HOW TO USE

造園の管理契約・日報台帳の使い方・活用シーン

造園・植木屋の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

造造園の管理契約・日報台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

代表

親方として判断する人

✓見積の承認
✓危険木や伐採の確認
✓督促中の請求の確認

現場の責任者

見積と現場を受け持つ人

✓現地を見て見積を作る
✓契約の更新の確認
✓樹木台帳の更新

職人

剪定・伐採・植栽をする人

✓作業日報の記入
✓薬剤の使用と残材の記録
✓次回への申し送り

事務の担当

請求と入金を受け持つ人

✓請求書の発行
✓入金の記録
✓督促

お客さま

庭の持ち主（システムは使わない）

✓見積に返事をする
✓訪問を受ける
✓請求を払う

造園・植木屋の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	代表	ダッシュボードで、期限を過ぎた請求と、更新・見積の確認を見る
朝礼	現場の責任者	訪問の予定と、前回の日報の申し送りを、職人に伝える
現場で	職人	樹木台帳で、そのお庭の木と前回の手入れを確認する
昼	現場の責任者	現地を見て、見積の明細を作る
夕方	職人	作業日報に、作業・残材・薬剤・安全の確認を記入する
夕方	事務の担当	入金を記録し、請求書を出す
月末	代表	契約の状態と請求・入金の状況のグラフで、1 か月を振り返る

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

お庭とお客さまを登録する

現場の責任者お客さま・お庭

きっかけ：新しいお客さまから、庭の手入れの相談があった

1お客さま・お庭で、お客さま名・区分・電話番号・お庭の所在地を入れる
2敷地の広さ (㎡)・庭の様式・高木 (3m 以上) の有無を入れる
3気をつけること、鍵・出入りの方法を、メモに書く
4電話番号が数字とハイフンの形でないと入力チェックで止まる

結果：お庭の条件が 1 か所にまとまり、職人が現場に行く前に確認できる。

USE CASE 02

現地を見て見積を作る

現場の責任者見積・追加工事お客さま・お庭

きっかけ：お客さまの庭で、松の剪定と生垣の刈り込みを頼まれた

1見積・追加工事で、お客さまを選び、件名・プラン・現地を見た日・有効期限を入れる
2明細を入れて、小計・お値引き・お見積（税抜・税込）を出す。お値引きが小計を超えると入力チェックで止まる
3原価（人件費・外注・処分費）を入れて、粗利と粗利率を確認する。この項目は社内のみ
4帳票「御見積書」を出して、お客さまへ渡す
5「提示する」を押す

結果：見積の進み具合と有効期限が、かんばんとカレンダーで見える。有効期限の 3 日前に担当へ通知される。

USE CASE 03

粗利の低い見積を代表が承認する

現場の責任者代表見積・追加工事

きっかけ：値引きを入れたら、粗利率が下がった

1見積の「承認をお願いする」を押す
2粗利率が 30％を下回る場合、代表へ通知が届く
3代表が、帳票「見積の原価内訳（社内用）」で、原価と粗利を確認する
4よければ「承認して提示」、直すなら「差し戻す」を押す

結果：粗利の低い見積を、出す前に代表が判断できる。

USE CASE 04

受注して定期管理契約を作る

現場の責任者見積・追加工事定期管理契約請求・入金

きっかけ：お客さまが、年 4 回の定期管理プランを頼むと返事をした

1見積で「受注にして契約を作る」を押す
2定期管理契約に、お客さま・プラン・年間の訪問回数・年額が引き継がれた記録が作られる
3契約の開始・終了・次の訪問日・担当を入れる。終了が開始より前だと入力チェックが止まる
4「契約する」を押し、進み具合を「契約中」にする。請求・入金に記録が作られる
5帳票「管理契約書（表紙）」を出す
6見送りの場合は、見積で「失注にする」を押す

