Challenge
予約・受発注をWebで受けたい
電話・FAX・メールでの予約や注文受付に、もう限界。営業時間外は取りこぼし、転記ミスも絶えない——予約・受発注をWeb化し、お客様も自社も楽になる仕組みをつくります。
お客様は「今すぐ・自分のタイミングで」申し込みたい
私たち自身が消費者として、予約や注文をするときのことを思い出してみてください。電話がつながらない、営業時間が終わっている、FAXを送るのが面倒——そうした小さな不便さで、つい別のところに頼んでしまった経験はないでしょうか。
お客様も同じです。「今すぐ・自分のタイミングで」申し込めないことが、知らないうちに機会損失を生んでいます。 Web受付は、お客様の「今申し込みたい」に応える仕組みです。
受付の自動化は、お客様にも自社にも効く
電話やFAXでの受付は、対応する人がいて初めて成り立ちます。だから営業時間外は受けられず、混雑時は待たせてしまう。受けた後も、人が手作業で転記する工程が残ります。
Web受付なら、お客様は24時間いつでも申し込め、その内容はそのままデータになります。お客様は待たされず、自社は取りこぼしと転記の手間から解放される。 受付の自動化は、両者にとって得のある改善です。
「営業時間外の問い合わせ」がどれだけあるか——その数が、取りこぼしている機会の大きさです。
ダブルブッキングや在庫切れを、仕組みで防ぐ
予約の重複や、在庫がないのに注文を受けてしまう事故は、お客様への謝罪や調整という、最も避けたい手間を生みます。これらの多くは、情報がリアルタイムに反映されていないことが原因です。
予約枠や在庫数とリアルタイムに連動させれば、受付可能な分だけを正確にお客様に提示できます。人の注意力ではなく、仕組みでミスを防ぐ。それが、安心して任せられる受付システムです。
汎用サービスでは届かないところへ
予約サイトやECモールは手軽ですが、独自の予約ルールや得意先別価格、基幹システム連携といった「御社ならでは」の事情には対応しきれないことがあります。手数料の負担も無視できません。
オーダーメイドなら、御社の受発注の流れにぴったり合った形を、手数料の制約なく実現できます。まずは今の受付の困りごとを聞かせてください。汎用サービスで足りるのかも含めて、最適な形を一緒に考えます。
Check
こんなお悩み、ありませんか？
ひとつでも当てはまれば、システム化で解決できる可能性があります。
- 電話・FAX・メールでの予約/注文受付に追われている
- 営業時間外の問い合わせや注文を取りこぼしている
- 受けた内容を手作業で転記し、ミスや二重対応が起きる
- FAXの手書き注文が読みづらく、確認の電話が必要
- 予約の重複（ダブルブッキング）が発生することがある
- 得意先ごとの価格や在庫の問い合わせ対応に手間がかかる
- 受注状況や予約状況が、リアルタイムに把握できない
なぜ、その課題は起きるのか
解決の前に、まず原因を整理します。原因が見えると、本当に必要なシステムが見えてきます。
受付の窓口が人に依存している
電話やFAXでの受付は、人が対応して初めて成立します。営業時間外や混雑時には対応しきれず、その分が取りこぼしに。お客様を待たせ、機会を逃す原因になっています。
手作業の転記が挟まる
受けた予約や注文を、人がシステムやノートに転記する——この工程がある限り、ミスや遅れ、二重対応は避けられません。受付件数が増えるほど、転記の負担も比例して膨らみます。
情報がリアルタイムに反映されない
予約枠や在庫の状況が即座に共有されないため、ダブルブッキングや「在庫があると思ったらなかった」が起こります。お客様にも自社にも、余計な確認の手間が生じます。
お客様の利便性が後回しになっている
お客様は「今すぐ・自分のタイミングで」予約や注文をしたいもの。電話がつながらない、FAXを送るのが面倒——そうした不便さが、知らないうちに他社への流出を招いていることもあります。
Solution
神戸ソフトの解決アプローチ
「作って終わり」ではなく、現場で本当に使われ、成果につながる形を一緒に設計します。
24時間受け付ける窓口をつくる
Webから予約・注文を受け付ける窓口を用意し、営業時間に縛られず受付できるようにします。お客様は好きなタイミングで申し込め、自社は取りこぼしをなくせます。
