HOW TO USE

賃貸管理の入居・修繕・家賃台帳の使い方・活用シーン

賃貸管理会社の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

賃賃貸管理の入居・修繕・家賃台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

主任

賃貸管理の責任者

✓空室・緊急の修繕・見積超過の通知を受ける
✓オーナーの承認を取る
✓保証のない契約の内容を確認する

管理担当

契約と修繕の窓口

✓契約の更新・解約・退去の手続き
✓修繕の受付と業者の手配
✓オーナーへの完了報告

経理

家賃の請求と入金を見る人

✓家賃のご請求書の発行
✓入金の確認
✓支払い期限の翌日に滞納を確かめる

入居者・オーナー

システムは使わない相手

✓修繕を依頼する
✓家賃を支払う
✓見積の承認をする

賃貸管理会社の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	主任	ダッシュボードで空室・緊急の修繕・未入金の残りを確認する
午前	管理担当	入居者からの修繕の電話を受け、修繕依頼に登録して業者を手配する
午前	経理	期限を過ぎた入金の一覧を見て、督促の対象を決める
昼	主任	見積が上限を超えた件のオーナーに連絡して、承認を取る
午後	管理担当	満了の近い契約の更新案内を印刷して、入居者へ送る
夕方	管理担当	完了した修繕の費用と完了日を入れて、完了の報告書を出す
月末	主任	負担区分ごとの費用と修繕の上乗せを見て、オーナーへの報告をまとめる

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい入居契約を登録する

管理担当主任管理物件・部屋入居契約

きっかけ：空室だった部屋に、新しい入居者が決まった

1入居契約で部屋（管理物件・部屋）を選び、入居者名・電話番号・契約開始日・契約の満了日を入れる
2敷金・更新料・契約の種類・保証の有無を入れて登録する
3満了日が開始日より後でないと入力チェックで止まる
4登録すると、部屋の入居状況が自動で入居中に変わる
5保証なしの契約なら、主任へ「保証のない契約が入りました」と通知される

結果：契約と部屋の入居状況が、1 回の登録で揃う。

USE CASE 02

契約の更新を案内して完了する

管理担当入居契約家賃の入金・滞納

きっかけ：契約の満了の 90 日前になり、作成者へ通知が届いた

1通知から入居契約を開き、「更新の案内を出す」を押して「更新の手続き」に進める
2帳票「契約更新のご案内」を印刷して入居者へ渡す
3入居者の合意が取れたら、更新後の満了日・更新料を入れる
4「更新が完了」を押す
5部屋の台帳が更新され、家賃の入金・滞納に記録ができる

結果：更新の案内から完了までの進み具合が、カンバンで見える。

USE CASE 03

解約の通知を受けて退去を精算する

管理担当入居契約管理物件・部屋

きっかけ：入居者から解約の連絡が来た

1入居契約を開き、退去の予定日を入れて「解約の通知を受けた」を押す
2管理物件・部屋の記録が更新される
3退去の予定日の 7 日前に、作成者へ通知が届く
4退去の立会いと敷金の精算を終えたら「退去・精算が完了」を押す
5部屋が空室になり、主任へ「空室になった部屋があります」と通知される

結果：退去から募集の準備まで、通知でつながる。

USE CASE 04

緊急の修繕を受け付けて手配する

管理担当主任修繕依頼協力業者

きっかけ：入居者から「水漏れ」の電話が入った

1修繕依頼で部屋・依頼者・不具合の分類・場所を入れ、緊急度を「緊急」にして登録する
2主任へ「緊急の修繕依頼が入りました。即日の手配をお願いします」と通知される
3協力業者で、得意分野と緊急対応ができる業者を探す
4手配する業者と訪問・工事の予定日を入れて、「業者を手配」を押す
5ビュー「緊急の依頼」で、対応中の緊急案件をまとめて見る

