調達プロセス

参考情報収集さんこうじょうほうしゅうしゅう

RFI情報提供依頼ベンダー選定要件定義市場調査調達

参考情報収集について教えて

簡単に言うとこんな感じ！

システムを発注する前に「どんな製品があるの？」「だいたいいくらかかるの？」ってベンダー（ITの売り手）に聞いて回るプロセスだよ！正式名称はRFI（アールエフアイ）とも呼ばれてて、「まず世の中を知ろう」という情報集めのフェーズなんだ。

参考情報収集とは

参考情報収集とは、システムや製品・サービスを調達（購入・導入）する前段階として、発注側の企業が複数のベンダーに対して市場動向・製品概要・概算費用などの情報を求める活動です。英語では RFI（Request For Information／情報提供依頼） と呼ばれ、調達プロセスの最上流に位置します。

要件定義が固まる前、つまり「何が必要かをまだ整理している段階」で行うのが一般的です。この段階では特定のベンダーに発注するわけではなく、「世の中にどんな選択肢があるのか」「自社の課題を解決できる製品はあるのか」を広く調べることが目的です。参考情報収集を丁寧に行うことで、その後のRFP（提案依頼書）の精度が上がり、ベンダー選定のミスを防げます。

ビジネス現場では、情シス（情報システム部門）が不在または少人数の会社でも、基幹システムの更新や新規サービス導入の際に必ず通るプロセスです。「なんとなく有名なベンダーだから」で決めてしまう前に、この参考情報収集をしっかり行うかどうかが、プロジェクト成否を大きく左右します。

調達プロセスにおける参考情報収集の位置づけ

調達プロセス全体の中で、参考情報収集はどこにあるのかを整理しましょう。

フェーズ	活動名	主な成果物	目的
① 課題整理	業務要件の洗い出し	課題一覧・現状分析	何が問題かを明確にする
② 市場調査	参考情報収集（RFI）	情報提供回答書	何が世の中にあるかを知る
③ 要件定義	RFP作成	提案依頼書（RFP）	何を作るか・買うかを決める
④ 選定	ベンダー評価・選定	評価スコア・選定報告書	どこに頼むかを決める
⑤ 契約	契約締結	契約書・SLA	条件を確定する

参考情報収集は②の段階で行われます。この段階ではまだ「何を買うか」が決まっておらず、情報を収集しながら要件を育てていくイメージです。

覚え方：「RFI → RFP → RFQ」の順番

調達の3兄弟として覚えましょう：

RFI（情報提供依頼）：「何がある？」を聞く
RFP（提案依頼）：「どう解決する？」を聞く
RFQ（見積依頼）：「いくら？」を聞く

語呂合わせ：「イン・プロ・キュー（情報→提案→見積）」の順で調達は進む！

RFIで収集する主な情報項目

カテゴリ	収集する情報の例
製品・サービス概要	機能一覧、技術スタック、対応OS・ブラウザ
導入実績	業界・規模別の事例、参照先企業
費用感	初期費用・ランニング費用の概算
実装・移行	導入期間の目安、データ移行の対応可否
サポート体制	対応時間帯、サポートチャネル
将来性	ロードマップ、法改正対応の方針

歴史と背景

1990年代以前：システム調達は大手ベンダーへの「おまかせ」が主流。市場調査の概念は薄かった
2000年代：IT投資が増加するにつれ、発注側が主体的に要件を定義する必要性が高まる。RFI・RFPの概念が国内でも普及し始める
2003年：総務省・経産省などの行政機関がシステム調達のガイドラインを整備し、RFI実施を標準プロセスとして位置づける
2010年代：クラウドサービスの急増により、比較検討すべき選択肢が激増。参考情報収集の重要性がさらに高まる
2015年以降：IPA（情報処理推進機構）が「情報システム調達のためのガイドブック」を公開し、RFIを含む調達プロセスの標準化を推進
現在：DX推進の文脈でシステム刷新が増加し、内製化・SaaS活用・スクラッチ開発の比較判断にRFIが活用される機会が増えている

RFIとRFPの違いを理解する

参考情報収集（RFI）とその次のステップであるRFP（提案依頼）は混同されがちです。両者の違いを明確にしましょう。

RFIを省略するリスクとして、以下のような問題が実務でよく発生します：

要件が曖昧なまま提案依頼を出し、ベンダーから的外れな提案が届く
「世の中にはもっと安い・便利な選択肢があった」と後から気づく
特定ベンダーの営業トークに引きずられた要件定義になってしまう

RFIの進め方：実務ステップ

【STEP 1】目的の明確化
  └─ 何を知りたいか（製品比較？技術動向？費用感？）を社内で合意

【STEP 2】RFI文書の作成
  └─ 自社の概要・課題・聞きたい項目をA4で3〜5ページ程度にまとめる

【STEP 3】対象ベンダーの選定
  └─ 5〜10社程度に絞る（業界誌・展示会・紹介などから候補を上げる）

【STEP 4】RFIの送付・説明会の開催
  └─ 必要に応じてベンダー説明会（情報交換会）を設ける

【STEP 5】回答の収集・整理
  └─ 回答期限を設け（2〜3週間が目安）、フォーマットを統一しておくと比較しやすい

【STEP 6】分析・要件定義へのインプット
  └─ 収集情報をまとめ、RFP作成・予算策定に活かす

規格・文書	内容
IPA「情報システム調達のためのガイドブック（第3版）」	RFI・RFP・RFQの実施方法を体系的に解説した国内標準ガイド
デジタル庁「デジタル社会推進標準ガイドブック」	行政機関のシステム調達プロセスにおけるRFI活用の指針