HOW TO USE

清掃会社の現場・作業台帳の使い方・活用シーン

清掃業・ハウスクリーニングの現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

清清掃会社の現場・作業台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

管理者

現場の契約と採算を見る人

✓現場台帳に契約条件を入れる
✓現場の採算（社内用）を確認する
✓請求の進み具合とダッシュボードを確認する

班長

現場で作業を取りまとめる人

✓シフトに作業の内容・使った資材・仕上がりの点検を入れる
✓作業が終わったら「作業が終わった」を押す
✓やり直しの指示に対応する

作業員

現場で清掃をする人

✓シフトで予定の現場と時間を確認する
✓現場の作業の要点・注意事項を確認する
✓班長の指示で作業する

事務担当

請求と資材の発注を担当する人

✓請求の控えをもとに請求書を出す
✓入金を確認する
✓資材の発注点を確認し発注する

お客様（発注元）

現場の持ち主・管理会社（システムは使わない）

✓作業の仕上がりを確認する
✓お客様の確認の記録に残る
✓請求書にもとづき支払う

清掃業・ハウスクリーニングの1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	管理者	ダッシュボードで、確認待ちの作業と不足している資材を確認する
朝	作業員	シフトで、今日の現場と入館・鍵の方法を確認する
日中	班長	現場で作業を終え、使った資材と仕上がりの写真を入れて「作業が終わった」を押す
夕方	管理者	作業完了の内容を見て、「確認した」またはやり直しを指示する
夕方	事務担当	在庫が発注点を下回った資材を発注する
月末	事務担当	請求の控えから請求書を出して、「請求した」を押す
月末	管理者	現場の採算（社内用）の帳票で、1 回あたりの利益を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい現場を契約条件つきで登録する

管理者現場台帳

きっかけ：管理会社から、オフィスビルの定期清掃を受注した

1現場台帳で、現場名・お客様（発注元）・現場の種類・所在地・作業面積（㎡）を入れる
2頻度・1 回あたりの金額・契約満了日を入れる
3入館・鍵の方法・ごみの出し方・作業の要点・注意（備品・ペット・禁止事項）を入れる
41 回あたりの人件費・原価（社内のみ）を入れ、1 回あたりの利益（社内のみ）を確認する
5契約満了日が 1 年以上前だと、入力チェックが出る

結果：現場の条件が 1 か所にまとまり、初めて入る班も同じ情報で作業できる。

USE CASE 02

作業員の資格と健康診断を管理する

管理者作業員台帳

きっかけ：新しい作業員が入社した

1作業員台帳で、お名前・勤務区分・役割・電話番号を入れる
2時給・日当、働ける曜日・時間を入れる
3資格・できる作業（床のワックスなど）を入れる
4健康診断の日を入れる
5健康診断から 11 か月後の目安に、通知が届く

結果：誰がどの作業をできるかが分かり、健康診断の時期も見落とさない。

USE CASE 03

資材の在庫と発注点を管理する

事務担当資材・洗剤の在庫

きっかけ：現場から、床用のワックスが残り少ないと連絡があった

1資材・洗剤の在庫で、品名・分類・保管場所・仕入れ単価・仕入先を入れる
2現在の在庫・発注点を入れ、不足している数を確認する
3現在の在庫が変わって発注点を下回ると、通知が届く
4「発注点を下回る品」の一覧で、まとめて発注する
5取り扱いの注意・使用期限を入れる。使用期限の 30 日前に通知が届く

結果：足りなくなる前に発注でき、期限切れの洗剤も早めに気づく。

USE CASE 04

日々の作業シフトを組む

管理者班長作業員作業シフト現場台帳作業員台帳

きっかけ：来週の作業の予定を組む

1作業シフトで、現場・作業日・開始・終了・班長・人数を入れる
2作業の内容を入れる。終了が開始より前だと、入力チェックが出る
3シフトカレンダーで、現場や班長の重なりを確認する
4作業日の前日に、担当へ通知が届く
5作業員は、現場台帳の入館方法・作業の要点を確認する