結果：見積から契約、請求の準備まで、入力し直さずにつながる。

USE CASE 05

定期訪問の予定を管理する

現場の責任者職人定期管理契約

きっかけ：来週の作業の予定を決めたい

1定期管理契約の訪問の予定のカレンダーで、次の訪問日を確認する
2次の訪問の 3 日前に、担当へ通知が届く
3契約の期間のガントチャートで、契約の長さを見る
4プラン別の年額の集計で、プランごとの売上の傾向を見る

結果：訪問の漏れを防げ、契約の全体像が見える。

USE CASE 06

作業日報を書いて実績を反映する

職人作業日報定期管理契約お客さま・お庭樹木台帳

きっかけ：1 日の作業が終わった

1作業日報で、お客さま・管理契約・手入れした木を選ぶ
2作業日・天候・主な作業・作業の人・人数・作業の時間 (h) を入れる
3出た残材と残材の処分、使った薬剤、近隣へのお知らせ、安全の確認を記録する
4作業の写真と、次回への申し送りを書く
5登録すると、契約の実施回数・お客さまの最後の作業日・樹木の最後の手入れが更新される
6帳票「作業報告書」を出して、お客さまに渡す

結果：日報を 1 回入れるだけで、契約・お客さま・樹木の 3 か所に反映される。

USE CASE 07

伐採・抜根の作業を代表が確認する

職人代表作業日報

きっかけ：お客さまの庭で、枯れた高木の伐採を行った

1作業日報に、伐採・抜根の作業を記録する
2安全の確認の項目を入れる
3代表へ「安全の確認を見てください」の通知が届く
4代表が日報の内容を確認する
5産廃に出した日報は、一覧のビューで確認できる

結果：危険を伴う作業の安全の確認が、代表に伝わる。

USE CASE 08

庭の木を台帳に残し、危険木を見つける

現場の責任者代表樹木台帳お客さま・お庭

きっかけ：庭の点検で、根元が腐っている高木が見つかった

1樹木台帳で、お客さま・樹種・場所・本数・樹高・幹回りを入れる
2状態を危険に設定して登録する
3代表へ「倒れそうな木が台帳に入りました」の通知が届く
4次の手入れの時期を入れる。最後の手入れより前だと入力チェックで止まる
5写真と手入れの内容を残す

結果：危険な木を、代表がすぐ把握できる。要注意・危険な木は一覧でも見られる。

USE CASE 09

病害虫の木を手入れする

現場の責任者職人樹木台帳作業日報

きっかけ：サツキに、病害虫の被害が見つかった

1樹木台帳で、状態を病害虫・弱りに変える
2担当へ「薬剤・施肥を検討してください」の通知が届く
3手入れの時期のカレンダーで、次の手入れの 14 日前の通知も確認する
4作業日報に、使った薬剤を記録する
5帳票「薬剤の使用記録」を出して、記録を保管する

結果：木の状態と、薬剤の使用の履歴がつながって残る。

USE CASE 10

請求して入金を管理する

事務の担当代表請求・入金お客さま・お庭

きっかけ：定期管理の請求の時期が来た

1請求・入金で、お客さま・管理契約・請求の種類・件名・請求額（税抜）を入れる
2消費税とご請求額が出る。お支払の期限が請求日より前だと入力チェックが止まる
3帳票「御請求書」を出して渡す。期限の 3 日前に代表へ通知が届く
4期限を過ぎたら「督促する」を押す。代表へ通知が届く
5入金があったら、入金日・入金額・入金の方法を入れて「入金を記録」を押す
6お客さま・お庭の累計のお支払が更新される

結果：請求と入金の状況がかんばんで見え、期限を過ぎた請求はダッシュボードの一覧に出る。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の見積から契約・日報・請求までの動きを見る
2お客さま・お庭で、見本を消して自社のお客さまを登録する
3代表・責任者・職人・事務のグループを作り、人を入れる
4見積のプランと、年間の訪問回数を、自社のメニューに合わせる
5帳票（御見積書・管理契約書・御請求書）の会社名・差出人を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

造園の管理契約・日報台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「造園の管理契約・日報台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。