HOW TO USE

スクールの会員・進級テスト台帳の使い方・活用シーン

スイミングスクールの現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

ススクールの会員・進級テスト台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

施設長

水質と運営の最終確認をする人

✓水質記録の確認
✓是正の期限の通知を受ける
✓請求・テストの状況の確認

コーチ

生徒を教え、テストの判定をする人

✓進級テストの判定
✓不合格の生徒へのコメント
✓認定証の準備

受付

保護者と応対する人

✓生徒台帳の更新
✓欠席の連絡と振替の予約
✓月謝の入金の確認

プール管理の担当

水質の測定と記録をする人

✓遊離残留塩素・pH・水温の測定
✓水質記録の登録
✓是正の対処と再測定

保護者

生徒の家族（システムは使わない）

✓入会・テストの申込
✓月謝のお支払い
✓欠席の連絡

スイミングスクールの1日の流れ

場面	誰が	すること
開館前	プール管理の担当	プールの塩素・pH・水温を測り、水質記録に入れる
朝	施設長	水質記録の確認を依頼されたものを確認する
午前	受付	欠席の連絡を受けて、振替を登録する
午後	コーチ	クラスの生徒の級と健康上の注意を、生徒台帳で確認する
テストの日	コーチ	種目ごとの判定を入れて、合格にするかを決める
夕方	受付	入金があった月謝を「入金を確認」にする
月末	施設長	ダッシュボードで在籍の生徒と請求の合計を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい生徒を登録する

受付生徒台帳

きっかけ：体験のあと、入会が決まった

1生徒台帳で会員番号（SW0001 の形）・お名前・生年月日・保護者名を入れる
2電話番号（数字とハイフン）・メールを入れる
3コース・現在の級・曜日・開始時刻・担当コーチ・月謝のコースを入れる
4同意書の提出と、健康上の注意を入れる
5入会日を入れて登録する

結果：生徒の級・クラス・健康上の注意が 1 件にまとまり、コーチが前日に確認できる。

USE CASE 02

進級テストの申込を受けて、テスト料を請求する

受付保護者進級テスト月謝・テスト料

きっかけ：保護者から、次の級のテストを受けたいと申込があった

1進級テストで生徒・いまの級・受ける級・テスト日・判定のコーチを入れる
2テスト料を入れて登録する（マイナスだとエラーになる）
3登録すると、月謝・テスト料にテスト料の請求が自動で起票される
4受付へ「請求が起票されました。請求書の発行を確認してください」と通知が届く
5テストの 3 日前には、担当コーチへ通知が届く

結果：テストの申込と請求が 1 回の入力でつながり、請求し忘れが起きない。

USE CASE 03

テストの結果を判定して認定証を渡す

コーチ受付進級テスト生徒台帳

きっかけ：テストの当日になり、生徒が泳いだ

1進級テストの「テストの進み具合」のかんばんで、当日の生徒を確認する
2生徒が受験したら「受験した」を押す
3種目の判定を入力し、問題がなければ「合格にする」を押す
4帳票の「進級認定証」を印刷し、認定証・バッジの準備をする
5お渡しの日に「認定証を渡した」を押す。生徒台帳の現在の級が更新される

結果：合格から認定証の受け渡しまでが追え、級の更新が名簿に反映される。

USE CASE 04

不合格の生徒に次への助言を残して再受験につなげる

コーチ受付進級テスト

きっかけ：テストで、あと一歩の種目があり不合格になった

1「不合格にする」を押す
2担当コーチへ「次回に向けたコメントを残してください」と通知が届く
3コメントに、できなかった種目と次の目標を書く
4保護者にコメントを伝える
5再受験を希望したら「再受験を申し込む」を押す

結果：不合格のあとも、コメントが次のコーチへ引き継がれて再受験につながる。

USE CASE 05

欠席の連絡を受けて振替を予約する

受付保護者振替管理生徒台帳

きっかけ：保護者から、体調不良で今日は休みますと連絡が来た

1振替管理で生徒・欠席日・連絡の方法・理由を入れる（欠席日が未来の日付ならエラー）
2振替の有効期限を入れて登録する
3登録すると、生徒台帳の振替の残りが増える
4保護者と相談して、振替の日と振替のクラスを入れて「振替を予約」を押す
5帳票の「振替のご案内」を印刷して渡す

