FEATURES
イベント会社の案件・手配台帳の機能一覧
入力項目86個・帳票11種類・自動の通知や記録14件・ビュー16種。イベント会社の案件・手配台帳に入っている機能を、アプリごとにすべて紹介します。
イベント会社の仕事に合わせた、主な機能
取引先台帳
- 支払条件と与信の管理 支払条件、与信の目安、受注の件数・受注額・入金の累計を管理します。
- 与信の入力チェックと通知 与信が前金のみのときは支払条件も前金にし、要注意の取引先を制作へ通知します。
スタッフ台帳・手配
- 区分・日当・稼働の状況 社員・登録スタッフ・外注の、主な担当、日当、稼働の状況、NG・注意を管理します。
- 打診から稼働までの手配 打診中・確定・稼働済み・辞退・取消を、ボタンで進めます。
- 業務依頼書 スタッフ宛の業務依頼書を帳票で印刷できます。
機材台帳・持ち出し
- 保有数・状態・点検日の管理 機材ごとの保有数、持ち出し中の数、手元の数、状態、次の点検日を管理します。
- 案件ごとの持ち出しと返却 持ち出し予定・持ち出し中・返却済みを、ボタンで進めます。
- 破損・紛失の反映 破損・紛失で返却された機材を修理中にし、制作へ通知します。
案件台帳
- 引合いから入金までの進み具合 引合い・見積提出・受注・準備・実施済み・請求済み・入金済み・失注を、ボタンで進めます。
- 請負金額・原価・粗利 請負金額と、社内のみの原価・実績の粗利を管理します。
- 見積書・請求書・損益 御見積書・御請求書と、社内用の案件の損益を帳票で出せます。
- 搬入・撤去・入金期日の通知 搬入日の 3 日前に案件担当へ、入金期日の 3 日前に経理へ通知します。
APP 01
取引先台帳
主催者・広告代理店などの取引先と、支払条件。
入力する項目（13）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 取引先名 | 文字 | 必須 |
| 区分 | 選択 | 必須 / 選択肢: 企業・広告代理店・自治体・団体・学校・個人 |
| ご担当者 | 氏名 | |
| 電話番号 | 電話 | |
| メール | メール | |
| 住所 | 住所 | |
| 支払条件 | 選択 | 選択肢: 月末締め翌月末払い・月末締め翌々月払い・当月末払い・前金 |
| 与信の目安 | 選択 | 選択肢: 問題なし・要注意・前金のみ |
| メモ | 長文 | |
| 受注の件数 | 数値 | |
| 受注額の累計 | 金額 | |
| 入金の累計 | 金額 | |
| 最後の開催日 | 日付 |
自動で動くこと
- 要注意の取引先を制作へ
「与信の目安」が変わったとき（条件つき） → 通知を送る（与信が要注意の取引先があります。条件を確認してください。）
帳票（印刷・PDF）
- ▸取引先の一覧（社内用）
- ▸取引条件の確認書
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸区分ごとの取引先（グラフ）
入力のチェック
- !与信が「前金のみ」の取引先は、支払条件を前金にしてください。
- !「取引先名」は重複しないようにします。
- !電話番号は数字とハイフンで入力してください。
APP 02
スタッフ台帳
社員・登録スタッフ・外注の、得意分野と日当。
入力する項目（12）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| お名前 | 氏名 | 必須 |
| 区分 | 選択 | 必須 / 選択肢: 社員・登録スタッフ・外注（個人）・外注（会社） |
| 主な担当 | 選択 | 必須 / 選択肢: 進行（ディレクター）・司会・音響・照明・映像… |
| 電話番号 | 電話 | |
| メール | メール | |
| 日当 | 金額 | |
| 自家用車 | 選択 | 選択肢: あり・なし |
| 稼働の状況 | 選択 | 選択肢: 稼働中・月数回のみ・休止中 |
| 資格・免許 | タグ | |
| NG・注意 | 長文 | |
| 稼働の日数 | 数値 | |
| 最後の稼働日 | 日付 |
帳票（印刷・PDF）
- ▸スタッフの一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸担当ごとの人数（グラフ）
- ▸稼働できる人（一覧）
入力のチェック
- !社員の日当は 0 にしてください（給与で支払います）。
