修正の対応
✓工数の記録
✓お客様へ提出する確認

経理

請求と入金を管理する人

✓請求書の発行
✓入金の確認
✓督促

代表

全案件の採算を見る人

✓粗利と未入金の確認
✓案件の進み具合の確認
✓失注の確認

クライアント

制作を依頼する会社（システムは使わない）

✓修正の依頼
✓素材の支給
✓請求書の支払い

Web制作・デザイン事務所の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	ディレクター	ダッシュボードの「対応・確認待ちの修正」の一覧で、今日対応する修正を決める
午前	デザイナー・コーダー	修正の対応を始め、終わったら「確認を依頼」を押す
お客様から連絡が来たとき	ディレクター	修正依頼を登録し、契約内か回数外（有償）かを選ぶ
夕方	デザイナー・コーダー	その日の作業の工数を、案件ごとに入れる
週の初め	ディレクター	案件のかんばんで、素材が届いていない案件や確認待ちの案件を見直す
公開した日	経理	請求書の発行の通知を受けて、請求・入金に請求書を作る
月末	代表	受注額・粗利・未入金の額を、ダッシュボードで確かめる

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しいクライアントを登録する

ディレクタークライアント

きっかけ：紹介で新しい会社から制作の相談が来た

1クライアントで会社名・屋号、区分、紹介のきっかけ、窓口の担当者を入れる
2電話番号、メール、締め日、支払いの条件を入れる
3適格請求書の登録番号（T と 13 桁の数字）と、請求書に発注番号が必要かどうかを入れる
4ブランドの決まりと、意思決定者や癖などのメモを書く
5帳票の「取引先の情報シート」を印刷して、制作メンバーと共有する

結果：支払い条件やブランドの決まりが、案件の担当者全員に伝わる。

USE CASE 02

案件を見積もって受注する

ディレクター案件請求・入金クライアント

きっかけ：お客様から見積の依頼が来た

1案件で案件名・クライアント・制作物・契約の形・受注額（税抜）を入れる
2予定の工数（時間）と、修正の回数（契約）を入れる
3帳票の「御見積書」を出して提出する
4受注が決まったら「受注した」を押す
5請求・入金に請求の記録が作られ、クライアントの受注額の累計が更新される
6決まらなければ「失注にする」を押す

結果：見積から受注までが 1 つの記録に残り、着手金の請求の準備が自動で整う。

USE CASE 03

素材を集めて制作を始める

ディレクターデザイナー・コーダー案件

きっかけ：受注が決まり、原稿や写真の支給を待っている

1案件で素材の支給の状況を入れ、要件・素材の確認の状態で進める
2ビュー「素材が届いていない案件」で、止まっている案件を確かめる
3素材が揃ったら「制作を始める」を押す
4ディレクターとデザイナー・コーダーを案件に入れる
5初稿の提出日と、公開・納品日を入れる

結果：素材待ちで止まっている案件に、早めに気づける。

USE CASE 04

お客様へ提出して確認をもらう

デザイナー・コーダーディレクター案件

きっかけ：初稿ができあがった

1案件で「お客様へ提出」を押す
2お客様の確認の状態の案件が、ビュー「案件の進み具合」に並ぶ
3修正があれば「修正で戻す」を押して制作に戻す
4問題がなければ「OK をもらった」を押して、公開・納品へ進める
5公開・納品日の 3 日前に、ディレクターへ通知が届く

結果：お客様の確認待ちの案件が、一目で分かる。

USE CASE 05

修正の依頼を契約の回数内かどうかで振り分ける

ディレクター修正依頼案件

きっかけ：お客様から、メールで修正の依頼が来た

1修正依頼で案件・依頼日・依頼の経路・対象のページや箇所・依頼の内容を入れ、画面のキャプチャを添付する
2「修正回数の扱い」を、契約内か回数外（有償）かで選ぶ
3契約内なら、案件の「使った修正の回数」に自動で足される
4契約の回数を使い切っているのに契約内にすると、入力チェックで有償にするよう促される
5回数外（有償）にすると、ディレクターへ追加見積の相談の通知が届く

