USE CASE 01
取引先の請求条件を登録する
営業事務・請求の担当者取引先台帳
きっかけ：新しい取引先との取引が始まる
- 1取引先台帳で取引先名・取引先コード（C0001 の形）を入れる
- 2適格請求書の登録番号（T と数字 13 桁）、担当者、請求書の送付先メール、住所を入れる
- 3締め日・支払の月・支払日・送付の方法を決めて入れる
- 4与信の限度額を入れて登録する
結果：請求条件が 1 か所にまとまり、請求書を作るときに毎回聞き直さずに済む。
HOW TO USE
請求書の発行管理の使い方・活用シーン
経理・購買の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
営業事務・請求の担当者
請求書を起票する人
- ✓請求書の作成と明細の入力
- ✓確認の依頼
- ✓値引・訂正伝票の起票
経理課長
確認と承認をする人
- ✓請求書の内容確認と「承認して発行」
- ✓取り消しの理由確認
- ✓値引・訂正の承認
経理担当
送付と入金を管理する人
- ✓発行済みの請求書の送付
- ✓送付記録の確認と返送・不達の対応
- ✓入金の確認と期日を過ぎた請求の確認
取引先
請求を受ける相手（システムは使わない）
- ✓請求書を受け取る
- ✓入金期日までに支払う
- ✓値引・訂正のお知らせを受け取る
経理・購買の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 月初 | 経理課長 | ダッシュボードで請求中の残高を見て、先月の状況を確認する |
| 月末の締め | 営業事務・請求の担当者 | 請求書を起票し、明細を入れて「確認を依頼」を押す |
| 確認の依頼が来たとき | 経理課長 | 内容を見て、問題なければ「承認して発行」を押す |
| 発行の通知が来たとき | 経理担当 | 請求書と送付状を出力して取引先へ送り、「送付した」を押す |
| 入金期日の 3 日前 | 経理担当 | 通知を受けて、入金待ちの請求を確認する |
| 入金があったとき | 経理担当 | 入金日を入れて「入金を確認」を押す |
| 値引の申し出があったとき | 営業事務・請求の担当者 | 値引・訂正伝票を起票し、承認後にお知らせを取引先へ渡す |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
10つの、使い方の手順
USE CASE 02
請求書を作って確認を依頼する
営業事務・請求の担当者経理課長請求書取引先台帳
きっかけ：月末の締めで、取引先への請求が確定した
- 1請求書で取引先台帳から取引先を選び、件名・発行日・請求期間の開始と終了を入れる
- 2入金期日（発行日以降）と先方の注文番号を入れ、明細を入れる
- 3小計・消費税・請求額（税込）を確認する
- 4請求書に載せない回収の見込みは、社内メモに書く
- 5「確認を依頼」を押す
結果：請求書が「確認」に進み、日付の入力ミスは入力チェックの時点で止まる。
USE CASE 03
請求書を承認して発行する
経理課長経理担当請求書取引先台帳
きっかけ：確認を依頼された請求書が届いた
- 1請求の進み具合のカンバンで「確認」の請求書を開く
- 2内容に問題があれば「差し戻す」を押して作成中に戻す
- 3問題がなければ「承認して発行」を押す
- 4取引先台帳の請求中の残高・累計の請求額・最終の請求日が更新される
- 5経理へ「請求書が発行されました。送付してください。」の通知が届く
- 6帳票の「請求書」を出力する
結果：確認した人の記録が残り、取引先の残高が発行と同時に動く。
USE CASE 04
請求書を送付して記録を残す
経理担当取引先請求書送付記録
きっかけ：発行済み（未送付）の請求書の通知を受け取った
- 1請求書の帳票と「請求書の送付状」を出力する
- 2取引先の送付方法に合わせて請求書を送る
- 3請求書で「送付した」を押す
- 4送付記録に請求書・取引先・送付日・方法が自動で作られる
- 5送付記録で結果と送付した人を確認する
- 6送付の 7 日後に届く到着確認の通知で、取引先へ届いたかを確かめる
結果：いつ・どの方法で送ったかが残り、届いたかの確認を忘れない。
USE CASE 05
返送・不達の請求書に対応する
経理担当送付記録取引先台帳
きっかけ：請求書が返送された、または不達の連絡があった