結果：欠席のたびに振替の残りが増え、有効期限が見える形で保護者に案内できる。

USE CASE 06

振替を消化する・失効させる

受付振替管理生徒台帳

きっかけ：振替の日に生徒が来た、または期限が切れた

1振替の予定のカレンダーで当日の生徒を確認する
2来た生徒は「受講した」を押し、生徒台帳の振替の残りを減らす
3振替の期限の 7 日前に、受付へ通知が届く
4期限が切れた振替は「失効にする」を押す
5ダッシュボードの「期限が過ぎた振替」の一覧で、対応漏れがないか確認する

結果：振替の残りが正しく保たれ、保護者への期限の案内もしやすくなる。

USE CASE 07

月謝・用品代を請求して入金を確認する

受付月謝・テスト料生徒台帳

きっかけ：月初になり、今月の月謝を請求する

1月謝・テスト料で生徒・請求の種類・対象の月（2026-10 の形）・請求額を入れる
2支払期限を入れて登録する
3受付へ「請求が起票されました」と通知が届く
4帳票の「ご請求書」を印刷して渡す
5支払期限の 3 日前に、受付へ通知が届く
6入金されたら「入金を確認」を押す。生徒台帳の月謝の最終入金日が更新される
7帳票の「領収書」を印刷して渡す

結果：月謝・テスト料・用品代が 1 か所で追え、入金の状況が一覧で見える。

USE CASE 08

プールの水質を毎日記録する

プール管理の担当施設長水質記録

きっかけ：開館前と開館中に、プールの水質を測る

1水質記録で記録日・時刻・プール・測定者・入場者数を入れる
2遊離残留塩素（mg/L）・pH 値・水温（℃）・濁度（度）を入れる
3逆洗と薬品の投入を記録し、判定を入れる
4「確認を依頼」を押して施設長へ回す
5施設長が内容を見て「確認しました」を押す（直しがあれば「差し戻す」）
6帳票の「水質検査の記録表」を印刷して掲示・保管する

結果：毎日の水質の記録が、施設長の確認つきで残る。

USE CASE 09

基準外の水質を是正して再測定する

プール管理の担当施設長水質記録水質の是正

きっかけ：遊離残留塩素が基準を下回った

1水質記録に塩素の値を入れて登録する
2施設長へ「遊離残留塩素が基準（0.4mg/L）を下回りました」と通知が届く
3判定を要是正にして、是正の内容を書く（要是正のときは必須）
4水質の是正に記録が自動で起票される
5対処したら「対処した」を押し、再測定の塩素と対処の費用（社内のみ）を入れる
6再測定を見て「再測定を確認」を押す
7対処の期限の前日に、施設長へ通知が届く

結果：基準外の水質への対処と再測定が、日付つきで残る。是正報告書も印刷できる。

USE CASE 10

施設長が全体の状況を確認する

施設長生徒台帳進級テスト水質記録月謝・テスト料

きっかけ：週の初めに、スクール全体の状況を確認する

1ダッシュボードで在籍の生徒・振替の残り（合計）・合格したテスト・請求の合計を見る
2級ごとの生徒のグラフで、生徒の分布を確認する
3「確認待ちの水質記録」の一覧を開いて確認する
4「期限が過ぎた振替」の一覧で、受付に対応を依頼する
5入金の状況のグラフで、請求中の件数を確認する

結果：生徒・テスト・水質・入金の状況を、毎週同じ画面で確認できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の生徒と水質記録の動きを見る
2生徒台帳で、見本を消して自分のスクールの生徒を登録する（取り込みもできます）
3施設長のグループに、施設長と受付の責任者を入れる
4級・コース・月謝のコースの選択肢と、振替の有効期限の運用を、自分のスクールに合わせる
5帳票の進級認定証・ご請求書の差出人を、自分のスクールのものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

スクールの会員・進級テスト台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「スクールの会員・進級テスト台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。