HOW TO USE

福祉用具の貸与・点検台帳の使い方・活用シーン

福祉用具貸与の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

福福祉用具の貸与・点検台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

所長

事業所の責任者

✓要介護度の変更・要修理の通知を確認する
✓ダッシュボードで契約・点検・請求の状況を見る
✓見直しや継続の判断をする

福祉用具専門相談員

利用者と契約を担当する人

✓利用者の情報を登録し、用具を提案する
✓貸与契約を結び、サービス計画書を渡す
✓モニタリングを行って記録する

倉庫・消毒の担当

用具を預かり整える人

✓用具の搬入・回収を行う
✓返却された用具を消毒・洗浄して点検する
✓点検・消毒の記録を残す

事務担当

請求と入金を担当する人

✓月ごとの貸与料を請求する
✓入金を確認する
✓利用料の請求書を出す

ケアマネジャー

利用者のケアプランを作る人（システムは使わない）

✓利用者に用具の利用を提案する
✓福祉用具サービス計画書を受け取る
✓モニタリングの結果を共有する

福祉用具貸与の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	所長	ダッシュボードで、期限が過ぎた点検・請求とモニタリングの担当を確認する
午前	福祉用具専門相談員	利用者の自宅を訪問し、モニタリングの記録を入れる
午前	ケアマネジャー	相談員からサービス計画書を受け取る
午後	福祉用具専門相談員	新規の利用者と契約し、「貸与を開始」を押す
午後	倉庫・消毒の担当	返却された用具を消毒し、「消毒を終えた」を押す
夕方	倉庫・消毒の担当	点検を終えて、「問題なく完了」を押し、用具を在庫に戻す
月初	事務担当	月額の貸与料を「請求した」にして、請求書を出す

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい利用者を登録する

福祉用具専門相談員利用者台帳

きっかけ：ケアマネジャーから、ベッドの利用を希望する方の紹介を受けた

1利用者台帳で、お名前・生年月日・電話番号・住所を入れる
2被保険者番号（10 桁）・要介護度・負担割合・認定の有効期間（終了）を入れる
3担当のケアマネジャー・居宅介護支援事業所を入れる
4身体の状況・住まい・段差・動線のメモ・家族の連絡先を入れる
5被保険者番号が 10 桁でないと、入力チェックが出る

結果：利用者の認定や住まいの状況が 1 か所にまとまり、用具の提案の前提がそろう。

USE CASE 02

貸与品を台帳に登録する

倉庫・消毒の担当貸与品の台帳

きっかけ：新しく購入した電動ベッドが倉庫に届いた

1貸与品の台帳で、管理番号（BD-0001 の形）・種目・メーカー・型式・製造番号・TAIS コードを入れる
2購入日・購入価格（社内のみ）・全国平均貸与価格・保管場所を入れる
3電動で定期点検が必要な用具は、その項目にチェックを入れる
4最終消毒日・次回の点検日を入れる
5帳票の「用具の管理票」を出して、用具に貼る

結果：用具ごとの来歴と点検の期日が残り、在庫として貸し出せる状態になる。

USE CASE 03

貸与契約を結んで貸与を開始する

福祉用具専門相談員ケアマネジャー貸与契約貸与品の台帳利用者台帳月額の貸与料の請求

きっかけ：ケアマネジャーのプランに沿って、用具の貸与が決まった

1貸与契約で、利用者と貸与する用具を選び、契約の種類・貸与の開始日・月額の貸与料を入れる
2重要事項説明を行った・複数の用具を提案した、にチェックを入れる
3帳票の「貸与契約書（重要事項説明）」を出して説明する
4「福祉用具サービス計画書」を出して渡し、ケアマネへ提出したにもチェックを入れる
5「貸与を開始」を押す
6貸与品が貸与中に、利用者台帳の貸与中の用具数が更新され、月額の貸与料の請求の記録が作られる

結果：契約の開始で、用具の状態・利用者の情報・請求の記録が同時に動く。

USE CASE 04

サービス計画書の提出順を守る

福祉用具専門相談員貸与契約

きっかけ：契約のあと、サービス計画書をケアマネジャーに出す段になった

1貸与契約の「福祉用具サービス計画書を渡した」を先に確認する
2渡す前に「ケアマネへ計画書を提出した」を入れると、入力チェックが出る
3契約書・計画書の画像や PDF を添付する
4次回のモニタリング日を入れる
5次回のモニタリング日が開始日より前だと、入力チェックが出る

