HOW TO USE

検査・試験所の検体・成績書台帳の使い方・活用シーン

検査・試験所の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

検検査・試験所の検体・成績書台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

技術管理者

試験の品質に責任を持つ人

✓結果の確認・成績書の承認
✓不適合・精度管理の範囲外の対応
✓機器の使用の停止の判断

受付の担当

検体を受け付ける人

✓依頼者の登録
✓検体の受付と受領書の発行
✓残検体の保管期限の確認

試験担当

試験をする人

✓試験の開始・結果の記録
✓精度管理の測定
✓機器の校正の管理

事務・経理

成績書の送付と請求を受け持つ人

✓成績書の送付
✓請求書の送付
✓入金の確認

依頼者

試験を依頼する会社（システムは使わない）

✓検体を持ち込む
✓成績書を受け取る
✓試験料を払う

検査・試験所の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	試験担当	精度管理の測定を記録し、機器の状態を確認する
午前	受付の担当	持ち込まれた検体を受け付けて、受領書を渡す
午前	試験担当	納期カレンダーを見て、試験を開始し、結果を記録する
午後	技術管理者	結果の確認を頼まれた検体を見て、承認する
午後	試験担当	成績書を作成して、承認を依頼する
夕方	事務・経理	発行された成績書を依頼者へ送り、請求書を準備する
月末	技術管理者	ダッシュボードで、試験の進み具合・機器の状態・粗利を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

依頼者を登録する

受付の担当依頼者台帳

きっかけ：新しい食品メーカーから、年間契約で試験の依頼があった

1依頼者台帳で、会社・団体名・業種・契約・ご担当者を入れる
2電話番号を、078-000-0000 の形で入れる
3支払い条件・成績書の送り方を選ぶ。郵送の場合は会社・団体名が必要
4依頼書に署名・押印が必要か、公的な届出（保健所など）に使うかを選ぶ
5特記事項に、依頼者の要望を書く

結果：依頼者ごとの条件が、検体の受付のときに引き継がれる。

USE CASE 02

検体を受け付ける

受付の担当依頼者検体・試験依頼依頼者台帳

きっかけ：依頼者が、食品の検体を持ち込んだ

1検体・試験依頼で、依頼者・検体名・検体の種類・試験の分野・試験項目を入れる
2採取日・受付日・納期を入れる。受付日が採取日より前だと入力チェックで止まる
3検体の量・保管条件・受付時の状態を入れる。不備があれば状態の記録に書く
4帳票「検体の受領書」を印刷し、依頼者へ渡す
5登録すると、依頼者台帳の最終依頼日と依頼件数が更新される

結果：受付の状態と保管条件が記録され、納期のカレンダーで追える。

USE CASE 03

受付時に不備のある検体を知らせる

受付の担当技術管理者検体・試験依頼

きっかけ：持ち込まれた検体が、容器の破損で量が不足していた

1受付時の状態に不備を記録して登録する
2技術管理者へ「試験の可否を確認してください」の通知が届く
3「受付時に不備のある検体」の一覧で、該当の検体を確認する
4試験が難しい場合は「保留にする」を押し、進み具合を「保留・再依頼」にする
5依頼者に再依頼の連絡をする。再開するときは「試験を再開」を押す

結果：不備のある検体を、試験に進める前に判断できる。

USE CASE 04

機器を選んで試験をして結果を確認する

試験担当技術管理者検体・試験依頼機器・校正

きっかけ：受け付けた検体の試験を始める

1検体・試験依頼で、試験担当と使った機器を選ぶ
2機器の校正期限が切れていると警告が出るので、別の機器を選ぶ
3「試験を開始」を押す
4試験が終わったら、「結果の確認を依頼」を押す
5技術管理者が内容を確認し、問題があれば「再試験にする」を押す
6問題がなければ「結果を承認」を押す

