HOW TO USE

防除業の施設・訪問台帳の使い方・活用シーン

害虫駆除・消毒業の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

防防除業の施設・訪問台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

上長

報告書の確認と対策の相談をする人

✓報告書の確認と提出
✓発生が多い訪問・再訪の確認
✓見積の提示と受注の判断

技術者

現場で作業をする人

✓訪問の作業記録の入力
✓使った薬剤と捕獲数の記録
✓再訪の要否と所見の記載

事務

依頼の受付と請求を担当する人

✓駆除の依頼の受付
✓請求の控えと請求書の発行
✓入金の確認

施設のお客様

飲食店・工場などの管理者（システムは使わない）

✓訪問の立ち会いと確認
✓報告書の受け取り
✓請求のお支払い

害虫駆除・消毒業の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	上長	ダッシュボードで、確認待ちの報告書と不足している薬剤を見る
午前	技術者	施設を訪問して作業し、トラップの捕獲数を記録する
昼	事務	電話で入った駆除の依頼を、駆除のご依頼に登録する
午後	技術者	訪問の記録を書き終え、「確認を依頼」を押す
夕方	上長	報告書を確認して「確認して提出」を押す
月末	事務	未請求の請求の控えを開き、請求書を発行する
月初	事務	入金の遅れの一覧から、お客様へ連絡する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい施設と管理契約を登録する

事務上長施設・契約台帳

きっかけ：飲食店から、毎月の定期訪問の契約をいただいた

1施設・契約台帳で、施設名・業態・ご担当者・所在地・電話番号（078-000-0000 の形）を入れる
2契約の種類・1 回の金額・契約開始・契約満了を入れる（満了は開始以降）
3対象の害虫・害獣、モニタリング・トラップの数を入れる
4訪問できる時間・入館方法と、HACCP・保健所の対応を入れる
5担当の技術者と、注意（薬剤の制限・アレルギー・動物）を入れる

結果：訪問前に必要な施設の情報が、1 か所に揃う。

USE CASE 02

スポットの駆除の依頼を受けて受注する

事務上長駆除のご依頼施設・契約台帳

きっかけ：ネズミが出たという電話が、店舗から入った

1駆除のご依頼で、お名前・電話番号・現地の住所・対象・建物・状況・急ぎ度を入れる
2急ぎの依頼は、登録した時点で上長へ通知される
3「調査の日を決めた」を押し、現地調査の日を入れる
4調査後に見積金額を入れ、帳票の御見積書を印刷して「見積を出した」を押す
5契約をいただいたら「受注した」を押す
6施設・契約台帳に、施設の記録が作られる

結果：電話の依頼が、見積から施設の登録までつながる。

USE CASE 03

訪問の作業を記録する

技術者訪問・作業記録薬剤台帳

きっかけ：定期訪問で、施設の防除作業を終えた

1訪問・作業記録で施設を選び、訪問日・作業の開始・作業の終了・作業者を入れる
2作業の種類・発生の度合い・捕獲・確認の数（匹）・発生場所・侵入経路を入れる
3薬剤を使った場合は、「主に使った薬剤」と使った数を入れる
4所見・改善のご提案、再訪の要否、次回の訪問予定を書く
5現場の写真を添付し、お客様の確認を記録する

結果：訪問ごとの調査結果と使用薬剤が、施設に結びついて残る。

USE CASE 04

報告書を確認して提出する

技術者上長訪問・作業記録施設・契約台帳訪問の請求の控え薬剤台帳

きっかけ：技術者が訪問の記録を書き終えた

1技術者が「確認を依頼」を押す
2上長が内容を確認し、直しが必要なら「差し戻す」を押す
3問題がなければ「確認して提出」を押す
4施設の最終訪問日と訪問回数が更新される
5訪問の請求の控えが作られる
6使った薬剤の数が、薬剤台帳の在庫から引かれる
7帳票の防除作業報告書を印刷して、お客様へ渡す

結果：確認を経た報告書だけが出て、在庫と請求の記録も自動でつながる。

USE CASE 05

発生が多い施設と再訪を把握する

上長技術者訪問・作業記録

きっかけ：訪問で、ネズミやゴキブリの捕獲数が多かった

1発生が多い訪問を登録すると、上長へ通知が届く
2再訪の要否を変えると、1 週間以内の再訪が必要な訪問として上長へ通知される
3「発生が多い訪問」のビューで、同じ施設の記録を並べて見る
4対策の相談をして、次回の訪問予定を入れる
5次回の訪問の前日に、作業者へ通知が届く

結果：対策が必要な施設に、早めに手を打てる。

USE CASE 06

薬剤の在庫と使用期限を管理する

技術者事務薬剤台帳

きっかけ：薬剤を仕入れた、または棚卸しをする

1薬剤台帳で、薬剤名・剤型・法的な区分・有効成分・承認登録番号・メーカーを入れる
2保管場所・在庫（本・袋）・発注点・使用期限・SDS の保管場所を入れる
3在庫が発注点を下回ると、通知が届く
4使用期限の 30 日前に、担当へ通知が届く
5劇物・医薬品の薬剤のビューで、区分の厳しい薬剤を確認する

結果：足りない薬剤や期限切れ間近の薬剤を、現場に出る前に把握できる。

USE CASE 07

訪問ごとの請求の控えを確認して請求する

事務訪問の請求の控え

きっかけ：月末になり、今月の訪問の請求を出す

1訪問の請求の控えで、未請求のものを開く
2税抜の金額・消費税・請求額（税込）を確認する
3帳票の請求書を印刷して、お客様へ送り、「請求した」を押す
4請求日と入金予定日を入れる（入金予定日は請求日以降）
5入金予定日の前日に、担当へ通知が届く
6入金されたら「入金を確認」を押す

結果：請求漏れと入金の遅れを、一覧で追える。

USE CASE 08

契約の更新を忘れずに話を進める

上長事務施設・契約台帳

きっかけ：契約満了の 60 日前になった

1契約満了の 60 日前に、担当へ通知が届く
2施設・契約台帳で、契約の種類・1 回の金額・訪問回数を確認する
3帳票の「施設ごとの採算（社内用）」で、1 回あたりの原価と粗利を見る
4金額を変えるか、そのまま更新するかを決める
5お客様へ連絡して、契約満了の日を更新する

結果：採算を確認したうえで、更新の話を余裕をもって進められる。

USE CASE 09

不足の薬剤と入金の遅れを朝に確認する

上長事務訪問・作業記録訪問の請求の控え薬剤台帳

きっかけ：朝のミーティングの前

1ダッシュボードで、契約中の施設・訪問の件数・未請求・不足している薬剤の数字を見る
2「確認待ちの報告書」の一覧から、上長が確認する
3「入金の遅れ」の一覧から、事務が連絡する
4依頼の進み具合のグラフで、受付から受注までの詰まりを見る

結果：確認待ちと入金の遅れを、その日のうちに処理できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで訪問から請求までの動きを見る
2見本を消して、契約中の施設を施設・契約台帳に登録する
3上長・技術者・事務のグループにメンバーを入れる
4使っている薬剤を薬剤台帳に登録し、在庫と発注点を入れる
5帳票の防除作業報告書と請求書の会社名・振込先を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

防除業の施設・訪問台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「防除業の施設・訪問台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。