- 1送付記録を開き、「結果」を返送または不達に変える
- 2経理へ「請求書が返送または不達です。送付先を確認してください。」の通知が届く
- 3ビューの「返送・不達」で該当の送付を一覧にする
- 4取引先台帳で送付先のメールや住所を直す
- 5改めて送付し、送付記録にメモを残す
結果：不達のまま気づかずに入金が遅れる、という事態を防げる。
USE CASE 06
入金を確認して消し込む
経理担当営業事務・請求の担当者請求書取引先台帳
きっかけ：取引先から入金があった
- 1請求書の「入金期日」のカレンダーまたは一覧から対象の請求書を開く
- 2入金日を入れる（発行日より前だと入力チェックが止める）
- 3「入金を確認」を押す
- 4取引先台帳の請求中の残高が更新される
- 5請求書を起票した人へ「請求書の入金を確認しました。」の通知が届く
結果：請求の状態と取引先の残高が、入金の確認と同時に揃う。
USE CASE 07
入金が遅れている請求を追う
経理担当経理課長請求書
きっかけ：入金期日の 3 日前、または期日を過ぎた
- 1入金期日の 3 日前に、経理へ通知が届く
- 2ダッシュボードの「入金期日を過ぎた請求」の一覧を開く
- 3ビューの「期日を過ぎた請求」で取引先ごとの状況を見る
- 4社内メモ（回収の見込み）に、連絡した内容を書く
- 5帳票の「請求の回収状況（社内用）」を出力して、課長に共有する
結果：回収の遅れが早めに見え、社内メモが担当の引き継ぎにも役立つ。
USE CASE 08
値引・返品の訂正伝票を起こす
営業事務・請求の担当者経理課長取引先値引・訂正伝票請求書取引先台帳
きっかけ：取引先から値引や返品の申し出があった
- 1値引・訂正伝票で取引先と元の請求書を選ぶ
- 2伝票日・理由・訂正の金額（税込）・内容と経緯を入れる
- 3承認する人が内容を見て「承認する」を押す（または「却下する」）
- 4承認すると取引先台帳の残高が減る
- 5帳票の「値引・訂正のお知らせ」を出力して取引先へ渡す
- 6伝票日の 3 日後になっても承認されていなければ、承認を催促する通知が届く
結果：訂正が元の請求書と結びついて残り、残高が合わなくなるのを防げる。
USE CASE 09
誤って発行した請求書を取り消す
経理課長営業事務・請求の担当者請求書取引先台帳
きっかけ：金額や宛先の誤りに、発行後に気づいた
- 1請求書を開き、発行済み（未送付）または送付済みの状態であることを確認する
- 2「取り消す」を押す
- 3取引先台帳の残高が更新される
- 4経理課長へ「請求書が取り消されました。理由を確認してください。」の通知が届く
- 5備考や社内メモに理由を残し、必要なら新しい請求書を起票する
結果：取り消した理由を課長が確認でき、残高も元に戻る。
USE CASE 10
月次で請求の状況と残高を確認する
経理課長請求書取引先台帳値引・訂正伝票
きっかけ：月初に、先月の請求の状況をまとめる
- 1ダッシュボードで請求書の件数・請求額の合計・請求中の残高・値引・訂正の合計を見る
- 2取引先台帳のビュー「請求が残っている先」で、残高のある取引先を確認する
- 3ビュー「取引先×状態」で、取引先ごとの状態の内訳を見る
- 4「締め日×支払」の表で、取引先の締め日と支払日の分布を確認する
結果：取引先ごとの請求残と、請求の進み具合が 1 画面で確認できる。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
- 2取引先台帳に、自社の取引先と請求条件を登録する（取り込みもできます）
- 3請求書を確認する人（経理課長）と、送付する人（経理）を担当者に設定する
- 4請求書の帳票の差出人・振込先を、自社の内容に直す
- 5見本を削除し、実際の請求書を 1 通起票して、発行から送付まで流す
HOW TO START
請求書の発行管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「請求書の発行管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（4個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
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