HOW TO USE

個人商店の会員・在庫・取り寄せ台帳の使い方・活用シーン

小売店（個人商店）の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、9つのユースケースを、手順つきで紹介します。

個個人商店の会員・在庫・取り寄せ台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

店長（店主）

発注・支払・締めを決める人

✓発注点を下回った商品の発注
✓仕入の支払
✓レジの過不足や棚卸の差異の確認

店員

接客とレジをする人

✓取り寄せ・お取置きの受付とお渡し
✓入荷の記録
✓日次のレジ締め

仕入担当

仕入と検品を担当する人

✓仕入伝票の登録
✓検品
✓商品の入荷の記録

お客様

会員（システムは使わない）

✓取り寄せ・お取置きの依頼
✓来店とお買い物
✓ポイントの利用

小売店（個人商店）の1日の流れ

場面	誰が	すること
開店前	店長（店主）	ダッシュボードで、発注点を下回る商品とお渡しの期限が過ぎた取り寄せを見る
午前	仕入担当	届いた商品を検品して、入荷の記録を入れる
昼	店員	お客様の取り寄せを受け付け、お預かり票を渡す
午後	店員	入荷した取り寄せ品の連絡をして、お渡しの際に「お渡しした」を押す
夕方	店長（店主）	支払期日の近い仕入を確認して、支払う
閉店後	店員	レジの現金を数えて、日次売上に入れる
月末	店長（店主）	売上の合計・客単価・在庫の金額を確認し、翌月の仕入を決める

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

9つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しいお客様をポイント会員にする

店員会員・ポイント

きっかけ：お客様が、ポイントカードを作りたいと言った

1会員・ポイントで「新規」を開き、お名前・電話番号（数字とハイフン）・誕生日を入れる
2入会日とお知らせ（DM・LINE）の希望を選ぶ
3好み・メモ用のタグに、お客様の好みを書く
4登録する

結果：お客様の連絡先と好みが残り、誕生日の 3 日前には店長へ通知が届く。

USE CASE 02

ポイントでランクが上がる

店長（店主）店員会員・ポイント

きっかけ：常連のお客様が、お買い物でポイントが貯まった

1会員の「付与した累計」を更新する
22,000 に届くと、ランクが自動でシルバーに変わる
35,000 に届くと、ゴールドに変わり、店長へ「割引券を渡してください」と通知が届く
4次に来店したときに、割引券を渡す
5ランクごとの会員のグラフで、常連の人数を確認する

結果：ランクの変更を人が覚えておく必要がなく、渡し忘れが防げる。

USE CASE 03

お客様の取り寄せを受け付けて入荷まで追う

店員お客様取り寄せ・お取置き会員・ポイント商品・在庫

きっかけ：お客様から、店に置いていない本・商品の取り寄せを頼まれた

1取り寄せ・お取置きで「新規」を開き、お客様の電話・会員・種別・商品名・数量を入れる
2受付日・入荷予定日・お渡しの期限を入れる（期限は受付日以降）
3手付金を受け取ったら入れる。残りが自動で出る
4帳票の「お預かり票（お客様控え）」を印刷して渡す
5仕入先へ注文したら「発注した」を押す
6入荷したら「入荷してお客様へ連絡」を押す

結果：預かりの記録がお客様の手元とお店の台帳に揃い、入荷予定日の前日に店長へ通知が届く。

USE CASE 04

お客様へお渡しして、ポイントを付ける

店員取り寄せ・お取置き会員・ポイント商品・在庫

きっかけ：取り寄せたお客様が品物を取りに来た

1取り寄せ・お取置きで、該当の取り寄せを開く
2売価・手付金・残りを確認して、会計をする
3「お渡しした」を押す
4会員・ポイントのポイントと、商品・在庫の記録が更新される
5帳票の「領収書」を印刷して渡す

結果：お渡しの記録と、会員のポイント・在庫の更新が、ボタン 1 つで済む。

USE CASE 05

お渡しの期限が切れた取り寄せを処理する

店員店長（店主）取り寄せ・お取置き

きっかけ：お渡しの期限を過ぎても、お客様が取りに来ない

1お渡しの期限の 2 日前に、担当へ通知が届く
2ダッシュボードの「お渡しの期限が過ぎた取り寄せ」の一覧を開く
3お客様に電話で確認する（連絡の方法とメモを残す）
4取りやめになった場合は「キャンセル」を押す
5店長へ「手付金の返金と、取り寄せ済みなら返品を確認してください」と通知が届く

結果：取りに来ない取り寄せ品を放置せず、手付金の返金も忘れない。

USE CASE 06

商品を登録して発注点を決める

仕入担当店長（店主）商品・在庫

きっかけ：新しい商品を、お店に置くことにした

1商品・在庫で JAN コード（8 桁か 13 桁）・商品名・分類・仕入先・陳列場所を入れる
2仕入値と売価（税込）を入れる。粗利率は自動で出る（仕入値と粗利は社内のみ）
3在庫数と発注点を入れる
4税率と取扱いの区分を選ぶ
5「季節・販売終了予定」の一覧で、終わりの近い商品を確認する

結果：商品ごとの売価と粗利が分かり、発注点を下回ると店長へ通知が届く。

USE CASE 07

仕入の伝票を検品して支払う

仕入担当店長（店主）仕入入荷・棚卸の記録

きっかけ：仕入先から商品が届き、納品書と請求が来た

1仕入で仕入日・仕入先・伝票番号（重複できない）・仕入金額（税込）・支払期日を入れる
2商品を数えて「検品」の欄を入れる。不足・破損があると店長へ通知が届く
3問題がなければ「検品済みにする」を押す
4支払期日の 3 日前に、店長へ通知が届く
5支払ったら「支払った」を押す
6「仕入の支払一覧（社内用）」を印刷して、締めの確認に使う

結果：検品の終わった伝票だけが支払待ちになり、払い忘れや二重払いが防げる。

USE CASE 08

入荷・破損・棚卸を記録して在庫を合わせる

仕入担当店長（店主）入荷・棚卸の記録商品・在庫

きっかけ：仕入れた商品が棚に並んだ、または棚卸をした

1入荷・棚卸の記録で日付・種別（入荷）・商品・数量・仕入の伝票を入れる
2登録すると、商品・在庫の在庫数が増える
3割れた商品は種別を「破損・廃棄」にして登録すると、在庫が減る
4棚卸で数が合わない商品は、差異として登録する
5棚卸の差異のときは、在庫が減り、店長へ「原因を確認してください」と通知が届く

結果：在庫数が記録の積み重ねで更新され、破損と差異の履歴も一覧で見られる。

USE CASE 09

毎日のレジを締める

店員店長（店主）日次売上・レジ締め

きっかけ：閉店して、その日の売上を締める

1日次売上・レジ締めで日付（重複できない）・天気・客数を入れる
2現金売上・カード売上・QR・電子マネー・ポイント値引きを入れる
3釣銭準備金とレジの現金（実査）を入れる
4売上の合計・客単価・現金の過不足が自動で出る
5過不足があると店長へ通知が届く
6帳票の「日計表（レジ締め）」を印刷する

結果：客単価と現金の過不足が毎日残り、不明な過不足の日を後から見つけられる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の取り寄せとレジ締めの動きを見る
2商品・在庫に、よく売れる商品から登録する（取り込みもできます）
3店長のグループに、仕入値や粗利を見る人を入れる
4ポイントのランクのしきい値と、釣銭準備金を自分のお店に合わせる
5帳票の屋号・連絡先を、自分のお店のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

個人商店の会員・在庫・取り寄せ台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「個人商店の会員・在庫・取り寄せ台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。