結果：緊急の依頼が埋もれず、手配した業者と日時が残る。

USE CASE 05

見積が上限を超えたのでオーナーの承認を取る

管理担当主任入居者・オーナー修繕依頼管理物件・部屋

きっかけ：業者の見積が出て、承認不要の上限を超えていた

1修繕依頼の「見積金額」を入れる
2上限を超えると、主任へ「オーナーの承認を取ってください」と通知される
3「オーナー承認を依頼」を押して、承認待ちにする
4オーナーの返事を受けて「承認を得た」を押し、工事・対応中へ進める
5承認が得られなければ「見積を取り直す」で、業者手配・見積に戻す
6上限内の金額なら「そのまま工事へ（上限内）」で進める

結果：オーナーの承認を取ったかどうかが、依頼ごとに残る。

USE CASE 06

修繕を完了して費用の負担を処理する

管理担当経理修繕依頼管理物件・部屋家賃の入金・滞納

きっかけ：工事が終わり、実際の費用が確定した

1修繕依頼に完了日と実際の費用、費用の負担を入れる
2オーナー・管理会社の負担なら「完了（入居者負担ではない）」を押す
3入居者の負担なら「完了（入居者負担）」を押す
4部屋の台帳の最後の修繕の完了日・修繕の回数・修繕費の累計が更新される
5入居者負担のときは、家賃の入金・滞納に記録ができる
6帳票「修繕完了のご報告（オーナー様宛て）」を印刷して送る

結果：修繕の履歴が部屋ごとに積み上がり、入居者への請求も漏れない。

USE CASE 07

管理会社の取り分を社内だけで確認する

主任修繕依頼

きっかけ：月末に、修繕で得た管理会社の取り分を集計したい

1修繕依頼の「管理会社の上乗せ率（社内）」「管理会社の取り分（社内）」を確かめる
2この 2 つの項目は、権限のある人にだけ見える
3帳票「修繕の上乗せ（社内）」を印刷して、月ごとの取り分を見る
4ビュー「負担区分ごとの費用」で、オーナー・入居者・管理会社の負担の比率を見る

結果：社内の数字を、オーナーへの報告書に混ぜずに管理できる。

USE CASE 08

家賃を請求して入金を確認する

経理家賃の入金・滞納入居契約

きっかけ：月初になり、今月分の家賃を請求する

1家賃の入金・滞納で、契約・請求の月・請求額・支払い期限を入れる
2帳票「家賃のご請求書」を印刷して送る
3入金があったら入金額・入金日を入れて「入金を確認」を押す
4入金額が請求額を超えていると入力チェックで止まる
5入居契約の最終の入金日が更新される

結果：請求から入金までが 1 件ずつ残り、契約側にも反映される。

USE CASE 09

滞納を督促して、保証会社に引き継ぐ

経理主任家賃の入金・滞納入居契約

きっかけ：支払い期限の翌日に、経理へ通知が届いた

1ダッシュボードの「期限を過ぎた入金」の一覧から該当の請求を開く
2「滞納として督促」を押す。入居契約が更新され、主任へ「督促に入りました」と通知される
3督促の方法と、督促・やりとりの記録に、連絡した日と内容を残す
4帳票「家賃のお支払いのお願い（督促）」を印刷して送る
5支払いがなければ「保証会社・法的対応へ」を押す
6入金されたら「入金を確認」を押して終える

結果：督促の経過が時系列で残り、保証会社へ渡す資料にもなる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで契約・修繕・家賃の動きを見る
2協力業者に、普段頼んでいる業者を登録する
3管理物件・部屋に、管理している部屋とオーナー、承認不要の上限を登録する
4入居契約に、現在の契約を登録する（満了日と火災保険の満期を必ず入れる）
5「経理」のグループに、家賃を見る担当者を入れる
6帳票の差出人を、自社の名前に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

賃貸管理の入居・修繕・家賃台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「賃貸管理の入居・修繕・家賃台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。