HOW TO USE

水道工事の受付・見積・請求台帳の使い方・活用シーン

水道・設備工事店の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

水水道工事の受付・見積・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

店長

見積の承認と緊急対応を見る人

✓見積の承認・差し戻し
✓緊急の受付の確認
✓督促中の請求と見積の対応の確認

受付

電話を受けて段取りする人

✓修理の受付と訪問の調整
✓お客さまと設置機器の登録
✓点検・保証の満了の連絡

作業員・営業

現地を訪問し、見積を作る人

✓現地での修理と作業報告
✓見積の作成
✓工事の完了の記録

経理

請求と入金を担当する人

✓請求書の発行
✓支払期限の確認
✓入金と督促の記録

お客さま

ご家庭や店舗の方（システムは使わない）

✓修理の依頼
✓見積の確認
✓工事後のお支払い

水道・設備工事店の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	店長	ダッシュボードで、緊急の受付と対応中の受付を見る
午前	作業員・営業	現地で修理をして、「その場で完了」か「見積が必要」を押す
昼	受付	電話を受けて、修理受付に登録して「訪問を決める」を押す
午後	作業員・営業	見積・工事で見積を作り、店長に承認を頼む
夕方	店長	承認待ちの見積の粗利率を見て、「承認して提示」を押す
夕方	経理	完了した工事の請求書を発行し、入金を確認する
月末	受付	点検の期限が近い機器を見て、お客さまへ連絡する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

お客さまの水まわりの情報を登録する

受付お客さま台帳

きっかけ：初めてのお客さまから、修理の電話が入った

1お客さま台帳で、お名前・区分・電話番号（数字とハイフン）・メール・ご住所を入れる
2築年数・給水の方式・ガスの種類を入れる
3止水栓・元栓の場所を入れる
4最終の訪問日・訪問の回数・累計のご請求は、あとの工程で更新される

結果：次の訪問のときに、お宅の水まわりの情報が見られる。

USE CASE 02

緊急の修理の電話を受け付ける

受付店長修理受付お客さま台帳

きっかけ：夜に、トイレの水が止まらないと電話が入った

1修理受付で、お客さまを選び、受付の日時・緊急度・症状・場所を入れる
2お客さまの話と、止水はできたかを入れる
3緊急度が高い場合、登録した時点で店長へ通知される
4「訪問を決める」を押し、訪問の予定と訪問する人を入れる（予定は受付の日時より後）
5訪問の予定のカレンダーで、他の訪問と重ならないか見る

結果：緊急の受付が、すぐに店長に伝わり、訪問の担当が決まる。

USE CASE 03

現地でその場の修理をして完了する

作業員・営業修理受付お客さま台帳設置機器台帳

きっかけ：現地に着き、その場で直せる修理だった

1修理受付に、出張費・その場の修理代・対応の結果を入れる
2設置機器台帳の機器を選ぶ
3「その場で完了」を押す
4お客さま台帳の最終の訪問日・訪問の回数・累計のご請求が更新される
5設置機器台帳の最後の訪問の記録も更新される
6帳票の作業報告書を印刷して渡す

結果：その場の修理の記録が、お客さまと機器の履歴に残る。

USE CASE 04

見積が必要な工事に引き継ぐ

作業員・営業店長修理受付見積・工事

きっかけ：現地を見たところ、給湯器の交換が必要だと分かった

1修理受付で「見積が必要」を押す
2見積・工事に、元の受付と結びついた記録が作られる
3お客さま台帳も更新される
4店長へ「見積が必要な受付があります」の通知が届く
5見積の作成が済んだら、受付で「見積へ引き継ぐ」を押して完了にする

結果：受付の内容を書き写さずに、見積を始められる。

USE CASE 05

見積を作り、店長の承認を受けて提示する

作業員・営業店長見積・工事協力業者

きっかけ：給湯器の交換の見積を作る

1見積・工事で、工事の件名・工事の種類・見積の明細を入れる
2外注先を協力業者から選び、外注費（社内のみ）を入れる
3小計・消費税・お見積の合計と、粗利（税抜）・粗利率を確認する
4「承認を依頼」を押す。店長へ「承認待ちの見積があります」の通知が届く
5店長が「承認して提示」を押す。直すところがあれば「差し戻す」を押す
6帳票の御見積書を印刷して、お客さまへ渡す

結果：利益を確認したうえで、見積が出る。

USE CASE 06

受注して工事を進め、機器台帳へ残す

作業員・営業受付見積・工事協力業者設置機器台帳

きっかけ：お客さまから、見積の了承をいただいた

1見積・工事で「受注」を押す
2協力業者の発注の回数・発注の累計額が更新される
3工事の予定日と保証（か月）を入れる
4工事の予定日の前日に、担当へ通知が届く
5工事が終わったら「工事完了」を押す
6給湯器やトイレの交換なら、設置機器台帳に記録が自動で作られる

結果：工事の完了と同時に、設置した機器の履歴が台帳に残る。

USE CASE 07

工事完了から請求・入金まで進める

経理見積・工事請求・入金お客さま台帳

きっかけ：工事が完了した

1見積・工事で「工事完了」を押すと、請求・入金に記録が作られる
2請求日とお支払の期限を入れる（期限は請求日以降）
3帳票の御請求書を印刷して送る
4支払期限の 3 日前に、経理へ通知が届く
5入金があったら、入金日・入金額・入金の方法を入れて「入金を記録」を押す
6お客さま台帳の累計のご請求などが更新される

結果：請求と入金の状況が、お客さまごとに追える。

USE CASE 08

支払いが遅れている請求を督促する

経理店長請求・入金

きっかけ：支払期限を過ぎても入金がない

1ダッシュボードの「期限を過ぎた請求」の一覧を開く
2お客さまへ連絡し、請求・入金で「督促する」を押す
3店長へ「督促中の請求があります」の通知が届く
4入金されたら「入金を記録」を押す
5入金の進み具合のカンバンで、督促中の件数を見る

結果：入金の遅れを、店長と経理が同じ画面で把握できる。

USE CASE 09

設置機器の点検と保証満了を案内する

受付お客さま設置機器台帳

きっかけ：次の点検の時期が近づいた

1次の点検の 30 日前に、受付へ通知が届く
2設置機器台帳の点検の予定のカレンダーと、点検の期限が近いのビューを開く
3お客さまへ連絡して、点検の日を決める
4メーカー保証の満了の 60 日前にも、受付へ通知が届く
5延長保証の案内をして、点検の履歴メモに結果を残す

結果：工事の後も、点検と保証の連絡が続けられる。

USE CASE 10

協力業者の保険の期限を確認する

店長協力業者

きっかけ：協力業者の保険の期限の 30 日前になった

1保険の期限の 30 日前に、店長へ通知が届く
2協力業者で、会社名・工種・保有する資格・労災賠償保険の期限を確認する
3業者へ連絡して、新しい保険証の写しをもらい、期限を更新する
4支払の条件と評価・得意なことを見て、次の発注先を決める

結果：保険の切れた業者へ、うっかり発注するのを防げる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで受付から入金までの動きを見る
2見本を消して、既存のお客さまと設置済みの機器を登録する
3店長・受付・作業員・経理のグループにメンバーを入れる
4協力業者の工種・資格・保険の期限を登録する
5帳票の御見積書・御請求書の会社名と振込先を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

水道工事の受付・見積・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「水道工事の受付・見積・請求台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。