HOW TO USE

自治会・管理組合の名簿・会計台帳の使い方・活用シーン

自治会・町内会・マンション組合の現場で、誰が・いつ・何をするか。1日の流れと、8つのユースケースを、手順つきで紹介します。

自自治会・管理組合の名簿・会計台帳トライアルで始める

使う人と、それぞれの役目

会長

最終承認をする人

✓回覧の承認
✓10 万円以上の支出や出納の確認
✓総会の資料の確認

会計

お金を記帳・徴収する人

✓会費の請求と納入の記録
✓出納の記帳
✓未納世帯の確認

班長・担当の役員

世帯と直接やりとりする人

✓回覧の配布と回収
✓行事の準備
✓世帯情報の更新

一般の会員

住民（システムは使わない）

✓会費の納入
✓回覧の返信
✓行事への参加

自治会・町内会・マンション組合の1日の流れ

場面	誰が	すること
月初	会計	未納の世帯の一覧を見て、班長へ声かけをお願いする
週の初め	班長・担当の役員	来週の行事の準備を、カレンダーで確認する
回覧が来たとき	班長・担当の役員	回覧を起票して、会長に確認を依頼する
確認を頼まれたとき	会長	通知から回覧と出納を開いて、承認する
会費を受け取ったとき	会計	納入を記録する。名簿と出納が同時に更新される
行事が終わったとき	班長・担当の役員	実績の金額と参加人数を入れて「開催した」を押す
年度末	会長	ダッシュボードで収支を確認し、総会資料にする

アプリと人の、つながり図

誰が、どのアプリを使うか。アプリどうしは、どうつながるか。

8つの、使い方の手順

USE CASE 01

新しい世帯の入会を登録する

班長・担当の役員世帯名簿会費の徴収

きっかけ：新しい世帯が引っ越してきて入会する

1世帯名簿で「新規」を開き、世帯主・棟・部屋番号・班を入れる
2加入状況を「加入」にして登録する
3自動で「会費の徴収」に今年度の請求が起票される

結果：名簿と会費の請求が、入力 1 回で揃う。

USE CASE 02

年会費の納入を記録する

会計会費の徴収世帯名簿会計の出納

きっかけ：世帯が年会費を持ってくる、または振り込む

1会費の徴収で、世帯の請求を開く
2納入日と受け取り方を入れて「納入を記録」を押す
3名簿の「最後の納入日」「納入状況」が更新される
4出納帳に会費収入が自動で記帳される
5必要なら領収書を帳票で印刷する

結果：名簿・徴収・出納の 3 か所が 1 回の操作で整合する。

USE CASE 03

未納の世帯を確認して声をかける

会計班長・担当の役員会費の徴収

きっかけ：納入の期限の 7 日前になった

1期限の 7 日前に、担当の役員へ通知が届く
2ダッシュボードの「期限が過ぎた会費」の一覧を開く
3班ごとに未納の世帯を確認して、班長が声をかける
4事情があれば「免除にする」を押す

結果：未納を放置せず、免除の記録も残る。

USE CASE 04

回覧を起案して、承認・配布・回収する

班長・担当の役員会長回覧・お知らせ

きっかけ：行政からの配布物や、総会の出欠確認が来た

1回覧・お知らせで件名・対象・期限・本文を入れて「確認を依頼」を押す
2会長に通知が行き、内容を確認して「承認して配布」を押す
3担当の役員へ「配布してください」の通知が届く
4返信が必要な回覧は、配布した世帯数と回収した世帯数を更新していく
5回収が終わったら「回収を終える」を押す
6回覧文書の帳票を印刷して、回覧板に挟む

結果：誰が確認し、いつ配り、何世帯回収したかが残る。

USE CASE 05

行事を計画して、実績を会計に反映する

班長・担当の役員会計行事会計の出納

きっかけ：夏祭りや防災訓練の計画が決まった

1行事で名称・開催日・場所・予算を入れて登録する
2準備が整ったら「開催を決定」を押す
3開催後に実績の金額と参加した人数を入れて「開催した」を押す
4実績の金額が、出納帳に支出として記帳される
5予算の 2 倍を超えた場合は、反省・引き継ぎに理由を書く

結果：行事の実績が、そのまま総会資料の収支になる。

USE CASE 06

支出を記帳して会長が確認する

会計会長会計の出納

きっかけ：備品や行事の支払いをした

1会計の出納で日付・金額・費目・摘要を入れる
25,000 円以上の支出は、領収書の番号と画像を添付する
3「確認を依頼」を押すと、会長に通知が届く
410 万円以上の支出は、登録した時点で会長へ自動通知される
5会長が内容を見て「確認しました」または「差し戻す」を押す

結果：すべての支出に、領収書と確認者の記録が残る。

USE CASE 07

災害時の支援が必要な世帯を把握する

班長・担当の役員世帯名簿

きっかけ：防災訓練の前や、台風が近づいている

1世帯名簿の「災害時の支援が必要な世帯」の一覧を開く
2緊急連絡先・続柄を確認する（役員だけに見える）
3班ごとに、声かけをする順番を決める

結果：支援の要る世帯を、見落とさずに声かけできる。

USE CASE 08

役員が交代するときに引き継ぐ

会長班長・担当の役員世帯名簿行事会計の出納

きっかけ：年度末で、役員が交代する

1世帯名簿で、役員と任期の終了年を更新する
2行事の「反省・引き継ぎ」の欄を読む
3出納のダッシュボードで、1 年間の収支を確認する
4新しい役員に、ログインの権限を渡す

結果：紙の引き継ぎ書がなくても、前年の経緯が追える。

入れたあと、まずやること

1アプリをインストールして、見本のデータの動きを見る
2世帯名簿で、見本を消して自分の会の世帯を登録する（取り込みもできます）
3「会長」のグループに、会長と会計を入れる
4年度と年会費の金額を、会費の徴収の項目に合わせて設定する
5帳票の「○○自治会会長」の差出人を、自分の会の名前に直す

導入の流れと料金を見る →

HOW TO START

自治会・管理組合の名簿・会計台帳を、今日から使う

Formia のトライアルを申し込んで、カタログからアプリを入れるだけ。契約したその日から、専用のソフトのように使い始められます。

1
Formia のトライアルを申し込む

お申し込みのあと、あなた専用の Formia の環境が用意されます。まずは試しながら、自分の仕事に合うかを確かめられます。
2
カタログから、ダウンロード

Formia の「アプリを探す」で「自治会・管理組合の名簿・会計台帳」を選んで入れます。作成者と発行元（KOBESOFT）を確かめて同意する、署名つきのワンクリック導入です。
3
すぐに、利用開始

入る見本のデータで動きを確かめ、自分の情報に入れ替えれば、その日から使えます。足りない項目は、あとから自分で足せます。