HOW TO USE

学習塾の生徒・成績・月謝台帳の使い方・活用シーン

学習塾・予備校の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

学学習塾の生徒・成績・月謝台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

塾長

塾全体を見る人

✓退塾や未納の確認
✓面談の方針を決める
✓ダッシュボードで生徒数と入金を見る

講師

授業と面談を受け持つ人

✓成績の記録
✓面談の実施と記録
✓生徒の学習の様子を書く

事務の担当

月謝と生徒の登録を受け持つ人

✓入塾の登録
✓月謝の請求と入金の確認
✓未納の連絡

保護者

月謝を払う人（システムは使わない）

✓面談を受ける
✓月謝を振込・現金で払う
✓成績のお知らせを受け取る

学習塾・予備校の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	事務の担当	未納・期限切れの月謝の一覧を見て、保護者へ連絡する
授業の前	講師	生徒台帳で、学習の様子・注意点と直近の偏差値を確認する
テストが返ってきたとき	講師	成績を記録して、つまずきと次の対策を書く
夕方	講師	面談を実施して、内容を記録し「面談を実施して台帳へ反映」を押す
入金があったとき	事務の担当	入金を確認して、次月の請求の準備をする
夜	塾長	通知を見て、退塾の相談や判定が D の生徒へ対応を決める
月末	塾長	ダッシュボードで、在籍・入金・面談の状況を振り返る

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい生徒を入塾で登録する

事務の担当生徒台帳月謝・入金

きっかけ：体験授業のあと、保護者が入塾を申し込んだ

1生徒台帳で、生徒のお名前・学年・在籍校・コース・科目・通塾の曜日・時間を入れる
2志望校・月謝の基本額・入塾日・入塾のきっかけを入れる
3保護者のお名前・電話・メールを入れる。電話は数字とハイフンの形で入れる
4入塾日が今日より後だと入力チェックで止まる
5最初の月の請求を、月謝・入金で起票する

結果：生徒と保護者の連絡先が 1 か所にまとまり、月謝の請求の準備に進める。

USE CASE 02

テストの成績を記録する

講師成績・テスト記録生徒台帳

きっかけ：生徒が、中間テストの結果を持ってきた

1成績・テスト記録で、生徒・実施日・テストの種類・テスト名・科目を入れる
2点数と満点を入れる。点数が満点を超えていると入力チェックで止まる
3平均点と偏差値、志望校の判定を入れる
4つまずき・次の対策を書く
5登録すると、生徒台帳の直近の偏差値と志望校の判定が更新される

結果：生徒台帳を開くだけで、直近の成績の状況が分かる。

USE CASE 03

判定が下がった生徒に早めに面談を入れる

塾長講師成績・テスト記録面談・連絡の記録

きっかけ：志望校の判定が D の成績が記録された

1塾長へ「面談の予定を入れてください」の通知が届く
2成績の「判定が C・D」の一覧で、該当の生徒を確認する
3面談・連絡の記録で、生徒・面談の日時・担当講師・面談の種類・面談の方法を入れて、面談を予定する
4面談の前日に、担当講師へ通知が届く

結果：判定が下がった生徒への声がけが、遅れずに始まる。

USE CASE 04

三者面談の内容を記録する

講師保護者面談・連絡の記録生徒台帳

きっかけ：夏期講習の前に、保護者との面談を行った

1面談・連絡の記録を開き、話題の中心・話した内容・決まったこと・宿題を書く
2保護者の様子（安心・不安・不満など）を選ぶ
3「面談を実施して台帳へ反映」を押す。生徒台帳の最終面談日が更新される
4帳票「面談のご報告（保護者向け）」を出して渡す
5次回の面談の日を入れる。次回の面談の前日に、担当講師へ通知が届く

結果：面談の内容が残り、担当が変わっても引き継げる。

USE CASE 05

保護者の不安・退塾の相談にフォローする

塾長講師面談・連絡の記録生徒台帳

きっかけ：面談で、保護者が退塾を考えていると話した

1面談の記録に、話題の中心を退塾の相談として登録する
2塾長へ「内容を確認してください」の通知が届く
3保護者の様子が不安・不満なら、フォローの方針を確認する通知も届く
4「フォローが必要」を押し、進み具合を「フォロー中」にする
5対応が済んだら「完了にする」を押す
6面談の進み具合のかんばんで、フォロー中の面談を確認する