結果：いつ・どこへ・誰が行くかが共有され、前日の通知で抜けを防げる。

USE CASE 05

作業を終えて、資材を引く

班長作業シフト資材・洗剤の在庫

きっかけ：現場の作業が終わった

1作業シフトで、実績の時間（分）と使った資材・使った数を入れる
2仕上がりの点検を入れ、仕上がりの写真を添付する
3お客様の確認と、指摘・引き継ぎを入れる
4「作業が終わった」を押す
5自動で、使った資材の在庫が引かれる
6帳票の「作業完了報告書」を出して、お客様に渡す

結果：作業の報告と資材の使用が 1 回の入力で済み、在庫がいつも最新になる。

USE CASE 06

作業後の確認と請求の控えの起票

管理者事務担当作業シフト請求の控え現場台帳

きっかけ：班長が作業を終えて、確認待ちになった

1管理者がシフトの内容・写真・点検を見る
2問題がなければ「確認した」を押す
3自動で、現場台帳の最終作業日・作業回数・請求の累計が更新される
4自動で、請求の控えに記録が作られ、進み具合は「未請求」になる
5帳票の「作業の確認記録（社内用）」を出す

結果：確認が済んだ作業だけが請求の対象になり、請求漏れを防げる。

USE CASE 07

仕上がりが不十分でやり直しを指示する

管理者班長作業シフト

きっかけ：お客様から、トイレの鏡に汚れが残っていると連絡が入った

1作業シフトで、該当の作業を開く
2「やり直しを指示」を押し、指摘・引き継ぎに内容を書く
3班長へ、やり直しの指示が出ている通知が届く
4班長が作業をやり直し、「作業が終わった」を押す
5管理者が再び「確認した」を押す

結果：やり直しの理由と対応が履歴に残り、同じ指摘の再発を防げる。

USE CASE 08

請求の控えから請求書を出して入金を確認する

事務担当お客様（発注元）請求の控え

きっかけ：月末になり、今月分の請求をまとめる

1請求の控えで、「未請求」の記録を月の単位で確認する
2税抜の金額・消費税・請求額（税込）を確認する
3帳票の「請求書」を出して送り、「請求した」を押す
4請求日・入金予定日を入れる（入金予定日が請求日より前だと入力チェックが出る）
5入金予定日の前日に、担当へ通知が届く
6入金があったら「入金を確認」を押す

結果：作業ごとの請求額から月次の請求書を作れ、入金の遅れも「未入金」の一覧で分かる。

USE CASE 09

契約満了が近い現場の更新を相談する

管理者現場台帳

きっかけ：契約満了の 45 日前になった

1担当へ、契約満了の 45 日前に通知が届く
2現場台帳で、作業回数・請求の累計・最終作業日を確認する
3帳票の「現場の採算（社内用）」で、1 回あたりの利益を確認する
4利益が薄い現場は、金額や頻度の見直しをお客様に相談する
5更新が決まったら、契約満了日を更新する

結果：採算を見たうえで、更新や金額の見直しを余裕をもって相談できる。

USE CASE 10

ダッシュボードで現場と請求の状況を見る

管理者事務担当作業シフト請求の控え資材・洗剤の在庫現場台帳

きっかけ：朝礼の前に、今日の確認事項を見たい

1ダッシュボードで現場の数・未請求の作業・請求額の合計・不足している資材を見る
2「確認待ちの作業」の一覧から、確認する作業を開く
3「入金の遅れ」の一覧で、督促が要る請求を確認する
4「現場の種類」「作業の内容」のグラフで、仕事の内訳を見る
5「請求の進み具合」のグラフで、未請求と入金済みの割合を見る

結果：確認待ち・未請求・資材の不足を、朝のうちに担当へ割り振れる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで現場から請求までの動きを見る
2現場台帳と作業員台帳で、見本を消して自社の現場と作業員を登録する
3資材・洗剤の在庫で、品名と発注点を登録する
4管理者・班長・事務のグループを作り、採算の項目の見える範囲を決める
5帳票（作業完了報告書・請求書）の会社名や口座を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

清掃会社の現場・作業台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「清掃会社の現場・作業台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。