結果：計画書を利用者に渡してからケアマネへ出す、という順番を入力で守れる。

USE CASE 05

モニタリングを実施して記録する

福祉用具専門相談員貸与契約利用者台帳

きっかけ：モニタリング日の 7 日前になった

1相談員へ、モニタリング日の 7 日前に通知が届く
2貸与契約の「モニタリングの予定」カレンダーで日程を確認する
3訪問して用具の使用状況を確認する
4「モニタリングの記録」を入力し、次回のモニタリング日を更新する
5利用者台帳の「最終モニタリング日」を更新する

結果：モニタリングの実施の漏れを防ぎ、記録が契約ごとに残る。

USE CASE 06

要介護度が変わった利用者の用具を見直す

所長福祉用具専門相談員利用者台帳貸与契約

きっかけ：ケアマネジャーから、認定の区分変更の連絡を受けた

1利用者台帳で要介護度を更新する
2所長へ、要介護度が変わったので用具の見直しをする通知が届く
3貸与契約で「見直しを始める」を押し、進み具合を「見直し・更新」にする
4用具を変えるか確認し、変えない場合は「継続する」を押して貸与中に戻す
5用具を変える場合は、契約を「終了にする」にして新しい契約を作る

結果：要介護度の変更を起点に、用具の見直しを抜けなく行える。

USE CASE 07

認定の更新時期を見落とさない

福祉用具専門相談員利用者台帳

きっかけ：認定の有効期間の終了が 45 日後に迫った

1担当へ、認定の有効期間の 45 日前に通知が届く
2利用者台帳の「認定の更新時期」カレンダーで今月の対象を確認する
3ケアマネジャーに更新の状況を確認する
4更新されたら、認定の有効期間（終了）と要介護度を更新する
5「要介護 3 以上」の一覧で、重度の方の貸与状況を確認する

結果：認定が切れた状態での貸与を防ぎ、更新の確認が時期どおりに行える。

USE CASE 08

貸与を終了して回収・消毒・点検する

福祉用具専門相談員倉庫・消毒の担当貸与契約貸与品の台帳消毒・点検の記録

きっかけ：利用者の入院や状態の変化で、貸与を終えることになった

1貸与契約で「終了にする」を押す
2貸与品と利用者台帳の記録が更新され、消毒・点検の記録が作られる
3倉庫へ、用具の回収をお願いする通知が届く
4貸与品の台帳で「返却を受ける」を押し、消毒・洗浄にする
5「消毒を終えた」を押し、点検・修理にする
6消毒・点検の記録で実施日・実施者・消毒の方法・点検項目を入れて「問題なく完了」を押す
7貸与品の台帳で「点検して在庫へ」を押す

結果：消毒と点検が済んだ用具だけが在庫に戻り、次の利用者へ安全に貸し出せる。

USE CASE 09

点検で要修理の用具を見つける

倉庫・消毒の担当所長消毒・点検の記録貸与品の台帳

きっかけ：電動ベッドの定期点検で、モーターの不具合が見つかった

1消毒・点検の記録で、「要修理にする」を押す
2結果が要修理・廃棄推奨になると、所長へ通知が届く
3修理の費用を入れる（0 円以上）
4修理が終わったら「修理を終えた」を押して完了にする
5貸与品の台帳の記録が更新される。廃棄する場合は「廃棄・売却する」を押す
6帳票の「点検・消毒の報告書」を出す

結果：不具合のある用具を貸し出さずに済み、修理や廃棄の記録が用具ごとに残る。

USE CASE 10

月ごとの貸与料を請求して入金を確認する

事務担当所長月額の貸与料の請求利用者台帳貸与契約

きっかけ：月初に、先月分の貸与料を請求する時期になった

1月額の貸与料の請求で、請求の準備の記録を開く
2月額の貸与料（10 割）・負担割合から、自己負担額と保険請求額を確認する
3「請求した」を押す
4帳票の「利用料の請求書」を出して利用者へ渡す
5入金があったら入金日を入れて「入金を確認」を押す
6ダッシュボードで、貸与料の合計と期限が過ぎた点検・請求を確認する

結果：自己負担額と保険請求額が分けて残り、入金の状況が月ごとのピボットで見える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで貸与から返却・消毒までの動きを見る
2貸与品の台帳で、見本を消して自社の用具を管理番号つきで登録する
3利用者台帳に、利用者と認定の有効期間を登録する
4所長・相談員・倉庫・事務のグループを作り、見える範囲を決める
5帳票（貸与契約書・サービス計画書・請求書）の事業所名を、自社のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

福祉用具の貸与・点検台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「福祉用具の貸与・点検台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。