なぜか私が「見積書システム」を作ることになった

「Excel、もう限界です」

4月のある朝、営業部の先輩からSlackが届いた。

「田中さん、見積書の件、ちょっといい？」

聞けば、営業メンバー8人が各自のパソコンにExcelファイルを持ち、それぞれ独自のフォーマットで見積書を作っているらしい。バージョン管理もなく、最新版がどれかわからなくなることもしょっちゅう。先月は金額の古いファイルをそのまま顧客に送ってしまう事故も起きていた。

「承認も、上司に直接メールで送って、返信を待って……もう何往復してるかわからないんですよね」

うちの会社、こういう問題って多いのかしら……？

実は、Excelで見積書を管理している会社はすごく多いんだよね。中小企業の現場だと「まず使えればいい」でExcelを使い続けて、気づいたら属人化・バージョン混乱・ミス多発、という流れはよくあるパターンなんだ。

「困ってる」と感じたタイミングがシステム化を考えるきっかけになることが多いから、今がまさにそのとき、かもしれないね。

話を聞きながら、頭の中でざっと問題を整理してみた。

これはたしかに問題だ。ではどう解決するか。

翌週、状況をまとめた簡単な資料を持って上司に報告した。数字も入れた。月あたりの差し戻し件数10件、承認の平均所要時間3.2日、記入ミスによる再送信コスト……。

「うん、わかった。じゃあシステム化、よろしく」

え。

え、私がシステムを「作る」ってこと？情シス担当って、そういうことをやるの……？

情シス担当（情報システム担当）の仕事は、自分でコードを書くことじゃないよ。「社内のシステムに関する調整・判断・発注を担う」のが主な役割なんだ。

つまり、システムを「作る人」ではなく、「依頼して管理する人」。開発は外部の会社に頼むのが一般的だよ。今回やるべきことはこんな感じ：

プログラムは書かなくていい！安心してね。

「わかりました」と答えてしまったからには、動くしかない。

その日の午後、営業部のメンバー3人に30分ずつ話を聞いた。ホワイトボードにメモしながら聞いていると、だんだん輪郭が見えてきた。

見積書作成の流れ（現状）

一番の問題はステップ1だった。社内には製品データベース（基幹システム）があるのに、そこから価格を毎回手動でコピーしているため、価格改定が反映されないケースが頻発していた。

製品データベースと見積システムをつなぐって、具体的にどういうこと？

製品データベースには「品番・品名・単価・在庫数」などの情報が入ってるよね。見積書を作るとき、担当者がそのDBを検索して、ほしい品目を見積システムに取り込めるようにする、というイメージだよ。

技術的には API（エーピーアイ） という仕組みを使って、2つのシステムが会話できるようにするんだ。たとえば「品番A001の現在の価格を教えて」と問い合わせると、DBが「3,500円です」と返してくれる、という感じね。

手コピーがなくなるから、価格ミスが起きにくくなるのが最大のメリットだよ。

ヒアリングを終えて、「作りたいもの」のイメージがつかめてきた。

整理できてきた！でも、これって市販のクラウドサービスで全部できないのかしら？わざわざ作らなくても……

いい視点！まずは既製品（SaaS）を調べるのが絶対正解だね。ゼロから作るより安いし、早いし、品質も保証されてる。

次回はSaaSをいくつか試してみた結果を見てみよう。「これでいける！」と思ってから、壁にぶつかる話になるんだけど……。