結果：校正期限の切れた機器での試験を、前もって防げる。

USE CASE 05

成績書を作成して承認・発行する

試験担当技術管理者事務・経理成績書の発行検体・試験依頼請求書

きっかけ：検体の結果が承認され、成績書の作成待ちになった

1成績書の発行に、検体の承認と同時に記録が作られていることを確認する
2成績書番号（26-0001 の形）・判定・結果の要約・試験方法を入れる
3作成者が「承認を依頼」を押す
4技術管理者が内容を見て、「承認して発行」または「差し戻す」を押す
5承認すると、検体・試験依頼の記録が更新され、請求書の記録が作られる
6帳票「試験成績書」を出し、事務が依頼者へ送って「報告した」を押す

結果：成績書の承認の記録が残り、請求書の起票漏れを防げる。

USE CASE 06

成績書の訂正版を発行する

試験担当技術管理者成績書の発行

きっかけ：依頼者から、成績書の社名の誤りを指摘された

1成績書の発行で、訂正版の記録を作り、版を更新する
2訂正の理由を入れる。空だと入力チェックで止まる
3発行日が未来になっていないか確認する
4「承認を依頼」から、技術管理者の承認・発行を行う

結果：訂正の理由と版の履歴が、成績書に残る。

USE CASE 07

不適合の判定が出た成績書に対応する

技術管理者成績書の発行

きっかけ：検体が、基準を超える結果だった

1成績書の判定を、不適合に変える
2技術管理者へ「依頼者への連絡方法を決めてください」の通知が届く
3「不適合の成績書」の一覧で、該当の成績書を確認する
4依頼者へ連絡し、結果の要約に経緯を書く

結果：不適合の連絡の漏れを防げる。

USE CASE 08

日々の精度管理を記録する

試験担当技術管理者精度管理の記録機器・校正

きっかけ：朝の試験の前に、標準品を測定する

1精度管理の記録で、実施日・種別・実施者・使った機器・試験項目を入れる
2目標値・測定値・許容範囲（±%）を入れると、ずれ（%）が出る
3ずれが許容範囲を超えているのに判定が合格だと、入力チェックが警告する
4登録すると、機器の最終確認日が更新される
5範囲外なら、技術管理者へ通知が届く。「是正を始める」を押し、処置・原因を書く
6是正を終えたら「是正を終えた」を押す

結果：精度管理の記録が、機器ごとに残る。範囲外の対応の履歴も追える。

USE CASE 09

機器の校正を管理する

試験担当技術管理者機器・校正

きっかけ：天秤の校正期限が近づいた

1機器・校正の校正期限のカレンダーで、期限の近い機器を確認する
2校正期限の 30 日前に、品質管理へ通知が届く
3「校正に出す」を押し、進み具合を「校正に出している」にする
4戻ってきたら、校正証明書を添付し、前回の校正日・次回の校正期限を更新して「校正から戻った」を押す
5使えなくなった機器は「使用を停止」や「廃止にする」を押す

結果：校正期限の切れた機器を使うことを防げる。帳票「機器の校正管理票」も出せる。

USE CASE 10

請求と入金を確認する

事務・経理請求書成績書の発行

きっかけ：成績書が発行され、請求書の記録が起票された

1請求書で、成績書の発行から作られた記録を開く
2試験料・消費税率・請求日・支払期限を入れる。支払期限が請求日より前だと入力チェックが止まる
3帳票「請求書」を出して、「請求した」を押す
4支払期限の前日に、担当へ通知が届く
5入金があったら、入金日を入れて「入金を確認」を押す
6未入金の一覧と、ダッシュボードで、請求の進み具合を確認する

結果：成績書の発行から請求・入金まで、記録がつながる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の検体を、受付から請求まで動かしてみる
2機器・校正で、見本を消して自社の機器と校正期限を登録する
3技術管理者・試験担当・受付・事務のグループを作り、人を入れる
4依頼者台帳に、よく取引する依頼者を登録する
5帳票（受領書・成績書・請求書）の試験所名・差出人を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

検査・試験所の検体・成績書台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「検査・試験所の検体・成績書台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。