- !電話番号は数字とハイフンで入力してください。
APP 03
機材台帳
音響・照明・映像の機材の数と状態、次の点検日。
入力する項目（12）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 機材名 | 文字 | 必須 |
| 分類 | 選択 | 必須 / 選択肢: 音響・照明・映像・電源・配線・設営資材… |
| 管理ラベル | バーコード | |
| 保有数 | 数値 | 必須 |
| 社内単価（1 日） | 金額 | |
| 状態 | 選択 | 選択肢: 良好・要点検・修理中 |
| 購入日 | 日付 | |
| 次の点検日 | 日付 | |
| 保管場所 | 文字 | |
| メモ | 長文 | |
| 持ち出し中の数 | 数値 | |
| 手元の数 | 自動計算 | 自動計算 |
自動で動くこと
- 修理・要点検の機材を制作へ
「状態」が変わったとき（条件つき） → 通知を送る（修理中の機材があります。次の案件の手配に影響しないか確認してください。） - お知らせ 点検日の 7 日前に担当へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸機材の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸点検・修理が必要（一覧）
- ▸分類ごとの保有数（グラフ）
- ▸点検の予定（カレンダー）
入力のチェック
- !持ち出し中の数が保有数を超えています。
- !「管理ラベル」は重複しないようにします。
APP 04
案件台帳
引合いから見積・受注・実施までの案件と、会場手続きのチェック。
入力する項目（25）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 取引先名 | 文字 | |
| 支払条件 | 文字 | |
| 取引先 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「取引先台帳」から選ぶ |
| 案件名 | 文字 | 必須 |
| 種別 | 選択 | 必須 / 選択肢: 展示会・見本市・式典・周年・ライブ・コンサート・販促・キャンペーン・オンライン配信… |
| 案件担当 | 担当者 | |
| 搬入日 | 日付 | |
| 開催日 | 日付 | 必須 |
| 撤去日 | 日付 | |
| 会場 | 文字 | |
| 来場の見込み（人） | 数値 | |
| 必要スタッフ（人） | 数値 | |
| 屋内外 | 選択 | 選択肢: 屋内・屋外・両方 |
| 会場手続き | チェックリスト | |
| 請負金額 | 金額 | |
| 見込み原価 | 金額 | 社内のみ |
| 粗利の見込み | 自動計算 | 自動計算 / 社内のみ |
| メモ | 長文 | |
| 確定した人数 | 数値 | |
| 人件費の実績 | 金額 | 社内のみ |
| 機材使用料の実績 | 金額 | 社内のみ |
| 実績の粗利 | 自動計算 | 自動計算 / 社内のみ |
| 請求日 | 日付 | |
| 入金期日 | 日付 | |
| 入金日 | 日付 |
進み具合（ステータス）
- 引合い
- 見積提出
- 受注・準備
- 実施済み
- 請求済み
- 入金済み
- 失注
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 見積を出した | 引合い → 見積提出 | 起票した人 | —（必須: 請負金額） |
| 受注した | 見積提出 → 受注・準備 | 誰でも | 「取引先台帳」の記録を更新する（必須: 請負金額） |
| 失注にする | 引合い・見積提出 → 失注 | 誰でも | — |
| 見積し直す | 受注・準備 → 見積提出 | 今の担当者 | — |
| 実施を完了 | 受注・準備 → 実施済み | 今の担当者 | — |
| 請求書を出した | 実施済み → 請求済み | 誰でも | —（必須: 請求日・入金期日） |
| 入金を確認 | 請求済み → 入金済み | 誰でも | 「取引先台帳」の記録を更新する（必須: 入金日） |
自動で動くこと
- 受注したら制作へ
進み具合が「受注・準備」になったとき → 通知を送る（案件が受注になりました。手配を始めてください） - 実施済みを請求担当へ