結果：不安や退塾の兆しを、塾長が早い段階で知ることができる。

USE CASE 06

月謝を請求して入金を確認する

事務の担当月謝・入金生徒台帳

きっかけ：月の初めに、今月の月謝を請求する

1月謝・入金で、生徒・請求の月・支払期限・支払い方法を入れる
2授業料・教材費・講習費・模試代・割引を入れて、請求額を出す。割引が授業料を超えると入力チェックが止まる
3帳票「請求書」を渡して「請求した」を押す
4支払期限の 3 日前に、担当へ通知が届く
5入金を確認して、入金日を入れ「入金を確認して次月を準備」を押す
6生徒台帳の入金が更新され、翌月の請求の記録が作られる

結果：請求から入金、翌月の準備までが、ボタンでつながる。帳票「領収書」も出せる。

USE CASE 07

未納の月謝を督促する

事務の担当塾長月謝・入金生徒台帳

きっかけ：支払期限を過ぎても、入金が確認できない

1月謝・入金の入金の状況（かんばん）で、請求済みのものを確認する
2「未納にする」を押す。生徒台帳の月謝の状況が更新される
3塾長へ「保護者へ連絡してください」の通知が届く
4保護者へ連絡し、メモ（未納の連絡・振替不能など）に内容を書く
5入金されたら「遅れて入金を確認」を押す

結果：未納の連絡の漏れを防げる。ダッシュボードの「未納・期限切れの月謝」でも確認できる。

USE CASE 08

退塾の手続きをする

塾長事務の担当生徒台帳月謝・入金

きっかけ：保護者から、今月で退塾したいと連絡があった

1生徒台帳の在籍の状況を、退塾に変える
2退塾日が自動で入り、塾長へ「月謝の精算と教材の返却を確認してください」の通知が届く
3退塾日が入塾日より前だと入力チェックで止まる
4月謝・入金で、最後の月の入金を確認する
5必要なら帳票「在籍証明書」を出して渡す

結果：退塾のときの確認漏れを防げる。退塾の記録が残る。

USE CASE 09

受験学年の生徒を一覧で見る

塾長講師生徒台帳成績・テスト記録

きっかけ：受験の直前で、生徒ごとの状況を確認したい

1生徒台帳の「受験学年の生徒」の一覧を開く
2直近の偏差値・直近の志望校判定・最終面談日を見る
3成績の「判定が C・D」の一覧で、重点的に見る生徒を決める
4最終面談から日が空いている生徒に、声がけの通知が届く
5帳票「成績のお知らせ」を出して、保護者に渡す

結果：受験生の状況を、講師全員が同じ情報で把握できる。

USE CASE 10

ダッシュボードで塾の数字を見る

塾長生徒台帳月謝・入金面談・連絡の記録成績・テスト記録

きっかけ：月末に、塾の状況を振り返る

1ダッシュボードで、請求額の合計・生徒さんの数・成績の記録・面談の件数を見る
2学年ごとの生徒、在籍の状況、月謝の入金のグラフを確認する
3「未納・期限切れの月謝」の一覧を開き、連絡の状況を確認する
4「面談・フォローが必要」の一覧で、止まっているフォローを確認する
5志望校の判定（直近）のグラフで、全体の傾向を見る

結果：生徒数・入金・成績・面談の状況を、塾長が 1 画面で確認できる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本の生徒で成績・面談・月謝の動きを見る
2生徒台帳で、見本を消して自分の塾の生徒を登録する（取り込みもできます）
3塾長・講師・事務のグループを作り、担当の人を入れる
4コース・科目・月謝の基本額を、自分の塾の設定にする
5帳票（請求書・領収書・在籍証明書）の塾名・差出人を、自分の塾のものに直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

学習塾の生徒・成績・月謝台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「学習塾の生徒・成績・月謝台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。