HOW TO USE

司法書士・行政書士の案件・預り台帳の使い方・活用シーン

司法書士・行政書士の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

司司法書士・行政書士の案件・預り台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

所長

最終的に確認する司法書士・行政書士

✓補正や督促の通知の確認
✓預り書類が多い案件の確認
✓粗利の確認

補助者・担当者

案件を実際に進める人

✓本人確認と書類の収集
✓書類の作成と申請
✓預り書類の受け渡しと返却

事務・経理

請求と入金を扱う人

✓報酬・実費の請求書の作成
✓入金と精算の記録
✓支払期限の確認

依頼者

お客様（システムは使わない）

✓書類のお預け
✓決済・立会いへの出席
✓報酬・実費のお支払

司法書士・行政書士の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	補助者・担当者	ダッシュボードで、自分の担当の案件と申請の期限を確認する
午前	補助者・担当者	来所したお客様の本人確認を記録し、預り書類を登録して預り証を渡す
昼前	事務・経理	完了した案件の請求を確認し、御請求書（精算書）を印刷する
午後	補助者・担当者	書類がそろった案件を作成へ進め、確認して申請する
補正の連絡が来たとき	所長	通知から案件を開き、補正の内容を担当者と確認する
決済の日	補助者・担当者	決済・立会い確認書を見ながら立ち会い、実行を記録する
月末	所長	返却が遅れている預り書類と、精算の進み具合を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい依頼者の本人確認をする

補助者・担当者所長依頼者

きっかけ：新しいお客様から相続登記の相談があった

1依頼者で「新規」を開き、お名前・区分・ご住所・電話番号・ご連絡のきっかけを入れる
2運転免許証などを確認し、「確認した書類」「確認した日」を入れる
3「本人確認」を「済み」にする（確認した日が入っていて未了のままだと入力チェックで止まります）
4担当へ「本人確認が済みました。案件を書類の収集へ進められます。」の通知が届く

結果：本人確認の記録が残り、案件を進めてよい状態が全員に分かる。

USE CASE 02

案件を受任して書類を集める

補助者・担当者案件依頼者

きっかけ：依頼者から正式に依頼を受けた

1案件で「新規」を開き、依頼者・業務・案件の種類・案件の名前・担当者・申請先を入れる
2受任日・申請の期限・報酬（税抜）・登録免許税・印紙・実費・実費の預り金を入れる
3進み具合が「受任・ヒアリング」のまま、ヒアリングの内容を「経過・メモ」に書く
4「書類の収集へ」を押して進み具合を進める

結果：案件の期限と報酬の見込みが 1 件にまとまり、担当が決まる。

USE CASE 03

預り書類を受け取って保管する

補助者・担当者所長預り書類案件

きっかけ：依頼者が権利証と印鑑証明書を持参した

1預り書類で「新規」を開き、依頼者・案件・書類・内容・通数・預かった日を入れる
2預けてくださった方、保管の場所、返却の予定を入れて登録する
3案件の「預かっている書類」の数が自動で増える
4実印・権利証のときは、所長へ保管場所を確認する通知が届く
5帳票の「預り証」を印刷して、お客様にお渡しする

結果：どの案件の何をいつ預かり、どこにあるかが 1 か所で分かる。

USE CASE 04

書類を作成し、申請する

補助者・担当者所長案件

きっかけ：必要な書類がそろった

1案件を開き、「書類がそろい作成へ」を押す
2書類作成・確認に入ると、申請の期限から逆算して完了の予定を確認する通知が届く
3内容に不備があれば「差し戻す」を押して書類の収集へ戻す
4問題がなければ「確認して申請」を押す
5申請した日と受付番号を入れる（申請した日は受任日以降にします）

結果：申請の日付と受付番号が案件に残り、期限との差が確認できる。

USE CASE 05

補正の連絡に対応する

補助者・担当者所長案件

きっかけ：申請先から補正の連絡があった

1案件を開き、「補正の連絡あり」を押す
2所長へ「申請に補正の連絡がありました」の通知が届く
3補正の内容を「経過・メモ」に書いて対応する
4対応が済んだら「補正して再申請」を押す
5ダッシュボードの「案件の進み具合」のグラフで、補正中の件数を確認する

結果：補正の連絡が所長にも共有され、再申請までの経過が残る。

USE CASE 06

売買の決済に立ち会う

補助者・担当者所長依頼者決済・立会い案件

きっかけ：不動産売買の決済の日取りが決まった

1決済・立会いで案件・決済の日時・場所・売主・買主・金融機関・立ち会う人を入れる
2売買の代金、融資の金額、登録免許税の預りを入れる（融資が代金を超えると入力チェックで警告）
3決済の前日に、立ち会う人へ通知が届く
4当日は「決済前の確認」を見ながら進め、「決済・立会い確認書」を印刷する
5問題なければ「決済を実行（預り金を案件へ）」を押す。延期のときは「中止・延期にする」を押し、所長へ通知が届く

結果：当日の確認事項が漏れず、実行すれば案件の記録も更新される。

USE CASE 07

業務を完了して書類を返却する

補助者・担当者依頼者案件預り書類報酬・実費の請求

きっかけ：登記が完了し、権利証などをお返しする

1案件で「完了・書類を返却」を押す
2「報酬・実費の請求」に請求の記録が作られ、依頼者の記録が更新される
3預り書類で、返却したものに「お返しした」を押す（受け取りのサインを残す）
4帳票の「業務完了のご報告」を印刷して、書類と一緒にお渡しする

結果：完了と返却と請求の起票が、続けて 1 つの流れで終わる。

USE CASE 08

報酬と実費を請求して精算する

事務・経理所長報酬・実費の請求依頼者

きっかけ：業務が完了し、請求の記録ができた

1報酬・実費の請求を開き、件名・報酬（税抜）・登録免許税・印紙・実費を確認する
2お預かりした預り金を差し引いた「ご精算額（請求 − 預り金）」を確認する
3帳票の「御請求書（精算書）」を印刷し、請求日・お支払の期限を入れる
4支払期限の 3 日前に所長へ通知が届く
5期限を過ぎたら「督促する」を押す（所長へ通知）
6入金されたら入金日・入金額を入れて「入金・精算を記録」を押す

結果：預り金との差額まで含めて精算でき、依頼者ごとの累計のお支払も更新される。

USE CASE 09

事務所の採算と期限をダッシュボードで見る

所長案件預り書類報酬・実費の請求

きっかけ：月末に、事務所の状況を確認したい

1ダッシュボードで、案件の数・請求の見込み・精算額の合計を見る
2社内だけの項目である粗利の合計を確認する（外注費とあわせて社内だけに見えます）
3「返却が遅れている預り書類」の一覧を開き、担当者に返却を促す
4帳票の「案件の報酬と粗利（社内用）」を印刷して見直す

結果：預り書類の返し忘れと、採算の悪い案件が見つかる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2依頼者で見本を消し、実際のお客様を登録する（取り込みもできます）
3所長のグループに、所長と事務の人を入れる
4案件の「業務」「案件の種類」と、預り書類の保管の場所の選択肢を、事務所の実態に合わせる
5帳票の事務所名・差出人を、自分の事務所の名前に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

司法書士・行政書士の案件・預り台帳を、今日から使う

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1
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2
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3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。