進み具合が「実施済み」になったとき → 通知を送る（案件が実施済みになりました。請求書を作成してください。） - 必要人数に足りないまま搬入が近い
進み具合が「受注・準備」になったとき（条件つき） → 通知を送る（10 人以上のスタッフが必要な案件です。早めに手配してください。） - お知らせ 搬入日の 3 日前に案件担当へ
- お知らせ 入金期日の 3 日前に経理へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸御見積書
- ▸御請求書
- ▸案件の損益（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸開催カレンダー（カレンダー）
- ▸案件の進み具合（カンバン）
- ▸未請求・未入金（一覧）
- ▸種別ごとの請負金額（グラフ）
入力のチェック
- !開催日は搬入日以降にしてください。
- !撤去日は開催日以降にしてください。
- !入金期日は請求日以降にしてください。
APP 05
スタッフ手配
案件ごとの配置の打診・確定・日当の記録。
入力する項目（12）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 案件 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「案件台帳」から選ぶ |
| スタッフ名 | 氏名 | |
| 担当 | 選択 | 必須 / 選択肢: 進行（ディレクター）・司会・音響・照明・映像… |
| 日当 | 金額 | |
| スタッフ | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「スタッフ台帳」から選ぶ |
| 稼働日 | 日付 | 必須 |
| 集合 | 時刻 | |
| 終了予定 | 時刻 | |
| 集合場所 | 文字 | |
| 交通費 | 金額 | |
| 支払い合計 | 自動計算 | 自動計算 |
| 連絡事項 | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 打診中
- 確定
- 稼働済み
- 辞退・取消
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 確定にする | 打診中 → 確定 | 誰でも | 「案件台帳」の記録を更新する |
| 辞退・取消 | 打診中・確定 → 辞退・取消 | 誰でも | — |
| 稼働を完了 | 確定 → 稼働済み | 誰でも | 「案件台帳」の記録を更新する／「スタッフ台帳」の記録を更新する |
自動で動くこと
- 辞退・取消を案件担当へ
進み具合が「辞退・取消」になったとき → 通知を送る（スタッフの手配が辞退・取消になりました。代わりを探してください。） - 確定を本人へ連絡の合図
進み具合が「確定」になったとき → 通知を送る（手配が確定しました。集合時刻と場所を本人へ連絡してください。） - お知らせ 稼働日の前日に手配担当へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸業務依頼書（スタッフ宛）
- ▸手配の一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸手配カレンダー（カレンダー）
- ▸手配の進み具合（カンバン）
- ▸担当ごとの手配（グラフ）
入力のチェック
- !終了予定は集合より後の時刻にしてください。
APP 06
機材の持ち出し
案件ごとの機材の持ち出し・返却と、使用料の計上。
入力する項目（12）
| 項目 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| 保有数 | 数値 | |
| 社内単価（日） | 金額 | |
| 機材 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「機材台帳」から選ぶ |
| 案件 | 他のアプリから選ぶ | 必須 / 「案件台帳」から選ぶ |
| 持ち出す数 | 数値 | 必須 |
| 持ち出し日 | 日付 | 必須 |
| 返却予定日 | 日付 | 必須 |
| 返却日 | 日付 | |
| 返却時の状態 | 選択 | 選択肢: 良好・要点検・破損・紛失 |
| 日数 | 自動計算 | 自動計算 |
| 使用料（社内計上） | 自動計算 | 自動計算 / 社内のみ |
