HOW TO USE

花屋の注文・供花・請求台帳の使い方・活用シーン

花屋の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、10つのユースケースを、手順つきで紹介します。

花花屋の注文・供花・請求台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

店長

注文・請求・ロスを全体で見る人

✓キャンセルや廃棄・ロスの通知の確認
✓葬儀社の登録と札名の確認方法の決定
✓督促中の請求への対応

制作担当

花を作る人

✓ご注文の制作の進め方
✓供花の札名・色合いの確認
✓納品の前日の通知の確認

配達担当

お届けする人

✓お届け先・時間・注意の確認
✓「お渡し・配達完了」の記録
✓供花の納品

経理・事務

請求と入金を扱う人

✓請求書の発行
✓入金の確認と督促
✓市場仕入・廃棄の記帳

お客様・葬儀社

注文する側（システムは使わない）

✓電話・店頭でのご注文
✓供花の依頼
✓代金の支払い

花屋の1日の流れ

場面	誰が	すること
朝	制作担当	制作・配達の予定（自分）の一覧と、納品カレンダーで今日の注文を確認する
開店前	経理・事務	市場の仕入を、仕入・廃棄に入れる
昼	制作担当	電話で受けた注文を、ご注文に起票する
午後	配達担当	配達に出て、お渡しできたら「お渡し・配達完了」を押す
夕方	制作担当	供花の札名を確認し、「札名を確認して制作へ」を押す
閉店後	店長	廃棄・ロスや未入金の通知を見て、翌日の仕入を考える
月末	経理・事務	請求書を出し、入金期日を過ぎた請求を確認する

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

10つの、使い方の手順

USE CASE 01

電話の注文を受けて制作に入る

制作担当ご注文顧客・取引先

きっかけ：お客様から、誕生日の花束の予約の電話が入った

1ご注文で「新規」を開き、お客様を顧客・取引先から選ぶ
2受付方法・種類・用途・納品日・お届け時間を入れる
3ご予算・色・イメージ・メッセージカードを聞いて入れる
4納品日は受付日以降でないと登録できない
5作業の日に「制作に入る」を押す

結果：予約票を手書きしなくても、納品日の前日には制作担当へ通知が届く。

USE CASE 02

配達して、お渡しを記録する

配達担当制作担当ご注文顧客・取引先

きっかけ：花束ができあがり、配達に出る

1制作の進み具合（かんばん）で、できあがった注文を開く
2「できあがり・配達へ」を押して配達中にする
3お届け先の住所・時間・配達先の注意を確認する
4お渡しできたら「お渡し・配達完了」を押す
5顧客・取引先に最終のご注文日・ご注文の回数・累計が反映される

結果：お客様ごとの注文の履歴が、手で入力しなくても溜まっていく。

USE CASE 03

現金払いの集金漏れを防ぐ

店長配達担当ご注文

きっかけ：現金払いの注文が、入金が空のままになっている

1ご注文で「入金」の欄が変わると、現金払いが未入金なら店長へ通知が届く
2未入金の一覧（ビュー）を開いて、該当の注文を探す
3お渡しの際に集金して、入金を入れる
4ご注文の控え・領収書を帳票で印刷する

結果：お渡しのときの集金し忘れを、その日のうちに気づける。

USE CASE 04

キャンセルを受けて、仕入れた花を振り替える

店長ご注文仕入・廃棄

きっかけ：納品日の前に、お客様からキャンセルの連絡が来た

1ご注文を開いて「キャンセルにする」を押す
2店長へ「仕入れた花の振り替えを確認してください」の通知が届く
3他の注文に回せなければ、仕入・廃棄で廃棄・ロスとして記録する

結果：キャンセルの花が、ロスとして見える形で残る。

USE CASE 05

葬儀社から供花の依頼を受ける

制作担当店長供花・弔事顧客・取引先

きっかけ：葬儀社から、通夜と告別式の日時つきの供花の依頼が入った

1供花・弔事で「新規」を開き、取引先（葬儀社）を選ぶ
2喪家名・式場・宗旨・通夜・告別式・納品先を入れる
3種類・基数・札名（差出人）・色合い・単価を入れる
4告別式は通夜より後でないと登録できない
5登録すると、店長へ「札名と納品時間を確認してください」の通知が届く

結果：式場・日時・札名がひとつの記録にまとまり、確認の電話の回数が減る。

USE CASE 06

札名を確認して制作・納品する

制作担当配達担当供花・弔事請求・入金

きっかけ：通夜の前日になり、札名の確認が必要になった

1札名が未確認（ビュー）を開いて、確認が済んでいない供花を探す
2葬儀社へ確認して、札の確認を更新する
3「札名を確認して制作へ」を押す
4通夜の前日に、制作担当へ通知が届く
5納品したら「納品した」を押し、供花の納品書を帳票で印刷する
6請求・入金に記録が自動で作られる

結果：札名の間違いを防げて、納品と同時に請求の元が揃う。

USE CASE 07

未確認の札名を放置しない

店長供花・弔事

きっかけ：札名が未確認のまま、通夜が近づいている

1登録した時点で、札名が未確認の供花は店長へ通知が届く
2供花の札名一覧（社内用）を帳票で出して、確認が必要なものを見る
3葬儀社へ電話をして、札名を確認する
4ダッシュボードの「札名の確認・納品待ちの供花」の一覧で、残りを見る

結果：確認し忘れた札名が、式の直前まで残らない。

USE CASE 08

請求して入金を確認する

経理・事務請求・入金ご注文

きっかけ：請求書払いの注文が完了し、月末の請求になった

1請求・入金で、請求先・請求日・入金期日・請求額（税込）を確認する
2請求書を帳票で印刷して送る
3入金期日の前日に、経理へ通知が届く
4入金があったら、入金額・入金日・入金の方法を入れて「入金を確認」を押す
5元のご注文の入金が更新される

結果：請求から入金までが、かんばんで見え、元のご注文にも反映される。

USE CASE 09

入金が遅れた請求を督促する

経理・事務店長請求・入金

きっかけ：入金期日を過ぎても入金がない

1ダッシュボードの「入金期日を過ぎた請求」の一覧を開く
2対象の請求で「督促する」を押す
3督促中になると、店長へ「お客様へ連絡してください」の通知が届く
4督促・入金のメモに連絡の内容を残す
5入金があれば「入金を確認」を押す

結果：督促の記録が残り、入金額が請求額を超えた入力は止められる。

USE CASE 10

市場仕入とロスを見直す

経理・事務店長仕入・廃棄ご注文

きっかけ：月末に、仕入の量が多すぎないか確認したい

1仕入・廃棄で、仕入日・仕入先・品目・入数・単価を入れる
2売れ残りやしおれた花は、区分と廃棄の理由を入れて登録する
3廃棄・ロスが登録されると、店長へ通知が届く
4仕入・廃棄の集計（社内用）を帳票で出す
5ダッシュボードで廃棄・ロスの金額と、売上・粗利を見比べる

結果：ロスの金額が毎月分かり、仕入の量を見直せる。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータで注文から請求までの流れを見る
2顧客・取引先で、見本を消して自店のお客様と葬儀社を登録する
3ご注文の用途・受付方法・種類の選択肢を、自店の呼び方に合わせる
4店長のグループに店長と経理を、制作・配達のグループにスタッフを入れる
5請求書・納品書の帳票の差出人を、自店の名前に直す
6注文を 1 件入れて、お渡しから請求・入金までを一度通してみる

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

花屋の注文・供花・請求台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
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お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
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3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。