結果：修正の依頼が 1 件ずつ残り、無償の修正が増え続けることを防げる。

USE CASE 06

有償の修正に追加見積を出して対応する

ディレクターデザイナー・コーダー経理修正依頼請求・入金

きっかけ：契約の修正回数を超える依頼が来た

1修正依頼で追加の見積額を入れる。回数外のときは、入れないと登録できない
2帳票の「追加見積書」を出し、「追加見積を出す」を押す
3お客様の了承を得たら「対応を始める」を押し、対応する人と対応の期限を入れる
4終わったら「確認を依頼」を押し、お客様の確認をもらう。直しがあれば「再修正」を押す
5「OK をもらった」を押して完了にすると、追加の修正費が請求・入金に記録される
6対応の期限の前日に、担当者へ通知が届く

結果：有償の修正の見積から請求までが、記録に残る。

USE CASE 07

作業の工数を記録して粗利を見る

デザイナー・コーダー代表工数の記録案件

きっかけ：1 日の作業が終わった

1工数の記録で作業日・担当者・作業の区分・案件・内容・時間（h）を入れる
2登録すると、案件の「実績の工数（時間）」に時間が足される
3案件で予定の工数との差と、外注・素材費、社内の時間単価による粗利を確かめる
4外注・素材費が受注額を超えていると、入力チェックで知らせる
5ビュー「工数カレンダー」と、帳票の「工数の明細」で、日ごとの作業を振り返る

結果：案件の実績の工数が積み上がり、粗利の根拠が残る。

USE CASE 08

公開・納品して請求書を出す

ディレクター経理案件請求・入金

きっかけ：お客様の OK をもらい、サイトを公開する

1案件で「OK をもらった」を押し、公開・納品の状態に進める
2経理へ「請求書の発行をお願いします」の通知が届く
3「公開・納品して完了」を押すと、請求・入金に請求の記録が作られる
4請求・入金で請求の種類・請求書番号・金額・請求日・支払いの期限を入れ、発行前のチェックを確かめる
5帳票の「納品書・検収書」「御請求書」を出し、「請求書を送った」を押す

結果：公開から請求までに抜けがなく、請求の漏れを防ぎやすくなる。

USE CASE 09

入金を確認し、遅れている請求に督促する

経理請求・入金案件

きっかけ：支払いの期限が近づいた、または過ぎた

1支払いの期限の 3 日前に、担当へ通知が届く
2ダッシュボードの「期限が過ぎた請求」の一覧を開く
3入金があれば、入金日を入れて「入金を確認」を押す。案件の入金済みの額と未入金の額が更新される
4入金がなければ「督促する」を押す
5入金が済んだら、帳票の「領収書」を出す

結果：入金の状況が案件にも反映され、未入金の請求を見落とさない。

USE CASE 10

代表が案件全体の採算を確認する

代表案件請求・入金修正依頼

きっかけ：月末に、今月の受注と粗利を確かめたい

1ダッシュボードで受注額の合計、粗利の合計、未入金の額を見る
2「制作物ごとの受注額」と「修正依頼の種類」のグラフを確かめる
3一覧「対応・確認待ちの修正」で、止まっている修正を確かめる
4案件のビュー「案件の進み具合」で、失注と完了の状況を見る
5粗利が小さい案件の、修正の回数と実績の工数を開いて理由を考える

結果：どの種類の案件が儲かり、どこで修正が膨らんでいるかが見える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2クライアントで、見本を消して取引先と支払い条件を登録する
3「代表」のグループに、代表と経理を入れる
4制作物と契約の形、作業の区分の選択肢を、自社の言い方に合わせる
5案件を 1 件登録して「受注した」を押し、請求・入金に記録が作られるのを確かめる
6帳票の差出人と適格請求書の登録番号を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

Web制作の案件・修正・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「Web制作の案件・修正・請求台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。