HOW TO USE

設備保守の契約・点検・請求台帳の使い方・活用シーン

機械整備・メンテナンス業の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

設設備保守の契約・点検・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

責任者

保守部門の長

✓点検報告書の確認
✓故障の通知の確認
✓契約の更新の判断

保守担当・作業者

現場で点検・修理をする人

✓点検・整備の記録
✓報告書の提出
✓故障の対応と復旧

受付・営業

故障の受付と契約を扱う人

✓故障の受付
✓保守契約の見積と更新
✓設置先との連絡

経理

請求と入金を扱う人

✓請求書の確認
✓入金の確認
✓支払期限の確認

設置先の担当者

保守先の設備の担当者（システムは使わない）

✓故障の連絡
✓作業のお立ち会い
✓報告書の確認とお支払

機械整備・メンテナンス業の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	保守担当・作業者	作業カレンダーで今日の点検の予定を確認し、現場へ向かう
電話が来たとき	受付・営業	故障受付に症状を入れ、停止の故障なら責任者へ連絡する
現場で	保守担当・作業者	点検の項目と所見を入れ、お客様の確認サインをもらう
戻ってから	保守担当・作業者	「作業を終えた」を押して、報告書を提出する
確認を頼まれたとき	責任者	報告書を見て「確認して完了」を押す。不備は差し戻す
翌日以降	経理	起票された請求を確認し、御請求書を印刷する
月初	責任者	契約の終了日が近い保守契約を確認し、更新の協議に入る

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

設置先と設備を台帳に登録する

受付・営業保守担当・作業者設置先設備台帳

きっかけ：新しい保守先の工場から、設備の保守の相談があった

1設置先で「新規」を開き、設置先の名称・種別・設備のご担当・電話番号・所在地を入れる
2夜間・緊急の連絡先と、立入・作業の注意を入れる
3設備台帳で設置先を選び、設備名・分類・メーカー・型式・製造番号・設置日を入れる
4保証期限・点検の周期・法定点検の対象・前回の点検日・次回の点検日を入れる
5取扱説明書・図面を添付する

結果：設置先ごとの設備が、仕様と点検の予定とあわせて残る。

USE CASE 02

保守契約を結ぶ

受付・営業責任者保守契約設置先作業・保守料の請求

きっかけ：見積を出した設置先から、契約の返事が来た

1保守契約で設置先・契約の種類・対象の設備・開始日・終了日・年間の保守料・訪問の頻度・駆けつけの目標時間を入れる
2特約・免責を書く（終了日は開始日より後にします）
3合意したら「契約する」を押す
4設置先の「保守契約あり」が更新され、「作業・保守料の請求」に記録が作られる
5終了日の 60 日前に、担当へ通知が届く

結果：契約の内容と、請求の起点が 1 回の操作で揃う。

USE CASE 03

契約を更新する

受付・営業責任者保守契約

きっかけ：契約の終了日の 60 日前の通知が届いた

1保守契約の契約期間のカレンダーから、該当の契約を開く
2「更新の協議へ」を押す。責任者へ条件の確認の通知が届く
3訪問の頻度・年間の保守料などを見直す
4合意したら「更新した（次期の契約を起こす）」を押して、次期の契約を作る
5更新しない場合は「終了にする」を押す

結果：契約の切れ目を見逃さず、次期の契約が前の内容から作られる。

USE CASE 04

定期点検を実施して報告する

保守担当・作業者責任者設置先の担当者点検・整備記録設備台帳

きっかけ：設備の次回の点検日が近づいた

1次回の点検日の 14 日前に、設備台帳の通知が届く
2点検・整備記録で設置先・設備・作業の種類・作業者・作業の予定日を入れる
3作業の予定日の前日に、作業者へ通知が届く
4作業が終わったら、作業日・作業時間・点検の項目・判定・所見を入れ、お客様の確認サインと写真を添える
5「作業を終えた」を押し、「報告書を提出」を押す
6責任者が確認して「確認して完了」を押す（不備は「差し戻す」）
7帳票の「点検・作業報告書」を印刷して、設置先へ渡す

結果：作業から報告書の提出・確認まで、記録が 1 件で追える。

USE CASE 05

点検で修理の提案が出たとき

保守担当・作業者責任者点検・整備記録設備台帳

きっかけ：点検で、部品の劣化が見つかった

1点検・整備記録の「判定」を、修理・更新の提案が要るものに変える
2責任者へ「点検で修理・更新の提案が出ました」の通知が届く
3設備台帳の状態が、要注意に更新される
4要注意・故障中のビューで、対応が必要な設備を確かめる
5所見に、提案の内容と交換する部品を書く

結果：要注意の設備が見落とされず、提案につなげられる。

USE CASE 06

故障の連絡を受けて復旧する

受付・営業保守担当・作業者責任者設置先の担当者故障受付設備台帳点検・整備記録

きっかけ：設置先から、設備が止まったという電話があった

1故障受付で設置先・設備・受付日時・緊急度・連絡者・症状を入れる
2設備が停止する故障だと、責任者へすぐ通知が届き、設備台帳の状態が故障中になる
3対応者が決まったら「対応を始める」を押し、到着日時を入れる
4部品が要るときは「部品待ちにする」を押す。届いたら「部品が届いた」を押す
5直ったら復旧日時・原因の区分・処置を入れて「復旧した」を押す
6応急処置のあとは、点検・整備記録に本修理の作業が起票される

結果：受付から復旧までの時間が残り、本修理の作業も起票される。

USE CASE 07

作業の完了から請求書を起こす

保守担当・作業者経理点検・整備記録作業・保守料の請求

きっかけ：点検・修理の報告書が確認され、完了した

1責任者が「確認して完了」を押すと、作業の進み具合が報告完了になる
2「作業・保守料の請求」に、請求の記録が自動で作られる
3経理が、部品・技術料・保守料・消費税・請求額を確認する
4請求日・支払期限・振込先を入れる（支払期限は請求日以降にします）
5帳票の「御請求書」を印刷して、設置先へ渡す

結果：作業が終われば請求の下書きがあるので、請求漏れが減る。

USE CASE 08

入金を確認する

経理作業・保守料の請求

きっかけ：設置先から、請求の金額が振り込まれた

1作業・保守料の請求で、支払期限のカレンダーを見る
2支払期限の前日に、担当へ通知が届く
3入金されたら入金日を入れて「入金を確認した」を押す
4ダッシュボードの「支払期限が過ぎた請求」の一覧で、未入金のものを確かめる

結果：未入金の請求を、期限を過ぎる前に確認できる。

USE CASE 09

責任者が作業の採算と状況を見る

責任者点検・整備記録故障受付保守契約作業・保守料の請求

きっかけ：月初に、先月の保守の状況を確認したい

1ダッシュボードで、管理中の設備・年間の保守料・請求額の合計・故障の受付件数を見る
2設備の状態・契約の状態・請求の入金状況のグラフを見る
3「報告・対応待ち（自分の担当）」の一覧で、確認する報告書を開く
4点検・整備記録の社内だけの項目、部品の仕入原価・粗利を見る
5帳票の「作業の一覧（社内用）」を印刷する

結果：報告の滞りと、作業ごとの採算が確認できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2設置先と設備台帳で、見本を消して保守先と設備を登録する（取り込みもできます）
3責任者のグループに、責任者を入れる
4設備の分類と作業の種類の選択肢を、自社の扱いに合わせる
5帳票の会社名・差出人・振込先を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

設備保守の契約・点検・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「設備保守の契約・点検・請求台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。