USE CASE 01
社員の連絡先と防災上の役割を登録する
総務担当連絡先台帳
きっかけ：新しい社員が入社した、または年に一度の連絡先の見直し
- 1連絡先台帳で、お名前・社員番号・部署を入れる
- 2防災上の役割（自衛消防隊の役割など）と在籍の状況を入れる
- 3携帯電話をハイフン付きで入れ、緊急連絡先の氏名・続柄・電話を入れる
- 4通勤の手段・通勤時間と、発災時の参集を入れる
- 5配慮が必要なことがあれば書く
結果：いざというときの連絡先と、役割の割り当てがそろう。
HOW TO USE
緊急連絡網・防災の管理の使い方・活用シーン
総務・管理の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。
使う人と、それぞれの役目
総務担当
防災全体を管理する人
- ✓連絡先の確認と更新
- ✓点検の確認と設備台帳への反映
- ✓訓練の計画と報告
設備の管理担当
場所ごとの設備を見る人
- ✓設備の点検の実施
- ✓使用期限の確認
- ✓是正事項の対応
防災管理者
防災の責任者
- ✓使用不可の設備の確認
- ✓訓練報告の承認
- ✓高優先の是正事項の確認
社員
システムは使わない人
- ✓連絡先の確認への回答
- ✓訓練への参加
- ✓避難の実行
総務・管理の1日の流れ
| 場面 | 誰が | すること |
|---|---|---|
| 朝 | 総務担当 | ダッシュボードで、期限切れの是正事項と、確認待ちの点検記録を確認する |
| 午前 | 設備の管理担当 | 通知を受けて、今月点検する消火器の場所を確認する |
| 点検の後 | 設備の管理担当 | 点検記録を入れて「確認を依頼」を押す |
| 午後 | 総務担当 | 点検記録を確認して、設備台帳に反映する |
| 使用不可を見つけたとき | 防災管理者 | 通知を受けて、是正事項を確認し、対応の担当を決める |
| 訓練の当日 | 社員 | 指示に従って避難し、参加の記録を残す |
| 訓練の後 | 防災管理者 | 実績を確認して、「報告を承認」を押す |
アプリと人の、つながり図
誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。
9つの、使い方の手順
USE CASE 02
連絡先が古くなっていないか確認する
総務担当社員連絡先台帳
きっかけ：連絡先の確認予定日の 2 週間前に、総務へ通知が届いた
- 1通知から連絡先台帳を開き、確認予定のカレンダーで対象者を見る
- 2本人に、番号が変わっていないか確認する
- 3変わっていれば更新し、最終確認日と次回確認予定日を入れる
- 4「休職・参集要確認」のビューで、休職中・参集が難しい人を見直す
結果：連絡網が、いつ確認したものかが分かる状態で保たれる。
USE CASE 03
防災設備と備蓄品を台帳に登録する
総務担当設備の管理担当防災設備・備蓄台帳
きっかけ：消火器や AED を設置した、または備蓄品を購入した
- 1防災設備・備蓄台帳で、設備・品名・種別・設置場所・数量を入れる
- 2メーカー・型式・設置・購入日と、使用期限・交換期限を入れる
- 3法定の点検かどうか、点検の周期（月）、点検の業者、管理担当を入れる
- 4使用期限は設置日より後にする（入力チェック）
- 5次回点検日を入れる
結果：設備と備蓄の全体が、場所と期限つきで一覧になる。
USE CASE 04
期限の前に気づく
設備の管理担当総務担当防災設備・備蓄台帳
きっかけ：次回点検日の 2 週間前、または使用期限の 60 日前になった
- 1次回点検日の 2 週間前に、管理担当へ通知が届く
- 2使用期限の 60 日前に、総務へ通知が届く
- 3点検の予定のカレンダーで、今月の点検を確認する
- 4期限が近い備蓄品は、入れ替えの手配をする
結果：期限切れの消火器・備蓄品が残らない。
USE CASE 05
設備を点検して、台帳に反映する
設備の管理担当総務担当点検記録防災設備・備蓄台帳
きっかけ：業者または担当者が、設備の点検をした
- 1点検記録で、点検日・点検者・点検の区分・設備を選ぶ
- 2点検の項目・結果・費用・指摘事項を入れる
- 3「確認を依頼」を押す
- 4総務が内容を確認して「確認して設備台帳に反映」を押す
- 5設備台帳の最終点検日と状態が更新される
- 6帳票の設備点検結果報告書を印刷する
結果：点検の結果が、設備ごとの台帳の最新の状態になる。
USE CASE 06
使用不可の設備を見つけて、是正につなげる
設備の管理担当防災管理者総務担当点検記録是正・改善事項防災設備・備蓄台帳
きっかけ：点検で、消火器の圧力不足や誘導灯の不点灯が見つかった
- 1点検記録の結果を使用不可にする
- 2防災管理者へ、使用不可の設備があると通知が届く
- 3指摘事項を書いて確認が済むと、是正・改善事項に記録が自動で作られる
- 4設備台帳の「要是正・停止の設備」のビューで、状況を見る
- 5是正事項で「担当を決めて着手」を押す
結果：指摘が放置されず、担当と期限が決まる。
USE CASE 07
避難訓練を計画して、実施する
総務担当防災管理者社員訓練・確認記録
きっかけ：年 2 回の避難訓練の時期になった
- 1訓練・確認記録で、訓練の種類・実施日・想定・場所・実施責任者を入れる
- 2対象人数を入れる
- 3当日が終わったら、参加人数・避難完了までの分・消防署への届出・気づき・所見を入れる
- 4参加人数が対象人数を超えるとエラーになる（入力チェック）
- 5「実施した」を押し、防災管理者が「報告を承認」を押す
- 6帳票の訓練実施報告書を印刷する
結果：参加率と避難にかかった時間が、数字で残る。
USE CASE 08
訓練の改善事項を是正につなげる
総務担当設備の管理担当訓練・確認記録是正・改善事項
きっかけ：訓練の報告が承認され、改善事項が書かれていた
- 1報告が承認されると、改善事項があれば是正・改善事項に自動で起票される
- 2是正事項で優先度・担当・期限を入れて「担当を決めて着手」を押す
- 3対応したら「対応した」を押す
- 4確認して「完了にする」、足りなければ「やり直し」を押す
- 5次回予定日の 30 日前に、総務へ通知が届く
結果：訓練の気づきが、次の訓練までに直ったかを確認できる。
USE CASE 09
全体の状況を確認して、遅れを取り戻す
総務担当防災管理者是正・改善事項防災設備・備蓄台帳点検記録
きっかけ：月例の会議の前
- 1ダッシュボードで、要是正・停止の設備と高優先の是正事項の数を見る
- 2「期限切れの是正事項」の一覧を開く
- 3「点検記録の確認待ち」の一覧から、確認が止まっているものを進める
- 4是正事項の優先度が高いのビューで、対応の担当を確認する
- 5設備の種別と、訓練の種類のグラフを見る
結果：遅れている点検・是正が、会議の場で見える。
入れたあと、まずやること
- 1アプリをインストールして、見本のデータで点検から是正事項までの動きを見る
- 2連絡先台帳に、自社の社員を登録する（取り込みもできます）
- 3防災設備・備蓄台帳に、消火器・誘導灯・AED・備蓄品を登録する
- 4総務と防災管理者のグループに、メンバーを入れる
- 5見本を消して、次の訓練の予定を訓練・確認記録に入れる
- 6帳票の名称・会社名を、自社のものに直す
HOW TO START
緊急連絡網・防災の管理を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「緊急連絡網・防災の管理」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（5個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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緊急連絡網・防災の管理
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。