HOW TO USE

印刷会社の見積・案件・外注台帳の使い方・活用シーン

印刷会社の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

印印刷会社の見積・案件・外注台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

経営

見積の承認と大きな外注を見る人

✓粗利率の低い見積の承認
✓10 万円以上の外注の確認
✓督促中の請求と売上・粗利の確認

営業担当

見積から納品・請求までを受け持つ人

✓見積の作成と提示
✓案件の進行と校正のやりとり
✓納品と請求の手配

工場長

製造と外注の戻りを見る人

✓製造に回った案件の確認
✓製造指示書の確認
✓版・刷版の保管

経理

請求と入金を担当する人

✓請求書の発行
✓支払期限の確認
✓入金と督促の記録

取引先

発注元の会社（システムは使わない）

✓見積の確認と発注
✓データの入稿と校正の確認
✓納品の受け取りと支払い

印刷会社の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	経営	ダッシュボードで、納期を過ぎた案件と外注の戻り遅れを見る
午前	営業担当	入稿を受けた案件に「入稿を受けた」を押して、校正に回す
昼	営業担当	原価を積んだ見積を作り、承認の必要があれば経営へ回す
午後	工場長	校了になった案件の製造指示書を見て、製造を始める
夕方	営業担当	納品を終えた案件に「納品した」と「請求した」を押す
月末	経理	請求済みの案件の入金を確認し、期限を過ぎたものを督促する
月初	経営	売上の合計と粗利の合計を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

取引先の条件を登録する

営業担当取引先

きっかけ：新しい会社から、パンフレットの見積の依頼が来た

1取引先で、取引先名・区分・ご担当・電話番号・メール・納品先の住所を入れる
2締め日・支払いの条件・入稿の形式を入れる
3営業担当と注意点を入れる
4支払いの条件が都度払いなら、営業へ「納品時の集金を忘れずに」の通知が届く

結果：請求や納品のルールが取引先ごとに残る。

USE CASE 02

原価を積んで見積を作る

営業担当見積取引先

きっかけ：取引先から、チラシ 1 万部の見積の依頼が来た

1見積で取引先を選び、件名・製品の種類・部数・ページ数・判型・色数・用紙・納期を入れる
2明細を入れ、小計（税抜）・消費税・お見積の合計を確認する
3用紙代・印刷刷版・自社の加工・外注費（どれも社内のみ）を入れて、原価の合計・粗利・粗利率を確認する
4原価が見積の 1.5 倍を超えると、入力を確認する警告が出る
5有効期限を入れる

結果：見積の金額と原価が、案件の仕様とつながる形で残る。

USE CASE 03

粗利の低い見積を経営が承認する

営業担当経営見積

きっかけ：値引きが大きく、粗利率が低い見積ができた

1営業が「承認をお願いする」を押す
2粗利率が 25％を下回ると、経営へ通知が届く
3経営が原価内訳（社内用）の帳票で、用紙代・印刷・外注の内訳を見る
4問題なければ「承認して提示」を押す。直すところがあれば「差し戻す」を押す
5帳票の御見積書を印刷して、取引先へ渡す

結果：利益の薄い見積が、経営の目を通って出る。

USE CASE 04

受注して案件を起こす

営業担当見積案件

きっかけ：取引先から、見積を了承する連絡が来た

1見積で「受注にして案件を作る」を押す
2案件に、取引先・件名・製品の種類・部数・判型などの記録が作られる
3入稿予定日・納期・納品の方法を入れる（納期は入稿予定日以降）
4売値・原価・粗利（社内のみ）を確認する
5失注した場合は、「失注にする」を押し、備考に理由を残す。営業へ通知が届く

結果：見積の内容を書き写さずに、案件を始められる。

USE CASE 05

入稿を受けて校正を進める

営業担当取引先案件

きっかけ：取引先から、入稿データが届いた

1案件で「入稿を受けた」を押し、進み具合を「校正中」にする
2校正の種類を確認する
3修正が必要なら、「修正を依頼」を押して入稿待ちに戻す
4案件の進み具合のカンバンと納期カレンダーで、他の案件と並べて見る

結果：どの案件が校正で止まっているかが、一覧で分かる。

USE CASE 06

校了して製造に回し、版を保管する

営業担当工場長案件版・データ保管

きっかけ：取引先が校正を確認して、校了となった

1案件で「校了にして製造へ」を押す
2工場長へ通知が届く
3版・データ保管に、案件と結びついた記録が作られる
4版番号（重複できない）・版の種類・枚数面数・製版日・保管期限・保管場所を入れる
5帳票の製造指示書（社内用）を印刷して、現場へ渡す

結果：製造の指示と、再版に備える版の保管場所が同時に残る。

USE CASE 07

製本・箔押しを外注に出す

営業担当経営外注手配案件

きっかけ：チラシではなく、冊子の製本を外注に出す

1外注手配で案件を選び、外注先・外注の内容・発注日・戻りの納期・外注費を入れる（戻りの納期は発注日以降）
210 万円以上の外注は、経営へ通知が届く
3帳票の外注の発注書を印刷して送り、「発注した」を押す
4案件の外注中の件数と外注費の実績が更新される
5戻りの納期の前日に、担当へ通知が届く

結果：外注の発注と戻りの納期が、案件の記録とつながる。

USE CASE 08

外注の戻りを検品して納品する

工場長営業担当外注手配案件取引先

きっかけ：外注先から、製本が済んだ品が戻ってきた

1外注手配で、戻りを確認して「戻りを検品した」を押す
2案件の外注中の件数が更新される
3ダッシュボードの「外注の戻り遅れ」の一覧で、他の外注も確認する
4製造が終わったら、案件で「納品した」を押す
5取引先の最後のご注文・納品した案件・累計の売上（税抜）が更新される
6帳票の納品書を印刷して添える

結果：外注の戻りと納品が、取引先の実績につながる。

USE CASE 09

請求書を出して入金を確認する

経理営業担当案件請求・入金

きっかけ：案件を納品した

1案件で「請求した」を押す
2請求・入金に、案件と結びついた記録が作られる
3請求額（税抜）・消費税・請求日・お支払の期限を入れる（期限は請求日以降）
4帳票の御請求書を印刷して送る
5支払期限の 3 日前に、経営へ通知が届く
6入金があったら、入金日・入金額・入金の方法を入れて「入金を記録」を押す
7期限を過ぎたら「督促する」を押す。経営へ通知が届く

結果：請求の漏れと入金の遅れを、一覧で見られる。

USE CASE 10

再版の依頼で版を探し、保管期限を延ばす

工場長営業担当版・データ保管

きっかけ：取引先から、前回と同じ名刺の再版の依頼が来た

1版・データ保管で、案件から版番号と保管場所を探す
2再版の見込みが高い版は、通知が届くので、保管期限の延長を検討する
3保管期限の 14 日前に、担当へ通知が届く
4期限が近い版のビューで、廃棄してよい版を確認する
5版の種類のグラフで、保管している版の内訳を見る

結果：再版のときに、版と入稿データを探す手間が減る。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで見積から請求までの動きを見る
2見本を消して、取引先を締め日と支払いの条件つきで登録する
3経営・営業・工場長・経理のグループにメンバーを入れる
4製品の種類・判型・用紙の選択肢を、自社のメニューに合わせる
5帳票の御見積書・納品書・御請求書の会社名と振込先を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

印刷会社の見積・案件・外注台帳を、今日から使う

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すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。