USE CASE 01
入館証を台帳に登録する
総務の責任者入館証台帳
きっかけ：来訪者用の入館証を 20 枚用意した
- 1入館証台帳で「新規」を開き、入館証の番号を V-01 の形で入れる
- 2種類と、入れる範囲を入れる
- 3貸出の状態が貸出可になっているか確認する
- 4「貸出中・紛失」の一覧を、あとで確認できるようにする
結果：入館証が 1 枚ずつ台帳に並び、貸出の状況が分かる。
HOW TO USE
来訪者の受付・入退館記録の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
受付・総務
来訪者を受け入れ、入退館を記録する人
- ✓来訪予約の確認
- ✓入館の記録と入館証の貸出
- ✓退館の記録
面会する社員
来訪者を迎える人
- ✓来訪予約の登録
- ✓来訪の通知の確認
- ✓協力会社の受け入れ
総務の責任者
入館証と協力会社の許可を管理する人
- ✓入館証台帳の管理
- ✓入館許可の更新・終了
- ✓紛失の確認
来訪者
お客様・協力会社（システムは使わない）
- ✓受付での署名
- ✓入館証の返却
- ✓来訪のご案内の受け取り
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 受付・総務 | 来訪予約のカレンダーで、今日の来訪の予定を確認する |
| 予約が入ったとき | 面会する社員 | 来訪予約を登録し、必要ならご案内を印刷する |
| 来訪者が着いたとき | 受付・総務 | 「受付する（入館を記録）」を押し、署名をもらう |
| 来訪者が着いた通知のあと | 面会する社員 | 受付へ迎えに行き、打ち合わせを始める |
| 帰るとき | 受付・総務 | 入館証を受け取り、「退館を記録する」を押す |
| 閉館のとき | 受付・総務 | 退館の記録がない来訪者の一覧を確認する |
| 月末 | 総務の責任者 | 入館許可の期限が近い協力会社を確認し、更新や終了を決める |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
来訪の予約を登録する
面会する社員来訪予約
きっかけ：来週、お客様が打ち合わせに来ることになった
- 1来訪予約で、来訪者のお名前・会社名・人数・目的を入れる
- 2来訪の予定と、滞在の見込み（分）を入れる
- 3面会する社員・面会の部署・駐車場・車のナンバーを入れる
- 4PC・撮影機器の持ち込みがあれば、持ち込みの欄に入れる
- 5登録すると、面会する社員へ「来訪の予約が入りました。」の通知が届く
結果：来訪の予定が、受付と社員で共有される。
USE CASE 03
来訪のご案内を作って事前に渡す
面会する社員来訪予約
きっかけ：お客様に、場所と受付の手順を事前に知らせたい
- 1来訪予約を開き、日時・面会先・駐車場・持ち込みの内容を確認する
- 2帳票の「来訪のご案内（お客様向け）」を印刷する
- 3お客様へ渡す
- 4来訪の前日に、面会する社員へ通知が届く
結果：お客様が迷わず受付に着け、当日の確認が早くなる。
USE CASE 04
予約のある来訪者を受付する
受付・総務来訪者来訪予約入退館の記録入館証台帳
きっかけ：予約したお客様が、受付に来た
- 1来訪予約の「来訪の予定」のカレンダーから、予約を開く
- 2「受付する（入館を記録）」を押す（入退館の記録が作られる）
- 3入館時刻・入館証・入れる範囲・持ち込みを確認する
- 4入館の誓約（守秘・撮影禁止）に同意してもらい、来訪者の署名をもらう
- 5登録すると、入館証が貸出中になり、面会する社員へ通知が届く
結果：予約から入館までが、転記なしの 1 操作で進む。
USE CASE 05
予約のない来訪者を受付する
受付・総務入退館の記録入館証台帳
きっかけ：予約のない業者が、突然訪ねてきた
- 1入退館の記録で「新規」を開き、来訪者のお名前・会社名・人数・目的を入れる
- 2面会した社員と、面会の部署を入れる
- 3入館証台帳の貸出可の入館証を選ぶ
- 4誓約と署名をもらい、登録する
- 5人数が 1 人以上になっているか、入力チェックで確認される
結果：予約がなくても、入館と入館証の貸出が同じ画面で記録できる。
USE CASE 06
来訪者の退館を記録する
受付・総務来訪者入退館の記録入館証台帳
きっかけ：来訪者が帰る前に、入館証を返却しにきた
- 1「入館中（退館の記録なし）」の一覧から、来訪者を探す
- 2「退館を記録する」を押し、退館時刻を入れる
- 3滞在（分）が計算される
- 4入館証台帳で、入館証が貸出可に戻る
結果：退館の記録と入館証の返却が、同時にそろう。
USE CASE 07
退館の記録がない人と入館証を確認する
受付・総務総務の責任者入退館の記録入館証台帳
きっかけ：閉館の時間になった
- 1ダッシュボードの「退館の記録がない来訪者」の一覧を開く
- 2本当に帰った人は退館を記録する
- 3「紛失・貸出中の入館証」の数と、入館証台帳の「貸出中・紛失」を確認する
- 4戻らない入館証は、貸出の状態を紛失にして記録する
結果：館内に残っている人と、戻っていない入館証が分かる。
USE CASE 08
協力会社の入館許可を管理する
面会する社員総務の責任者常時入館者の名簿
きっかけ：新しい清掃業者が、毎日出入りすることになった
- 1常時入館者の名簿で、お名前・会社名・出入りの理由・連絡先を入れる
- 2受け入れ担当・誓約書の提出日・入館許可の開始日と期限を入れる
- 3入れる範囲を決め、身元の確認を記録する
- 4入館許可の期限の 30 日前に、受け入れ担当へ通知が届く
- 5更新するときは「1 年更新する」、取引が終わったら「許可を終了する」を押す
結果：協力会社の許可と誓約書の期限が、1 人ずつ追える。
USE CASE 09
来訪の傾向を確認する
総務の責任者入退館の記録来訪予約
きっかけ：月末に、来訪の状況と受付の負荷を確認する
- 1ダッシュボードで、来訪の件数・来訪予定・入館中の来訪者を見る
- 2「目的ごとの来訪」と「面会先の部署」のグラフを見る
- 3入退館の記録の「部署と目的」のピボットで、部署ごとの傾向を見る
- 4「入退館の台帳（社内用）」と「来訪予定の一覧（社内用）」を印刷する
- 5「入館許可の期限が近い協力会社」の一覧で、更新の予定を確認する
結果：来訪の傾向がわかり、受付の体制や記録の保管に使える。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本の動き（予約から受付、退館まで）を見る
- 2入館証台帳に、来訪者用の入館証を登録する
- 3常時入館者の名簿に、出入りの多い協力会社を登録する
- 4受付・総務のグループに、メンバーを入れる
- 5見本を消して、最初の来訪予約を登録する
HOW TO START
来訪者の受付・入退館記録を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「来訪者の受付・入退館記録」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。