振り返りとフェーズ2へ―システム担当者として学んだこと

今回のプロジェクトを振り返る

リリースから2ヶ月が経ち、システムも安定稼働してきた。

上司から「今回のプロジェクト、社内LTでシェアしてほしい」とリクエストが来たのを機に、改めて全体を振り返ってみた。

振り返りって、何のためにやるの？終わったならもういいじゃない。

振り返りは「次のプロジェクトをうまくやる」ためにやるんだよ。

特に初めてのシステム発注では「やってみて初めてわかること」が山ほどある。それを記録しておかないと、次に同じ轍を踏む可能性が高いんだよね。

会社にとっても貴重なノウハウになるから、ぜひまとめておこうね。

1. スコープを絞ったこと

最初に「見積書だけ」に絞ったのは正解だった。300万円・4ヶ月で完成したが、もし発注受付や請求書を一緒に作っていたら、700万円・10ヶ月になっていた。まず1つを完成させて、現場の反応を見てから次を考えられた。

2. 要件定義書を作ったこと

面倒だったが、これがあったことで「バグか仕様変更か」の線引きができた。開発中の追加費用もほぼ発生しなかった。

3. 定例MTGを週次でやったこと

毎週の確認で、問題が小さいうちに対処できた。承認フローのバグも、中間デモで発見できたからこそ追加費用なしで修正してもらえた。

1. データ移行の工数を読めなかった

顧客マスターの整理に予想外の時間がかかった。次回は「データ移行」を開発スコープに入れて、C社にも工数を見積もってもらうべきだった。

2. トレーニングが直前になった

リリース2週間前にトレーニングをやったが、もっと早く「使い方の説明会」を設けるべきだった。ユーザーがシステムに慣れる時間が短く、リリース直後の問い合わせが多くなった。

3. 非機能要件が薄かった

「レスポンスタイムは2秒以内」「同時に何人まで使える」といった性能要件を詳しく書いていなかった。今回は問題が出なかったが、大規模なシステムではここが原因で揉めることがある。

反省点ばかりね……全部できてたら完璧なプロジェクトだったのに。

完璧なプロジェクトなんて存在しないよ。

大事なのは「反省点を次に活かすこと」だよ。初めてのシステム発注で、スケジュール内・予算内に完成させたのは、十分すごいことだからね。

プロのPMでも初めての業種・規模のプロジェクトでは同じような失敗をする。経験を積んで、少しずつ精度を上げていけばいいんだ。

今回のプロジェクトを通じて、「システム担当者」として大切なことが見えてきた。

1. 言語化する力が一番重要

「なんとなく欲しい」を「具体的な要件」に変える力。これがなければ、開発会社は動けないし、社内調整もできない。

2. 判断を止めないこと

開発中に「これ、どっちにしますか？」という質問が続々来る。即答できなくても、いつまでに回答するかをはっきり伝えること。判断を止めると開発が止まる。

3. 数字で話すこと

「大変そう」「難しそう」ではなく、「費用が300万増える」「期間が3ヶ月延びる」と数字で伝えると意思決定が早くなる。

4. 開発会社と「チーム」になること

「発注者と受注者」という関係ではなく、「同じゴールに向かうチーム」として接した方が、問題が起きたときに一緒に解決しようという姿勢になる。

フェーズ1のシステムが安定稼働し始めたところで、フェーズ2の検討を再開する時期が来た。

議事録に残した「フェーズ2として先送り」の項目：

次はもうちょっとうまくできそう！データ移行も最初から計画に入れるし、トレーニングも早めにやるわ。

それが一番大事！経験を活かして、次はもっとスムーズにいくよ。

フェーズ2では、フェーズ1で構築した基盤があるから、連携も設計もやりやすくなるはずだよ。C社とも信頼関係が築けたし、コミュニケーションコストも下がってるしね。

今回の「Webシステム発注の旅」は一段落したけど、システム担当者としての旅は続いていく。これからも一緒に考えていこう！

話	テーマ	学んだこと
第1話	担当者になった	システムを「作る人」ではなく「依頼して管理する人」
第2話	SaaS検討	まず既製品を試す。自社特有ルールが多ければカスタム開発
第3話	スコープ決定	数字で示せば社内調整が動く。フェーズ分けは議事録に残す
第4話	要件定義	「なんとなく欲しい」を言語化する。社内承認してから発注
第5話	開発会社選定	価格より実績・体制・コミュニケーション。RFPで比較する
第6話	契約	請負vs準委任を理解。著作権・検収条件は必ず明記
第7話	開発中	変更は記録する。遅れの報告は喜んで受け取る
第8話	テスト・検収	UATは発注者の仕事。バグは再現手順と重要度で報告
第9話	リリース	データ移行・トレーニングを忘れずに。リリースは月初め
第10話	振り返り	反省点を次に活かす。完璧なプロジェクトより、学ぶ経験