| メモ | 長文 |
進み具合（ステータス）
- 持ち出し予定
- 持ち出し中
- 返却済み
| ボタン | いつ → どうなる | 押せる人 | 同時に起きること |
|---|---|---|---|
| 持ち出した | 持ち出し予定 → 持ち出し中 | 誰でも | 「機材台帳」の記録を更新する |
| 返却した | 持ち出し中 → 返却済み | 誰でも | 「機材台帳」の記録を更新する／「案件台帳」の記録を更新する（必須: 返却日・返却時の状態） |
自動で動くこと
- 要点検で戻った機材の状態を更新
進み具合が「返却済み」になったとき（条件つき） → 「機材台帳」の記録を更新する - 破損・紛失で戻った機材を修理中に
進み具合が「返却済み」になったとき（条件つき） → 「機材台帳」の記録を更新する、通知を送る（機材の破損・紛失が報告されました。） - お知らせ 返却予定日の前日に担当へ
帳票（印刷・PDF）
- ▸機材持ち出し票
- ▸持ち出しの一覧（社内用）
見かたを切り替える（ビュー）
- ▸持ち出しの進み具合（カンバン）
- ▸持ち出し・返却（カレンダー）
- ▸返却時の状態（グラフ）
入力のチェック
- !返却予定日は持ち出し日以降にしてください。
アプリどうしの、つながり
ひとつのアプリで操作すると、ほかのアプリの記録が自動で更新・作成されます。二重入力が要りません。
- 案件台帳→取引先台帳 「受注した」ボタン（記録を更新する）
- 案件台帳→取引先台帳 「入金を確認」ボタン（記録を更新する）
- スタッフ手配→案件台帳 「確定にする」ボタン（記録を更新する）
- スタッフ手配→案件台帳 「稼働を完了」ボタン（記録を更新する）
- スタッフ手配→スタッフ台帳 「稼働を完了」ボタン（記録を更新する）
- 機材の持ち出し→機材台帳 「持ち出した」ボタン（記録を更新する）
- 機材の持ち出し→機材台帳 「返却した」ボタン（記録を更新する）
- 機材の持ち出し→案件台帳 「返却した」ボタン（記録を更新する）
- 機材の持ち出し→機材台帳 自動：要点検で戻った機材の状態を更新（記録を更新する）
- 機材の持ち出し→機材台帳 自動：破損・紛失で戻った機材を修理中に（記録を更新する）
ホームのダッシュボード
開いてすぐ、いまの状況が数字とグラフで分かります。
数字
案件の数
案件台帳
数字
請負金額の合計
案件台帳
数字
実績の粗利
案件台帳
数字
持ち出し中の機材（件）
機材の持ち出し
グラフ
案件の進み具合
案件台帳
グラフ
種別ごとの案件
案件台帳
グラフ
機材の状態
機材台帳
グラフ
手配の進み具合
スタッフ手配
一覧
返事待ちの手配
スタッフ手配
一覧
入金・搬入が遅れた案件
案件台帳
見える範囲と権限
管理の権限のあるメンバーは、すべての記録を見られます。それ以外のメンバーは、担当の範囲の記録を見られます。原価・粗利・人件費の実績・機材の使用料は社内のみの項目で、権限のある人にだけ見えます。
HOW TO START
イベント会社の案件・手配台帳を、今日から使う
Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。
- 1
Formia のトライアルを申し込む
お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
- 2
カタログから、ダウンロード
Formia の「アプリを探す」で「イベント会社の案件・手配台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
- 3
すぐに、利用開始
入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。
PRICE
月額 9,800円〜（税別・ベーシック）
このアプリ（6個のアプリ）はベーシックで使えます。ユーザーは5人までのお試し向けで、スタンダードからはユーザー数が無制限です。
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イベント会社の案件・手配台帳
トライアルで始める
Formiaノーコードで、業務アプリを作ろう。
どんな業務をアプリにしたいか、お聞かせください。ひな形から、Formia でどんなアプリになるかをその場で試作してお見せします。
資料請求・デモの相談 →トライアルは法人のお客様向けです。個人の方は、有料プランのお申し込みをご利用ください。