受付から記録までを自動化する
Webで受けた予約・注文は、そのままシステムに記録されます。人による転記が不要になり、ミスも二重対応もなくなります。受付担当者は対応そのものに集中できます。
在庫・予約枠とリアルタイム連動
予約枠や在庫数とリアルタイムに連動させ、ダブルブッキングや在庫切れの注文を防ぎます。お客様には常に正確な空き状況・在庫を提示できます。
得意先ごとの対応も自動で
BtoBの受発注では、取引先ごとの価格や掛け率、専用カタログを自動で出し分けます。「お得意様価格」も、人が都度調整することなく正しく反映できます。
自社の業務に合わせて設計する
汎用の予約サイトやECモールでは表現しきれない、御社独自の予約ルールや受発注の流れに合わせてオーダーメイドで構築。手数料負担や制約からも解放されます。
こんなシステムを作ります
機能はすべて、お客様の業務に合わせてオーダーメイド。下記は代表的な構成例です。
Web予約システム
サービス・席・設備などの予約をWeb受付。空き状況とリアルタイム連動し、ダブルブッキングを防ぎます。
BtoB受発注システム
得意先がWebから発注できる仕組み。取引先別価格・掛け率・専用商品に対応します。
在庫・予約枠の連動
在庫数や予約枠と連動し、受付可能な分だけを正確に提示します。
自動通知・リマインド
予約/注文の確認メールや、予約前日のリマインドを自動送信。連絡の手間と無断キャンセルを減らします。
受注・予約管理画面
受け付けた内容を一覧で管理し、ステータスや対応状況を可視化します。
基幹・決済システム連携
受注データを基幹システムへ連携し、オンライン決済にも対応できます。
想定技術
導入前 → 導入後の変化
営業時間外の注文は翌営業日まで受けられなかった
24時間Webで受け付け、取りこぼしがなくなった
FAX注文を手入力し、読み間違いや転記ミスがあった
Web受注がそのままデータ化され、転記ミスがゼロに
予約の重複が起き、お客様に謝ることがあった
予約枠と連動し、ダブルブッキングが起きない
24時間
受付の自動化
転記ゼロ
受注の自動データ化
取りこぼし↓
機会損失の削減
※ 効果は導入企業の一例です。業務内容・規模により異なります。
導入イメージ
BtoB卸売の Web受発注システム
電話とFAXが中心だった得意先からの受注を、Web受発注システムへ移行しました。得意先はWebからいつでも発注でき、ログインすると自社向けの価格と在庫が表示されます。受けた注文は自動で基幹システムに連携され、これまで一件ずつ手入力していたFAX注文の転記がゼロに。読み間違いによる誤出荷も解消しました。受付の担当者は問い合わせ対応など付加価値の高い業務に時間を使えるようになり、得意先からも「いつでも発注できて楽になった」と好評です。
よくある質問
Q. 既存の予約サイトやECモールではダメなのでしょうか？
汎用サービスが御社のやり方に合うなら、手軽に始められる良い選択肢です。一方で、独自の予約ルール、得意先ごとの価格、手数料負担、基幹システムとの連携などが課題になる場合は、自社専用に作るほうが結果的に運用しやすく、コストも見合うことが多いです。どちらが適しているか、率直にご提案します。
Q. ITに不慣れなお客様でも使えますか？
お客様が迷わず使えることを最優先に、シンプルで分かりやすい画面を設計します。BtoBの場合は得意先向けの操作説明もご用意できます。電話・FAXでの受付を完全に廃止するのではなく、Webと併用しながら段階的に移行することも可能です。
Q. 予約と在庫を連動させて、重複を防げますか？
はい。予約枠や在庫数とリアルタイムに連動させることで、ダブルブッキングや在庫切れの注文を防ぎます。受付可能な分だけを正確に表示しますので、お客様にも自社にも余計な確認の手間が生じません。
Q. オンライン決済にも対応できますか？
はい。クレジットカードや各種オンライン決済サービスとの連携に対応できます。予約時の事前決済や、受注時の請求書払いなど、御社のビジネスに合った決済方法を組み合わせて実装します。
関連する課題
「予約・受発注をWebで受けたい」、まずは話を聞いてみませんか？
「何から始めればいいか分からない」「予算感が知りたい」——その段階で大丈夫です。
ご相談・お見積もりは無料。しつこい営業は一切しません。